Исправление в приказах по личному составу

Как оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу?

Один из обязательных кадровых документов, используемых для фиксации документооборота – журнал регистрации приказов по личному составу. Он нужен для оформления отчетности, связанной с движением кадров – принятии на работу, увольнении или переводе. За заполнение журнала отвечает специально назначенный сотрудник.

Официальные постановления и функции

6 сентября 2000 года вышло постановление Росархива. Так, согласно ст. 358 кадровые приказы должны фиксироваться отдельно в специальном журнале регистрации приказов по личному составу. Регистрация приказов может осуществляться как в бумажном журнале, так и в программе 1С.

В журнале фиксируются следующие виды приказов:

• о приеме на работу (также фиксируются данные о том, основная это работа или по совместительству, работа с неполным рабочим днем, вахтовый метод работ);
• о переводе на другую должность (фиксируются приказы о повышении, изменении заработной платы, о премировании);
• об увольнении(сюда также относятся длительные командировки, декретный отпуск).

Журнал необходим при решении трудовых споров, анализе движения рабочей силы. Но основной его функцией является урегулирование действий согласно трудовому законодательству на предприятии.

Варианты и требования к оформлению

Законодательно форма журнала не утверждена. Именно поэтому, руководители организации сами выбирают, как им будет удобнее вести данные записи.

Зачастую для этого используются специальные бумажные журналы, которые состоят из титульной страницы, страницы с информацией о журнале и, непосредственно, полями для записи информации. Реже используются компьютерные программы, к примеру, 1С. Связано это с тем, что электронную документацию легче исправить, нежели бумажную.

Несмотря на то, что единой формы оформления не существует, к документу выдвигается ряд требований.

1. Обложка журнала должна быть твердой или полутвердой. Желательно – ламинированной. На ней указывается индекс организации, ее название.

1. На втором листе журнала указывается имя организации, название документа и дата начала ведения записей и их окончания.
2. Третья страница содержит данные о лицах, ответственных за ведение документа. При этом прописывается не только фамилия и инициалы сотрудника, но и его должности, реквизиты документа, которым сотрудник был назначен на данную должность. Обязателен также образец подписи ответственного за документ лица.
3. Документ должен быть пронумерован для сохранения целостности.
4. Страницы журнала должны быть надежно сшиты и опломбированы. На пломбе указывается количество страниц. Данная цифра должна совпадать с фактическими данными. Информация закрепляется подписью и печатью начальника предприятия.
5. Последний лист содержит дату окончания ведения и отметку о том, почему и кем журнал был закрыт.

Закрыть документ можно только после того, как все его страницы будут заполнены.

Страницы журнала

Основные страницы журнала регистрации состоят из столбцов и строк, в которые вносятся данные.

Рассмотрим основные столбцы и приведем примеры для заполнения каждого из них.

1. Номер издаваемого документа. Например: 304
2. Дата документа. Например: 20.07.2016.
3. Номер приказа. Например: 489-ЛС.
4. Информация о документе, приказе о приеме или переводе, увольнении, отпуске. Например: принятие на работу, перевод на старшего продавца.
5. Данные о сотруднике. Например: Иванов И.И. При наличии в организации двух сотрудников с одинаковой фамилией и инициалами имя и отчество пишется полностью.
6. Закон или документ, на основании которого был вынесен приказ. Например: заявление работника от 15.07.2016.
7. Подпись сотрудника, которого касается приказ. Ставится после ознакомления сотрудника с приказом.
8. Данные о том, кто составил документ и внес данные в журнал. Например: Свиродов П.Р.
9. Подпись сотрудника отдела кадров, которая подтверждает правильность заполнения.
10. Дополнительные сведения. Например: Изменение графика работы.

Ведение журнала

Как уже отмечалось, журнал ведется с первого дня работы организации. Его заполнением обязан заниматься назначенный руководством человек. Это может быть секретарь-референт, сотрудник отдела кадров.

В случае если ответственный за журнал уходит в отпуск или декрет, начальство обязано назначить нового ответственного на срок отсутствия работника.

Заполняется журнал ежедневно. В него вносятся все кадровые изменения, перечисленные нами выше.

