Правила фильтрации данных

Правила фильтрации данных

Фильтрация данных (отображение только тех данных, которые удовлетворяют некоторому условию) осуществляется по значениям, отображаемым в колонках, при помощи строки фильтра. Строка фильтра расположена ниже заголовка колонки. Фильтрация данных может осуществляться двумя способами:

  • путем выбора значения из выпадающего списка, доступного при нажатии кнопки в строке фильтра
  • путем записи условия фильтрации в строке фильтра

При нажатии кнопки в строке фильтра отображается выпадающий список значений, которые могут быть выбраны. Перечень отображаемых значений зависит от типа данных, отображаемых в колонке. В первой строке списка расположен пункт «(Все)». При выборе этого пункта фильтрация данных по этой колонке не осуществляется. При выборе одного из доступных значений в таблице данных будут отображены только те объекты, для которых значение свойства, отображаемого в данной колонке, равно выбранному. После осуществления фильтрации в строке фильтра будет отображено выбранное значение. Выбор значений можно осуществить в нескольких колонках. В этом случае условия отбора по каждой колонке будут объединены логическим «И».

На рисунке показано, как осуществить фильтрацию данных по значению «эскимо» в колонке «Вид упаковки». После выполнения фильтрации эта таблица данных будет выглядеть следующим образом:

В таблице данных на рисунке отображены записи только о тех сортах мороженого, которые продаются в виде эскимо. Значение «эскимо» отображено в строке фильтра в колонке «Вид упаковки».

Для фильтрации данных по более сложному условию можно воспользоваться вторым способом — записью условия фильтрации в строке фильтра. Условие фильтрации записывается по следующим правилам:

  1. Строка разделяется на части посредством системного разделителя (системный разделитель устанавливается в настройках операционной системы Windows). Обычно — точка с запятой, «;»
  2. Каждая часть строки интерпретируется самостоятельно, и эти части объединяются логическим «ИЛИ»
  3. При интерпретации каждой части проверяются следующие условия:

Фильтрация данных

Фильтрация данных

Можно создавать правила фильтрации, которые определяют, какие их строк в таблице являются видимыми.

Например, изучая таблицу ежемесячных платежей по кредиту при разных процентных ставках, Вы можете отфильтровать ее так, чтобы отображались только те суммы, которые Вы можете себе позволить.

Создание правила фильтрации для строк

Нажмите таблицу, затем нажмите «Сортировка и фильтрация» на панели инструментов .

Нажмите «Фильтр», нажмите «Добавить фильтр», а затем выберите столбец, по которому будет выполнена фильтрация.

Нажмите нужный тип фильтра (например «Текст»), а затем нажмите условие.

Введите значения для своего правила. Например, если Вы выбираете «≠…», введите текст, например «к дате».

Чтобы добавить еще одно правило для того же столбца, нажмите «Или».

У одного столбца могут быть несколько правил, например «Показать строки с «да» или «возможно» в столбце C».

Чтобы добавить фильтр для другого столбца, нажмите «Добавить фильтр».

Если в таблице несколько правил фильтрации, с помощью всплывающего меню в верхней части таблицы можно выбирать, следует ли отображать строки, соответствующие всем фильтрам, или строки, соответствующие какому-либо из фильтров.

Примечание: Вы не сможете добавить новые строки к таблице, пока не прекратите фильтрацию. Чтобы прекратить фильтрацию, снимите флажок «Фильтры» в инспекторе фильтров.

Фильтрация строк

Возможна быстрая фильтрация таблицы на базе одного из значений в определенном столбце.

Выберите столбец и нажмите стрелку вниз на его границе.

Выберите «Фильтровать таблицу», затем выберите значение, по которому должна быть выполнена фильтрация, например «Жен.».

Все строки без значения «Жен.» в выбранном столбце не отображаются.

Если хотите удалить фильтр, нажмите значение еще раз.

Для фильтрации на базе другого значения повторите шаги 2-4.

Просмотреть правила фильтрации можно, выбрав «Править фильтры таблицы» в меню «Фильтровать таблицу».

Отключение фильтров или удаление фильтра

Можно отключить все фильтры для таблицы, не удаляя их. При необходимости впоследствии их снова можно будет включить. Если фильтр Вам не нужен, его можно удалить.

