Приказ о персональной доплате

Содержание страницы:

Персональная надбавка к окладу

Актуально на: 27 октября 2016 г.

В отдельной консультации мы рассматривали виды заработной платы, в число которых входят компенсационные и стимулирующие выплаты. К этим выплатам относятся доплаты и надбавки. О персональной надбавке к окладу расскажем в нашем материале.

Что такое персональная надбавка

ТК не содержит определения персональной надбавки. Более того, и доплаты, и надбавки в соответствии с ТК могут быть компенсационными и стимулирующими. Поэтому можно считать, что доплата и надбавка схожи по своей сущности. Они представляют собой оплату, производимую сверх зарплаты, исчисленной исходя из установленных тарифных ставок, должностных окладов или сдельных расценок.

Сведения о надбавке, которая является частью оплаты труда работника, подлежат обязательному отражению в трудовом договоре с ним в качестве условий оплаты труда.

При этом обязательная надбавка должна применяться ко всем работникам, занимающим определенные должности или занятым на соответствующих работах. Это, к примеру, процентная надбавка за работу в местностях с особыми климатическими условиями (ст.ст. 148, 137 ТК РФ) или надбавка за вахтовый метод работы (ст. 302 ТК РФ).

Надбавка, выплачиваемая работодателем в необязательных случаях, устанавливается в индивидуальном порядке и в этом смысле является именно персональной надбавкой.

Какие персональные надбавки бывают

Персональная надбавка к окладу работнику может быть установлена работодателем за стаж работы, ее интенсивность, профессиональное мастерство, за работу со сведениями, составляющими коммерческую тайну, за знание иностранного языка или наличие ученой степени и т.д. Надбавка может быть в фиксированном размере (например, 5000 рублей) или в виде % к окладу (например, 10% от оклада).

В любом случае, ее размер должен быть указан в трудовом договоре с работником. Либо договор должен содержать отсылку к положению об оплате труда, коллективному договору или иному документу работодателя, определяющему основания и порядок начисления персональных надбавок работникам к их окладу.

Персональная надбавка к должностному окладу

Иногда работодатели считают нужным выплачивать своим сотрудникам сверх зарплаты дополнительные средства, чтобы поощрить их за хорошую работу или что-либо компенсировать. Само название надбавки свидетельствует о том, что он назначается не всем, а только конкретным работникам по определенным показателям.

Проясним, на каком основании может устанавливаться персональная надбавка, каким категориям работников она вообще не положена, как правильно оформить ее, а если потребуется, отменить.

Сущность персональной надбавки

Сотрудник может получать не только «голый» оклад, но и дополнительные выплаты, в том числе назначаемые и помимо заработной платы.

В Трудовом кодексе нет точного определения надбавки. Входящая в состав заработной платы, отраженная в трудовом договоре или допсоглашении к нему надбавка является общей для всего персонала при наступлении определенных условий, например, за работу в некоторых климатических зонах, за вахтовый труд и др. Персональными такие надбавки не считаются.

Если же назначать надбавку работодатель не обязан, но он делает это для отдельных сотрудников в индивидуальном порядке, отражая условия назначения в специальном Положении, колдоговоре или другом локальном акте, такая выплата и будет персональной надбавкой. Право назначать такие выплаты работодателем предоставляет ст. 135 ТК РФ.

Целесообразность назначения персональных надбавок

В каких случаях работодателю может понадобиться механизм персональных надбавок? Когда может потребоваться сделать вознаграждение за труд особенным для какого-то конкретного работника или их группы? Возможны следующие варианты:

  • работодатель хочет выделить успехи конкретного сотрудника;
  • есть желание поощрить сотрудника за обладание выдающимися или уникальными знаниями и умениями;
  • нежелательно менять сложившуюся систему ставок и окладов, но при этом есть потребность в дополнительном стимулировании работников.

Разные виды персональных надбавок

Вид надбавки может определяться различными факторами:

  1. Основание для начисления – работодатель вправе назначить персональную надбавку:
    • за стаж;
    • за уровень квалификации;
    • за определенную интенсивность труда;
    • за профмастерство;
    • за выполнение особых по важности и/или срочности заданий;
    • за «бонусные» умения и навыки, например, владение иностранным языком;
    • за ученую степень в профильной области;
    • за труд в условиях служебной тайны и др.
  2. Время действия положений о надбавке – можно установить эти выплаты как на постоянной основе, так и временно:
    • на месяц;
    • на квартал;
    • на год;
    • бессрочно.
  3. Размер надбавки может определяться по-разному:
    • в локальных документах закреплена фиксированная сумма;
    • сумма надбавки исчисляется определенным образом, например, как процент от оклада или средней зарплаты;
    • определение размера по коэффициенту трудового участия: ежемесячная сумма, выделяемая на надбавки, будет по-разному распределяться внутри группы работников.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Несмотря на то что сумма на персональные надбавки никак законодательно не лимитируется, не следует устанавливать их в размере, превышающем месячный оклад. Большие надбавки сложно обосновывать в суде в случае каких-либо споров, высока вероятность признания их частью обязательных выплат. Практика показывает, что максимальный размер персональной надбавки не должен быть более 50% от оклада, а оптимальный – 10-20%.