Отметим, что не отмечаются в журнале приказы о назначении должностных лиц, упоминаемых в уставе организации – директор предприятия, руководитель того или иного отдела, начальник филиала и т.д. Данные сведения относятся к приказам по основной деятельности и фиксируются в другом документе.

После закрытия журнала он сдается в архив, где хранится на протяжении 75 лет.

Исправление допущенных ошибок

В некоторых случаях при заполнении журнала могут быть допущены ошибки. В таком случае следует помнить несколько общих правил:

1. Страницы из книги вырывать запрещено.
2. Использовать корректирующие средства, подтирать с помощью терки или лезвия неправильные данные запрещено.
3. Для исправления необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом вписать правильные данные.
4. Все исправления вносятся сразу же после обнаружения ошибки.

Видео: Как создать и оформить журнал на 1С?

Предлагаем ознакомиться с видео-уроком по созданию и оформлению журнала в программе 1С. С его помощью вы сможете создать собственный журнал, при этом самостоятельно определив количество необходимых колонок для заполнения. Информация дается в простом и доступном виде.

Все приказы, которые относятся к личному составу, должны быть записаны в специальный журнал. Благодаря этому, руководство компании при необходимости сможет доказать свою правоту в спорах трудового характера.

Как заполнить и вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)

В каждом предприятии или организации происходит постоянное движение рабочих и служащих. Люди принимаются на работу и увольняются, уходят в отпуск и болеют. Существуют другие нюансы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Для учета передвижения работников кадровой службой ведется журнал регистрации приказов по личному составу.

Предназначение журнала регистрации приказов по личному составу

При приеме на работу на каждого нового сотрудника заводятся личные документы: лицевой счет, финансовые документы и трудовая книжка, в которой происходит учет трудового стажа сотрудников. При любом передвижении работника, специалистом по кадрам составляется приказ о соответствующем передвижении, который подписывает руководитель предприятия.

Приказ по личному составу представляет собой главный документ, определяющий служебное положение сотрудника организации. Приказ является основанием для внесения данных в личную карточку работника.

Нумерация приказов производится в рамках одного года, начиная с первого рабочего дня в календарном году. Все распоряжения, подписанные и утвержденные руководителем предприятия, регистрируются в журнал установленного образца.

Регистрация в журнале – это засвидетельствование того, что приказ состоялся и подписан, и занесен в соответствующую книгу. Это придает значимость документу с юридической точки зрения. Пока приказ не зарегистрирован, он не может считаться официальным документом.

Журнал регистрации приказов по личному составу – это книга, куда заносятся указания, касающиеся передвижения сотрудников на предприятии, в хронологическом порядке. Ведение журнала возлагается на специалиста по кадрам.

Существуют определенные нормы и правила по ведению журнала регистрации, установленные действующим законодательством.

На лицевой стороне обязательно прописывается наименование организации, дата начала и окончания. На разных предприятиях форма журнала может немного отличаться. Заказать такую книгу можно в типографии или купить в магазинах по продаже офисной документации.

Какие приказы подлежат регистрации в журнале

В журнале регистрации учитываются все без исключения приказы, созданные и подписанные руководством организации, связанные с передвижением сотрудников. Специалист по кадрам на основании текста, прописанного в приказах, делает соответствующие записи в журнал.

Основные приказы, подлежащие регистрации:

• о приеме на работу сотрудника;
• о назначении оклада и надбавок;
• о премировании и поощрениях сотрудника;
• о направлении в командировку;
• о переводе на другую работу или должность;
• о совмещении с основной работой;
• об уходе работника в основной отпуск или по уходу за детьми;
• об уходе в отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения оплаты труда;
• дополнительный отпуск, связанный с тяжелыми и вредными условиями труда;
• учебный отпуск;
• об изменении личных данных: фамилии, имени или отчества;
• о повышении квалификации и присвоении категории или разряда;
• об изменении штатного расписания на предприятии;
• об увольнении с работы и расторжении трудового договора.

На самом деле, этот список может быть более обширным. Все зависит от специализации предприятия и от условий, прописанных в трудовом договоре организации. Все эти документы в обязательном порядке проходят через бухгалтерию для начисления заработной платы и других выплат, причитающихся сотрудникам, и предоставления данных в Фонд социального страхования и Пенсионный фонд.