Нажмите таблицу, а затем с помощью элементов управления в инспекторе сортировки и фильтрации выполните одно из следующих действий.

2 способа фильтрации данных. Автофильтр и расширенный фильтр в Excel.

Фильтрация данных Excel включает в себя два фильтра: автофильтр и расширенный фильтр. Предположим, у вас большой набор данных, но из всего массива вам нужно посмотреть или выделить данные, которые относятся к определенной дате, определенному человеку и др. Для этого существуют фильтры. Для тех, кто первый раз сталкивается с этим инструментом – фильтр не удаляет, а скрывает записи, которые не отвечают условиям фильтрации, которые вы им задаете.

Первый – автофильтр, предназначен для наиболее простых операций – выделение записей с конкретным значением (например, только выделение только записей, относящихся к Леброну Джеймсу), данных, лежащих в определенном диапазоне (или выше среднего или первую десятку) или ячеек/шрифтов определенного цвета (кстати, очень удобно). Соответственно, пользоваться им очень просто. Вам достаточно выделить те данные, которые вы хотите видеть отфильтрованными. Потом команда «Данные»/ «Фильтр». На каждой верхней ячейке верхней таблицы появится флажок списка, там уже легко разобраться с каждой командой, освоить просто и объяснять, я надеюсь, дальше не нужно, только нюансы использования автофильтра:

1) Работает только с неразрывным диапазоном. Два разных списка на одном листе отфильтровать уже не получится.

2) Самая верхняя строчка таблица автоматически назначается заголовком и в фильтрации не участвует.

3) Вы можете применять любые фильтры в разных столбцах, но имейте в виду, что в зависимости от порядка применения фильтров какие-то условия могут быть не применены, т.к. предыдущие фильтры уже скрыли необходимые записи. Здесь нет проблемы, эти записи бы так и так были скрыты, но если вы хотите использовать несколько наборов фильтров, то лучше начинать с тех условий, которые имеют наименьшее применение.

Практическое применение в работе: например, вы работаете по этому списку, чтобы найти ошибку или проверить данные. После применения автофильтра можно поочередно проходить всю таблицу, последовательно отмечая те данные, которые уже просмотрены. Кнопками «Очистить» и «Применить повторно» определяется вид таблицы после применения условий. Потом, после окончания работы с таблицей можно вернуть шрифты обратно в первоначальный вид, не меняя самих данных. Кстати, некоторых смущает факт пропадания всех записей в таблице после применения каких-либо условий. Ну что ж, посмотрите внимательней, вы задали условия, при которых нет записей, удовлетворяющих этим условиям. Факт того, что таблица отфильтрована – выделение синим цветом номеров строк таблицы.

Теперь, переходим к расширенному фильтру. Он отличается от автофильтра более тонкой настройкой, но и большим выбором при фильтрации данных. В частности:

1) Задает столько условий, сколько необходимо.

2) Позволяет выделить ячейки с уникальными (неповторяющимися) данными. Это часто бывает нужно в работе с данными и опция отлично справляется с проблемой.

3) Позволяет копировать результат фильтра в отдельное место, не трогая основной массив.

Итак, основное отличие в работе с этим фильтром заключается, что предварительно нам нужно подготовить таблицу условий. Делается она просто. Копируются заголовки основной таблицы и вставляются в удобное нам место (предлагаю выше основной таблицы). В этой таблице должно быть столько строчек, чтобы после определения условий не залезть на основную таблицу.

1) ‘L*’ – ячейки начинающиеся с L

2) ‘>5’ — данные больше 5

Если вы удаляете из отфильтрованной таблицы строки, то они удалятся, не прихватывая с собой соседей. Т.е. если таблица отфильтрована и показывает строчки с 26-29 и 31-25, выделение всех строк и их удаление не повлечет удаление строчки 30. Это удобно, лично я часто пользуюсь этим при написании макросов. Какое преимущество это дает – часто нам достаются таблицы, которые надо привести в рабочий вид, т.е. удалить, например пустые строки. Что мы делаем: применяем фильтр к таблице, показывая только те строки, которые нам не нужны, затем удаляем всю таблицу, включая заголовок. Удаляются ненужные строки и заголовок, при этом таблица не имеет пробелов и составляет единый диапазон. А строку заголовков можно добавить простой операций копирования из загодя заготовленной области. Почему это важно при написании макросов? Неизвестно, с какой строки начинаются нежелательные данные и непонятно, с какой строки их начать удалять, удаление всей таблицы помогает быстро решить эту проблему.