Если главный бухгалтер ведет несколько учреждений одного ведомства, например, в отделах образования в пределах одного района, то рациональнее всего, журналы регистрации бухгалтера и руководителя вести отдельно.

Структура документа

По своей структуре каждая страница книги содержит семь столбцов разных размеров:

• Номер по порядку. Здесь фиксируется номер приказа, подписанного и утвержденного руководством организации, подлежащий регистрации.
• Дата. Прописывается дата составления данного распоряжения по календарю. Предполагается, что номер и дата должны стоять рядом.
• Номер приказа. Обозначение, присвоенное документу при его регистрации.
• Вид. Здесь может быть всего три варианта: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение сотрудника.
• ФИО работника. Данные записываются полностью на основании паспорта, в именительном падеже. Сокращения здесь не предусматриваются.
• Табельный номер. Присваивается каждому работнику при приеме на основную работу.
• Основание. Основанием для приема на работу, перевода и увольнения может быть трудовой договор либо дополнительное соглашение, на основании действующего трудового законодательства.

Есть определенные требования по заполнению журнала регистрации.

Требования к заполнению

После того как новый журнал был пронумерован, прошнурован и скреплен печатью, заполняется лицевая сторона. О том, как правильно прошить журнал, у нас есть отдельная статья: Как прошивать документы нитками.

На титульном листе прописывается наименование организации согласно учредительному документу полностью и в сокращенной форме. Обязательно должна быть указана дата начала заполнения книги. В день, когда исписана последняя страница, проставляется дата окончания. На оборотной стороне, где записано количество пронумерованных страниц и стоит печать, ответственный специалист ставит свои ФИО и расписывается. Для дальнейшей работы заводится новая книга, а старая сдается на хранение в архив.

В течение года может быть заведено несколько журналов, в зависимости от количества распоряжений. Каждой книге присваивается индекс – порядковый номер, если в организации предусмотрен учет журналов по номенклатуре.

Ведение журнала, как правило, возлагается на одно лицо, назначенное руководителем организации. Во-первых, с одного человека легче спросить, если возникнут претензии от сотрудников предприятия. Во-вторых, легче найти нужную информацию. Ответственным исполнителем может быть специалист по кадрам, делопроизводитель или секретарь, находящийся в прямом подчинении у руководства. В случае отсутствия специалиста, который вносит приказы в книгу, назначается другое лицо на основании отдельного распоряжения.

Для удобства при поиске нужных документов, все записи в книге нумеруются по порядку последовательно. Внесение изменений, исправлений в записях не допускается! Если ошибка все же допущена, делается пометка с пояснением в новой строке с указанием номера записи, которую нужно считать недействительной. Ниже ставим должность, инициалы лица, допустившего ошибку и роспись.

Все фактические данные вносятся согласно датам по порядку. Если, например, документ за прошедшее время остался без регистрации, то его лучше перепечатать другим числом.

На лицевой стороне журнала прописывают сведения о работнике, ответственном за его оформление и ведение. По усмотрению руководителя, эти данные могут быть записаны на оборотной стороне или на каждой странице.

Удалять или подчищать записи не разрешается. Следует зачеркнуть тонкой линией, чтобы было видно текст, подлежащий исправлению. Верную запись следует занести в ту же строку. В некоторых книгах предусмотрена строка «Примечание». В таком случае исправление заносится именно в нее.

Пример правильного заполнения:

Защита от внесения неправомерных изменений

При выявлении ошибок, занесенных в журнал в течение года, может возникнуть необходимость что-то заменить. Нужно сразу усвоить, что это недопустимо категорически! Защитой от таких действий является изначально правильное оформление книги. Ответственное за журнал лицо, в самом начале производит нумерацию, прошивку, расписывается и отдает руководителю, который в свою очередь, ставит подпись и печать.

Рекомендации.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Трудовой договор.

Охрана труда / Безопасность.

Приказы: форма, нумерация, исправления

Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

Форма приказа

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Особенность приказов по личному составу — их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:
— о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
— о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
— о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
— о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
— о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
— о поощрении (Т-11, Т-11а).

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. К текстовым приказам относятся приказы:
— о поручении дополнительной работы (совмещении);
— об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);
— о переносе отпуска или его продлении;
— об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения;
— о применении дисциплинарного взыскания и его снятии;
— об установлении надбавки к окладу;
— об изменении персональных данных работника;
— о присвоении разрядов, классности;
— о направлении работника на курсы повышения квалификации.

Поэтому нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ по личному составу, оформленный в произвольной текстовой форме, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).
Итак, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором — в унифицированной системе первичной учетной документации.
Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Внесение исправлений в приказ

Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы.

Нумерация приказов

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.

К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы «рп», например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква «р», например N 153-р.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» — остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например:
«п» — приказы о приеме на работу;
«пр» — приказы о приеме на работу рабочих;
«пс» — о приеме специалистов (ИТР);
«к» — командировки;
«вк» — внутренние командировки;
«зк» — загранкомандировки;
«мк» — местные командировки;
«отд» — отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);
«отк» — отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения — 5 лет) и т.д.
Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе — с N 200 по N 299 и т.д. Творческих идей и фантазии здесь — море. Но только когда окончательно определитесь, введите всю эту нумерационную казуистику официальным документом (приказом, распоряжением), чтобы и руководство, и сотрудники знали и могли безошибочно ориентироваться. И никогда не следуйте принципу, который иногда любят преподносить как аксиому: «Так должно быть везде, потому что так есть у нас». Вариантов много — выбирайте любой!
Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

1. Худяков А.И. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. 2011. N 2. С. 180 — 172.
2. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. М.: А-Приор, 2008. 128 с.
3. Стенюков М.В. Документы отдела кадров. М.: Книга-сервис, 2003.
4. Калачева С.А. Приказы по предприятию. М.: Приор, 2002.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу – это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет.

Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

В одном журнале со сроком хранения 75 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

• о приеме на работу;
• о перемещении;
• о совмещении;
• о переводе на другую работу;
• об увольнении (расторжении трудового договора);
• об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
• об изменении фамилии;
• о поощрении, награждении;
• об оплате труда, премировании, различных выплатах;
• все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• об отпусках по уходу за ребенком;
• об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
• о дежурстве по профилю основной деятельности;
• о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
• о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о ежегодно оплачиваемых отпусках;
• об отпусках в связи с обучением;
• о дежурствах;
• о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________ __________________________
должность фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

______________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)

«___» ______________20___ г.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе ____

__________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию. Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

Как исправить опечатку в приказе. Как исправить ошибку в приказе

Если в документально оформленном распоряжении руководства предприятия обнаруживается недочёт, для его исправления необходимо издать приказ об исправлении технической ошибки в приказе. В основе принятия данного документа лежат различные законодательные нюансы.

Маска первой заметки: пример. Маска первой заметки разделена на пять областей. Заголовок включает строку заголовка, в которой отображается тип записи, а в скобках — количество записей в книге, сделанных для этого типа записи. На первой панели отображаются поля ввода, состав которых зависит от типа записи. После подтверждения типа операции учета данные, содержащиеся в этом разделе, больше не могут быть изменены. Первая часть тела маски первого примечания изменяется в зависимости от типа записи. В обоих случаях поля, которые всегда присутствуют, — это поле списка учетных записей, поле «Сумма» и кнопки «Добавить и сохранить все».

О наиболее важных из них мы поговорим в статье, где остановимся на следующих вопросах:

• ключевые моменты исправления технических ошибок в приказах;
• существующие формы кадровых приказов;
• составляющие приказа об исправлении технической ошибки в приказе.

Исправление технической ошибки в приказе

Опыт многочисленных российских предприятий свидетельствует, что принимаемые в организациях распоряжения не должны содержать ошибок в принципе. Отдел, который отвечает за подготовку приказа, ещё на этапе формирования документа обязан позаботиться об исключении возможных недочётов. Помарки, исправления или грубые нарушения грамматических правил русского языка недопустимы!

Все остальные поля, которые вы видите в образце, могут варьироваться не только в зависимости от типа записи, но и от типа действия в заголовке. Как правило, этот раздел представляет собой экономический аналог бухгалтерских записей. Нажатие на кнопку «Сохранить все» завершает всю операцию учета, помещая курсор в первое поле раздела заголовка. Второй раздел тела маски — это другой аналог бухгалтерского учета, который предполагает, например, ярлык «В случае затрат» и «Дать» в случае записи доходов. Как правило, этот раздел представляет собой финансовый аналог бухгалтерского учета.