5-минутное видео:

Табличный процессор Excel. Фильтры, виды фильтров и их применение

ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР EXCEL. ФИЛЬТРЫ, ВИДЫ ФИЛЬТРОВ И ИХ ПРИМЕНЕНИЕ

Фильтрация — это быстрый способ выделения из списка подмножества данных для последующей работы с ними. В результате фильтрации на экран выводятся те строки списка, которые либо содержат определенные значения, либо удовлетворяют некоторому набору условий поиска, так называемому критерию. Остальные записи скрываются и не участвуют в работе до отмены фильтра.

Выделенное подмножество списка можно редактировать, форматировать, печатать, использовать для построения диаграмм.

Excel содержит два варианта фильтрации: автофильтр и усиленный фильтр. Автофильтр осуществляет быструю фильтрацию списка в соответствии с содержимым ячеек или в соответствии с простым критерием поиска. Активизация автофильтра осуществляется командой Фильтр — Автофильтр меню Данные (указатель должен быть установлен внутри области списка). Заглавная строка списка в режиме автофильтра содержит в каждом столбце кнопку со стрелкой. Щелчок раскрывает списки, элементы которого участвуют в формировании критерия. Каждое поле (столбец) может использоваться в качестве критерия. Список содержит следующие элементы.

  1. Все — будут выбраны все записи.
  2. Первые 10 — предназначены для создания нового списка, состоящего из 10 исходных или наибольших значений предыдущего списка. Число 10 устанавливается по умолчанию. При выборе этого элемента раскрывается окно Наложение условия по списку, в котором можно указать число элементов в создаваемом списке; определить, какие по значению элементы следует выбирать (наибольшие или наименьшие); установить численное или процентное ограничение на количество выводимых элементов. Процентное — задается доля выводимых элементов, имеющих наибольшие или наименьшие значения из всего списка.
  3. Условие — предназначено для создания пользовательского критерия отбора при фильтрации. Выбор элемента открывает окно Пользовательский автофильтр, в котором можно задать два условия отбора, объединяя их с помощью логических операторов -и и или.
  4. Элементы, представляющие собой неповторяющиеся значения данного поля из списка и предназначенные для формирования критерия отбора.
  5. Пустые — предназначены для формирования критерия отбора для тех записей из списка, которые не имеют значения в данном поле (т. е. ячейки столбца пустые).
  6. Непустые — предназначены для формирования критерия отбора тех записей из списка, которые имеют значение в данном поле.

Элементы Пустые и Непустые можно использовать, только если в столбце содержатся пустые ячейки.

Установленный фильтр можно удалить. Чтобы удалить фильтр из одного столбца списка, следует выбрать в списке элементов элемент Все. Чтобы удалить фильтры из всех столбцов списка, необходимо выполнить команду Фильтр — Отобразить все меню Данные. Чтобы удалить автофильтр из списка, необходимо повторно выполнить команду Фильтр — Автофильтр меню Данные.

Расширенный фильтр предназначен для фильтрации списка в соответствии с заданными пользовательскими критериями. В отличие от автофильтра критерии расширенного фильтра формируются и располагаются в области рабочего листа. Преимуществами этого способа являются:

  • возможность сохранения критериев и их многократного использования;
  • возможность оперативного внесения изменений в критерии в соответствии с потребностями;
  • возможность располагать результаты фильтрации в любой области рабочего листа.

Таким образом, расширенный фильтр может быть применен, если, во-первых, список содержит заглавную строку, т. е. столбцы списка имеют заголовки, во-вторых, в отдельной области рабочего листа предварительно сформирован критерий отбора. Критерий отбора рекоменду ется располагать до списка или после него и отделять от списка пустой строкой. Критерий отбора должен состоять как минимум из двух строк. Первая строка содержит заголовки столбцов, поля которых определяют критерии отбора. Вторая строка содержит условия отбора.