Если в ходе согласования проект распоряжения подлежит кардинальным изменениям, документ следует заново перепечатать. Затем опять согласовать с руководством. Бумага подписывается лишь при отсутствии новых замечаний.

Когда перед подписанием в распоряжении выявляется малейшая неточность, оно перепечатывается в исправленном виде. Нахождение значительных недочётов позволяет отменить принятый документ или оформить исправление технической ошибки в приказе. Нарушения правил грамматики не относятся к существенным ошибкам за исключением случаев искажения смысла.

Для многих типов учетных операций эквивалентом по умолчанию является текущая учетная запись. В разделе «Сводка» размещена сетка, содержащая различные строки учетных движений, добавленные через две части центрального органа. Вы можете удалить одну или несколько строк или изменить их содержимое до окончательного закрытия учетной операции. Чтобы удалить строку, просто нажмите соответствующую строку сетки, затем нажмите кнопку «Удалить» в боковой части экрана или просто нажмите кнопку «Удалить». Чтобы отредактировать строку, просто дважды щелкните соответствующую строку или нажмите кнопку редактирования на стороне сетки.

Обратите внимание! Изменить принятый ранее приказ имеет право только подписавшее документ ответственное лицо.

В подлинниках распоряжений категорически запрещено зачёркивать, исправлять или дополнять текст. Использование перечисленных приёмов является основанием для судебного органа считать документ поддельным. Как результат — бумага теряет юридическую силу и не принимается во внимание при разрешении спорных ситуаций.

Ниже сетки находятся поля, однократные, которые суммируют данные операции учета. Итоговый набор, Общее предоставление и общее бытие. Чтобы закрыть операцию, эти два поля должны иметь одинаковое значение. В этом разделе внизу находятся кнопки «Сохранить», «Удалить» и «Отменить». Кнопка «Удалить» активируется только в том случае, если для перемещения книги требуется удаление.

Когда форма «Первая запись» вызывается маской поиска движения книги, она может выглядеть по-другому, поскольку она отображается, когда она вызывается деревом навигации. Если для изменения вызывается маска первой заметки, секция заголовка блокируется, а остальные разделы уже предварительно скомпилированы. Поэтому невозможно изменить либо учетную запись, либо какой-либо конкретный объект операции. Когда вызывается маска первой заметки для удаления определенной операции учета, все разделы, которые составляют эту форму, блокируются, единственная возможная команда — нажать кнопку «Удалить» или кнопку «Отмена», чтобы закрыть маску.

Формы кадровых приказов

Поскольку большинство распоряжений, принимаемых на российских предприятиях, касаются взаимоотношений с сотрудниками, будет нелишним остановиться на их формах. Для начала давайте разберёмся, что такое приказ по личному составу организации. Данный документ представляет собой правовой акт, который издаётся руководством компании в целях решения широкого спектра задач, в том числе кадровых.

Поля, содержащиеся в маске, различаются в зависимости от типа маски и, прежде всего, от типа данных, которые они должны содержать. Первое поле ввода обычно представляет собой поле выбора, которое позволяет вам выбирать загружаемую запись. Для лучшего уточнения функционирования масок предоставляется некоторая информация о свойствах определенных полей.

Содержит список выбираемых значений для заданного поля. При вводе символов программа пытается предложить, как завершить текст, чтобы избежать необходимости писать полное имя. В некоторых масках это поле сопровождается двумя кнопками с правой стороны. Первый, представленный объективом, позволяет активировать соответствующую маску маски для отображения деталей выбранного элемента в поле списка или для добавления другого элемента в ту же маску извлеченных записей.

Главной особенностью приказов по личному составу является одновременная стандартизация в составе 2 систем. Во-первых, организационно-распорядительная документация (введена ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, первичные учётные документы, регламентирующие осуществление и оплату трудовой деятельности. Подробнее о них говорится в постановлении Госкомстата РФ за номером 1 от 05.01.2004.

В этом поле вы можете ввести буквенно-цифровые символы; используется для ввода описания или имени для свободного выбора пользователем; почти всегда является обязательным полем и полезен для однозначной идентификации объекта маски. В случае некоторых масок значение этого поля становится уникальным.

Число десятичных знаков является переменной. Например, поля наземных поверхностей допускают два десятичных знака, вес животных составляет только один десятичный знак, проценты и часы работы не десятичные и т.д. в некоторых случаях введенное значение контролируется программой: оно не должно превышать минимальные и максимальные пределы, установленные в системе.

Принадлежность сразу к 2 унифицированным системам придаёт распорядительной документации по личному составу особую значимость. Приказы такого рода считаются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки или лицевые счета. Как и многие другие кадровые бумаги.

Сегодня документация, регулирующая отношения с работниками, используется для начисления выплат и, как следствие, расчёта налогов. Если какое-либо распоряжение оформляются не по правилам Госкомстата, контролирующие органы получают возможность предъявить организации претензии. Это чревато неприятностями.

Принимать только числовые данные с максимум двумя знаками после запятой. В поле появляется символ евро. Вычисления выполняются со всеми десятичными цифрами, если любое округление происходит только на дисплее. Поле не принимает нулевые значения. В некоторых случаях его содержание предлагается программой.

Это не редактируемое поле, которое служит для отображения данных на основе выбранных элементов в других полях в одной и той же форме, таких как единицы, связанные со зданиями, доступное количество склада на складе и т.д. этот тип поля также распознается желтым цветом фона.

Постановление Госкомстата РФ за номером 1 от 05.01.2004 частичным образом стандартизировало форму и содержание первичных учётных документов по учёту трудовой деятельности и её оплаты:

• о приёме сотрудника на работу;
• о предоставлении положенного законом отпуска;
• о прекращении действия трудового договора;
• о направлении в служебную поездку;
• о поощрении специалистов;
• о переводе работника на иную работу.

Пренебрежение стандартизированными формами при принятии приказов по личному составу организации часто приводит к проблемам в процессе налоговых и аудиторских проверок. Особенно это касается бухгалтеров. Для специалистов, учитывающих хозяйственные операции, унифицированные бланки считаются обязательными для использования при выполнении должностных обязанностей.

Это поле, также известное как флажок, используется, чтобы определить, истинна ли определенная информация или нет. В некоторых масках это поле принимает задачу показать, размещены ли другие поля по отношению к тому же в порядке табуляции. Даты могут быть представлены в двух разных форматах. Если требуется только один год, поле является нормальным числовым полем. Если требуется расширенная дата, то в поле вы можете выбрать дату через небольшой календарь, который позволяет легко вставлять дату, избегая ошибок форматирования.

Это поле состоит из двух или более элементов, которые представляют собой несколько вхождений выбранного поля, один из которых предлагается уже выбранным. Выбор можно редактировать с помощью мыши или с помощью клавиш направления. Все маскирующие поля имеют метку, то есть имя. Ярлыки имеют другое форматирование, которое должно символизировать, является ли поле обязательным или нет, независимо от того, редактируемое или заблокированное. В частности, простые текстовые метки указывают, что ввод данных является обязательным, а курсив с курсивом — дополнительным полем; тогда есть третий тип зеленой метки, представляющий не редактируемые поля, управляемые непосредственно программой.

Распорядительная документация по личному составу, для которых не существует стандартизированных форм, оформляются по правилам ГОСТ Р 6.30-2003. В число подобных документов входят приказы:

• о совмещении;
• о изменениях условий трудового соглашения;
• о переносе или увеличении срока положенного сотруднику отпуска;
• о отстранении от выполнения трудовой деятельности;
• о дисциплинарном взыскании;
• о установлении надбавок к заработной плате;
• о смене персональных сведений работника;
• о присвоении классности или разрядов;
• о направлении на курсы повышения квалификации.

Приказ об исправлении технической ошибки в приказе

В общем случае приказ об исправлении технической ошибки в приказе должен содержать следующую информацию:

Маски ввода данных могут быть представлены в трех разных режимах работы. Панель команд всех входных масок имеет другой фоновый цвет в зависимости от режима работы. Каждый цвет связан с определенным значком слева. Эта функция входных масок позволяет пользователю иметь ясное и немедленное восприятие режима работы, в котором расположена активная маска.

В этом режиме, например, открываются все маски реестра и технического управления независимо от контекста и наличия или отсутствия ранее записанных данных. Панель команд отображается в оттенке синего цвета, а значок «Вид» — на левой стороне. В области петли с правой стороны обычно присутствуют кнопки «Отчет», «Новый», «Редактировать», «Удалить» и «Выход». В режимах и незаписанных масках кнопки «Редактировать» и «Удалить» отключены.