Фильтрация списка с помощью усиленного фильтра выполняется командой Фильтр — Расширенный фильтр меню Данные. В окне команды Расширенный фильтр следует указать:

1) в поле ввода Исходный диапазон — диапазон ячеек, содержащих список;

2) в поле ввода Диапазон условий — диапазон ячеек, содержащих критерий отбора;

3) в поле ввода Поместить результат в диапазон — верхнюю левую ячейку области, начиная с которой будет выведен результат фильтрации;

4) с помощью переключателя Обработка определить расположение результатов фильтрации на рабочем листе:

  • Фильтровать список на месте — означает, что список остается на месте, ненужные строки скрываются;
  • Скопировать результаты в другое место — позволяет расположить результаты фильтрации в другой области рабочего листа.

5) Параметр Только уникальные записи — означает, что выборка должна содержать только уникальные записи в соответствии с критериями отбора.

При формировании критерия отбора расширенного фильтра возможны следующие варианты.

1. Критерий отбора содержит одно или несколько условий, накладываемых на один столбец (одно поле). Если критерий содержит несколько условий, то они связываются логической операцией Или.

2. Критерий отбора содержит несколько условий, накладываемых на несколько столбцов (полей) одновременно. Здесь возможны следующие варианты:

а) необходимо наложить несколько условий отбора на несколько столбцов, причем эти условия должны связываться логической операцией Или. Тогда условия отбора задаются в разных строках критерия;
б) необходимо одновременно наложить несколько условий отбора на несколько полей, причем условия отбора должны быть связаны логической операцией и. Тогда все условия задаются в одной строке критерия;
в) необходимо несколько условий наложить на несколько полей, причем связываться они могут обеими логическими операциями и и или.

    3. Вычисляемый критерий. Условия отбора могут содержать формулу. Полученное в результате вычисления формулы значение будет участвовать в сравнении. Правила формирования вычисляемого критерия следующие:

    • в диапазоне критерия нельзя указывать имена полей. Следует ввести новое имя заголовка или оставить ячейку пустой;
    • при создании формул вычисляемых критериев следует использовать первую строку списка (не строку заголовков), т. е. первую ячейку в сравниваемом столбце;
    • если в формуле используются ссылки на ячейки списка, они задаются как относительные;
    • если в формуле используются ссылки на ячейки вне списка, они задаются как абсолютные;
    • вычисляемые критерии можно сочетать с невычисляемыми;
    • не следует обращать внимание на результат, выдаваемый формулой в области критерия (обычно ИСТИНА или ЛОЖЬ).

Сортировка и фильтрация

Иногда таблицы могут содержать довольно большое количество данных, причем эти данные зачастую будут представлены в виде списка. В таком случае, очень помогают в работе такие инструменты, как сортировка списков и их фильтрация. Но, при этом список должен быть оформлен определенным образом, в противном случае инструменты сортировки и фильтрации работать не будут.

Как правило, список состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Столбцы должны содержать однотипные данные. Список не должен содержать пустых строк или столбцов. Если в списке присутствуют заголовки, то они должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка.

Сортировка списков

Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.).

Сделайте небольшой список для тренировки.

Нажмите кнопку «Сортировка и фильтр» на панели «Редактирование» ленты «Главная».

Выберите «Сортировка от А до Я». Наш список будет отсортирован по первому столбцу, т.е. по полю ФИО.

Если надо отсортировать список по нескольким полям, то для этого предназначен пункт «Настраиваемая сортировка..».

Сложная сортировка подразумевает упорядочение данных по нескольким полям. Добавлять поля можно при помощи кнопки «Добавить уровень».

В итоге список будет отсортирован, согласно установленным параметрам сложной сортировки.

Если надо отсортировать поле нестандартным способом, то для этого предназначен пункт меню «Настраиваемый список..» выпадающего списка «Порядок».

Перемещать уровни сортировки можно при помощи кнопок «Вверх» и «Вниз».

Не следует забывать и о контекстном меню. Из него, также, можно настроить сортировку списка. К тому же есть такие интересные варианты сортировки, связанные с выделением того или иного элемента таблицы.

Фильтрация списков

Основное отличие фильтра от упорядочивания — это то, что во время фильтрации записи, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.

Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр (его еще называют автофильтр) и расширенный фильтр.

Для применения автофильтра нажмите ту же кнопку, что и при сортировке — «Сортировка и фильтр» и выберите пункт «Фильтр» (конечно же, перед этим должен быть выделен диапазон ячеек).

В столбцах списка появятся кнопки со стрелочками, нажав на которые можно настроить параметры фильтра.

Поля, по которым установлен фильтр, отображаются со значком воронки. Если подвести указатель мыши к такой воронке, то будет показано условие фильтрации.

Для формирования более сложных условий отбора предназначен пункт «Текстовые фильтры» или «Числовые фильтры». В окне «Пользовательский автофильтр» необходимо настроить окончательные условия фильтрации.

При использовании расширенного фильтра критерии отбора задаются на рабочем листе.

Для этого надо сделать следующее.

Скопируйте и вставьте на свободное место шапку списка.

В соответствующем поле (полях) задайте критерии фильтрации.

Выделите основной список.

Нажмите кнопку «Фильтр» на панели «Сортировка и фильтр» ленты «Данные».

На той же панели нажмите кнопку «Дополнительно».

В появившемся окне «Расширенный фильтр» задайте необходимые диапазоны ячеек.

В результате отфильтрованные данные появятся в новом списке.

Расширенный фильтр удобно использовать в случаях, когда результат отбора желательно поместить отдельно от основного списка.

В начало страницы

В начало страницы

Еще по теме:

  • Как начисляют пенсию если нет трудового стажа Какая будет пенсия, если нет трудового стажа? Федеральный закон №166 от 2001 года устанавливает перечень оснований, предоставляющих населению страны право на пенсию по государственному обеспечению, определяет размеры и способ ее начисления. Выплачивается она из федерального бюджета. За […]
  • Пятигорск судебно бухгалтерская экспертиза Пятигорск судебно бухгалтерская экспертиза Экспертизы: Полезные ссылки ГлавЭксперт - судебная экспертиза УВАЖАЕМЫЕ ГОСПОДА! Благодарю за интерес, проявленный к ООО Ставропольское краевое специализированное экспертное учреждение СУДЕБНАЯ ЭКСПЕРТИЗА «Глав Эксперт », которое […]
  • Адрес суда в колпино Судебный участок №78 196657, г. Колпино, Бульвар Трудящихся, д. 29/52, литера А Понедельник: с 14-00 до 18-00 Четверг: с 9-00 до 13-00 Быстрый переход: Информация об участке Территориальная подсудность Реквизиты для оплаты пошлины Слушания дела Информация об участке Меркушева […]
  • Метод расчёта пенсии Расчет пенсий признан несовершенным Система пенсионных баллов, которые влияют на начисление выплат пожилым гражданам, не заработала должным образом. Власти подумывают над тем, чтобы вернуться к старым правилам, когда размер пенсии зависел исключительно от стажа и зарплаты. "Сегодняшняя […]
  • Для стенда правила поведения в школе Права и обязанности школьника (правила поведения учащихся в школе) Во время обучения дисциплина и порядок имеют большое значение для наиболее эффективного усвоения новых знаний. Когда этим фактом пренебрегают, занятия превращаются в балаган, и учитель тратит драгоценное время не на […]
  • Суда береговой охраны Береговая охрана Норвегии Как бы то ни было, но представить себе охрану государственной границы на суше можно - все посыпано мелким песочком и наблюдаешь наличие следов. Все очень просто, но как охранять границу, если она водная. Ведь на воде следы не остаются. В Норвегии, например, […]
  • Заявление о выдаче заграничного паспорта бланк Заявление на заграничный паспорт старого образца: как заполнять анкету С каждым годом в УФМС непрерывно возрастает число прошений на выдачу биометрического загранпаспорта, но часто запрашиваются и обычные бумажные. Процедура получения этих двух документов заметно отличается, причем […]
  • Ликвидация организации путем продажи Ликвидация ООО через продажу - преимущества Ликвидация ООО через продажу — распространенное предложение на рынке юридических услуг. По своей сути это вовсе не ликвидация как способ прекращения юридического лица, а возможность избавиться от права собственности на него. В данной статье […]