• Название предприятия.
• Дата, город, номер документа.
• Название с указанием наименования приказа, куда вносятся исправления.
• Перечень распоряжений.
• Должность, ФИО, подпись руководителя.

Приказ — документ распорядительного характера. Он издается руководителем организации (директором) для решения различного рода задач, таких как прием на работу, увольнение, поощрения или взыскания, создание новых подразделений, перевод на другую должность и т.д. Наличие ошибок, опечаток и всякого рода исправлений в приказе неприемлемо. Вносить исправления в уже подписанный руководителем приказ недопустимо.

Если в форме уже есть зарегистрированные элементы и вы хотите внести исправления, вам нужно выбрать из сетки элемент для исправления, а затем нажать кнопку «Изменить». Этот режим, который позволяет записывать новую запись, активируется нажатием на кнопку «Создать» на панели команд. Когда вы регистрируете новый элемент, некоторые поля маски ввода могут быть предварительно скомпилированы и могут быть изменены. При сохранении нового элемента программа проверяет правильность заполнения всех обязательных полей, и в этом случае курсор помещается в первое неправильное поле для исправления.

Спонсор размещения P&G Статьи по теме «Как исправить ошибку в приказе» Как оформить журнал регистрации приказов Как оформить приказ на работу в выходные дни Как внести запись в трудовую книжку по совместительству

Это, конечно, понятно, но что же делать, если ошибка или опечатка уже имели место быть?
Приказ — дело рук человеческих, а человеку свойственно ошибаться. Делопроизводитель (или иное лицо, ответственное за подготовку приказов) в идеале должен предоставлять на подпись приказ без грамматических ошибок, исправлений или помарок, но, в свою очередь, директор перед подписанием приказа должен внимательно его изучить и лишь потом ставить подпись, визу и печать. Итак, какие же меры необходимо предпринять для исправления ошибки в приказе?

В новом режиме появляется панель команд основных данных с размытым зеленым цветом и значок «Новый» слева. Кнопка имеет только клавиши «Отмена», «Сохранить» и «Выход». В конце регистрации нового элемента нажатием кнопки «Сохранить» кнопка «Отмена» заменяется кнопкой «Создать», а панель команд переходит в режим отображения.

Этот режим, который позволяет исправить все редактируемые поля, активируется, когда вы нажимаете кнопку «Изменить» на масках или дважды щелкаете по элементу в сетке маски. Термин коррекции означает удаление ошибки записи или исправление, если это разрешено, данных. Это делается путем перезаписи приведенных выше данных, и действие отражается во всех учетных моментах в базе данных.

Перепишите приказ в исправленном виде, только такой способ возможен лишь в том случае, если вы заметили ошибку еще до подписания его директором, или, на крайний случай, ошибка обнаружилась в момент подписания, тогда старый приказ можно просто порвать и утилизировать.

Отмените приказ (при обнаружении в приказе существенных ошибок, искажающих смысл документа) путем издания нового приказа. Для начала издается приказ, отменяющий приказ с ошибкой, в тексте которого указывается номер, дата и заголовок приказа, который необходимо отменить, текст этого документа должен начинаться со слов: «Признать утратившим силу», или «Считать недействительным», далее оговаривается причина отмены документа, ответственные за исправления лица, сроки подготовки заменяющего приказа.

Операции коррекции всегда могут выполняться для некоторых полей и в ограниченном режиме для других. Конкретное поведение каждой отдельной маски, открытой в состоянии коррекции, подробно объясняется в истории успеха этого Справочного руководства, которое иллюстрирует события и циклы жизненного цикла записанных элементов как на этапе бухгалтерского учета, так и на стадии управление учетными записями или техническое управление. Появляется панель команд с размытым красным цветом и значком Коррекция слева.

Маски отчетности — это окна, которые отображают данные, введенные в ранее введенные маски ввода данных. Каждая маска ввода данных почти всегда имеет кнопку «Отчет» или «Печать». Отчеты также могут вызываться командами в меню «Печать» или кнопкой «Отчет» других масок, которые не являются масками ввода данных, такими как шаблон управления бизнесом и форма файла компании, печать с первой записью и т.д.

Подготовьте новый проект документа за новым номером, естественно, уже без каких-либо ошибок.

Отдайте приказ на подпись руководителю.

Помните, что приказ это не просто бумажка, и от его оформления иногда зависит чья-то судьба. Многим приходиться сталкиваться с неграмотным оформлением документов при уходе на пенсию. Одна неверная цифра в трудовой (как известно, записи в трудовую книжку делаются на основании приказа), или буква, и будущий пенсионер начинает оббивать разные пороги, а в итоге его пути все равно приведут на то предприятие, где была произведена ошибка. И тогда вам придется ковыряться в архивных документах, думать, как исправить ошибки 20-летней давности.

Маски отчетности работают как предварительный просмотр, они имеют более простую структуру входных масок и затем обрабатываются пользователем более легко. В отличие от других масок, окна отчетов открыты в полноэкранном режиме в рабочей области. Однако их можно изменить или минимизировать с помощью команд, расположенных в верхнем правом углу окна.

Шаблон отчета содержит панель инструментов сверху, а внизу — панель навигации. Отчет о маске зданий. В этом диалоговом окне вы можете указать файл в личную папку, выбрав размер и диапазон страниц для экспорта. Кнопка «Обновление» выполняет обновление данных, содержащихся в отчете, если основные данные были изменены одновременно с отображением.

Другие новости по теме:

Учётная политика — это документ, в котором определены способы измерения, учета и обобщения всех фактов хозяйственной деятельности организации. Учетная политика вводится на предприятии приказом руководителя. Спонсор размещения P&G Статьи по теме «Как составить приказ об учетной политике» Как

Нередко на предприятиях необходимо отменить приказ или иной документ, а также отдельный его пункт. Для этого необходимо издать приказ об отмене. Если речь идет об отмене приказа, используется стандартный бланк. Когда же признается недействительным внутренний документ организации, для приказа об

Экспортированные файлы можно открыть с помощью самых популярных программ обработки текста и электронных таблиц. Поле «Текст» позволяет просматривать дерево отчетов отчета, который вы просматриваете. В окне масштабирования вы можете выбрать увеличительные проценты. Кнопки навигации позволяют прокручивать страницы, составляющие отчет, вперед и назад. В поле «Поиск текста» можно ввести ключевое слово, которое вы хотите отобразить, и отчет будет размещен на том же самом.

В нижней части страниц отчета для каждого из них отображается номер страницы и общее количество страниц, составляющих относительный документ. Форма отчета можно закрыть, нажав кнопку «Закрыть» вверху. Вы можете открыть один отчет за раз, возможно, в сочетании с формой, создавшей сам отчет.

Аннулировать — значит совершить действия по отмене документа, признать недействительным, отказаться от исполнения. Предполагается, что отмененный приказ не порождает никаких юридических последствий. Однако, если исполнение первичного приказа уже начато, прекратить его действие можно только на

Зачастую в организациях при наличии веских оснований, прежде всего правовых возникает необходимость внесения изменений в ранее изданные приказы. Для того чтобы избежать конфликтов и споров в будущем, делать это нужно юридически грамотно. Итак, какие же основные пункты, которые должен содержать

Если работодатель ранее издал приказ, к примеру, об установлении ненормированного рабочего времени, а в настоящее время желает восстановить нормированный рабочий день, то следует издать новый приказ, который прекратит действие вышеуказанного. Причем в документе следует указать номер и дату

Вопросы, требующие разрешения и регламентирования внутри организации, оформляются приказами. Приказами регулируются отношения с работниками, определяется порядок действий в конкретных ситуациях. Издание приказа — распорядительное действие уполномоченного должностного лица. Спонсор размещения P&G

На предприятиях директором издаются приказы. При возникновении определенных обстоятельств, которые не зависят от воли работодателя, приказ возможно отменить. Для этого составляется другой распорядительный документ, который своим содержанием признает недействительным или утратившим силу ранее

Документом, который фиксирует увольнение сотрудника, является приказ руководителя предприятия. Приказ является важным документом о прекращении трудовых отношений и пишется в день увольнения на специальном бланке. После того, как увольняющегося сотрудника ознакомили с приказом под расписку, документ