Кому назначают персональную надбавку, а кому нет

Дополнительные персональные выплаты могут быть назначены любому штатному сотруднику организации, поскольку они плюсуются к его окладу, часто вычисляясь как процент от его размера. При этом оформление сотрудника в штат не имеет особого значения, на персональную надбавку может претендовать:

  • заключивший обычный трудовой договор сотрудник;
  • «срочник»;
  • работающий по совместительству.

Не принято назначать персональные бонусные выплаты таким категориям трудящихся:

  • внештатным сотрудникам;
  • рабочим, трудящимся по договору подряда;
  • заключившим гражданско-правовые договоры.

Оформление персональной надбавки

Работодатель не обязан включать условия персональной надбавки в трудовой договор, так как это стимулирующая выплата. Но так как это все же часть оплаты труда, ее необходимо документально обосновать. Для этого нужно регламентировать персональную надбавку в коллективном договоре или в Положении об оплате труда и обязательно сослаться на этот документ в тексте трудового соглашения (ст. 57 ТК РФ).

ВАЖНО! Если работодатель не внесет положения о надбавке в локальные документы, выплачивая ее без оформления, ему не угрожает законодательная ответственность. Единственное, что может служить минусом для нанимателя в такой ситуации, — это то, что необоснованные выплаты не получится отнести на расходы, снижающие налоговую базу.

Ходатайство и приказ о персональной надбавке

Как еще можно оформить выплату персональной надбавки, если не проводить ее отдельным документом? Это может быть нужно, когда характер выплат не систематический, а разовый или рассчитан на определенный период. В таком случае целесообразно составить служебную записку (ходатайство) от непосредственного руководства более высокому, имеющему правомочность назначать надбавку. Это может быть генеральный директор, финансовый директор, руководитель отдела персонала, главный бухгалтер и т.д. В тексте записки, помимо обязательных реквизитов деловых документов, следует указать:

  • доводы, обосновывающие назначение надбавки конкретному сотруднику или их группе;
  • предполагаемую сумму доплаты;
  • за счет каких средств предполагается назначение надбавки (например, из фонда оплаты труда или за счет увеличения прибыли от продаж и т.п.);
  • срок действия дополнительных выплат.

ВНИМАНИЕ! Бессрочные надбавки не принято оформлять с помощью служебных записок. По истечении вписанного срока можно снова ходатайствовать о назначении надбавки. Такого рода документом можно просить о назначении, увеличении, снижении, продлении или отмене персональной выплаты.

Составленная служебная записка, завизированная руководством, станет основанием для подготовки приказа о начислении надбавки. Оформление этого приказа может быть в произвольной форме. Важно грамотно мотивировать назначение дополнительных выплат, поскольку их целесообразность с производственной или экономической точки зрения является гарантией отнесения этих затрат на себестоимость продукции, что очень строго проверяется налоговиками.

После издания приказа о назначении надбавки работник должен быть ознакомлен с ним, что подтверждается личной визой (эта процедура обычна для любых приказов).

Отмена персональной надбавки

Как и установка, отмена или изменение персональной надбавки происходят по приказу руководства.

ВНИМАНИЕ! Работодатель не обязан информировать персонал о мотивах назначения персональных надбавок и их суммах, но если он собирается прекратить эти выплаты, лучше предупредить об этом заранее.

Важные нюансы персональных прибавок

Все финансовые вопросы важно правильно регламентировать и учитывать все законодательные тонкости. При назначении персональных прибавок работодателю обязательно нужно брать во внимание некоторые обстоятельства:

  1. Правильно оформленная персональная надбавка по бухгалтерии проходит как «расходы на оплату труда».
  2. Надбавку начисляют одновременно с заработной платой.
  3. Данная выплата включается в расчет среднего заработка, нужный для исчисления, например отпускных (Постановление Правительства РФ № 922 от 24 декабря 2007 года в редакции 15.10.2014 г.).
  4. При нарушении прописанного в положении о надбавке срока, когда выплата необоснованно и неожиданно для сотрудника прекращается раньше, работник вправе требовать доначисления надбавки и выплаты пени за просрочку.
  5. Если начальником структурного подразделения не будет вовремя отправлена служебная записка, персональные выплаты будут прекращены, ведь именно этот документ является основанием для издания приказа о начислении средств.
  6. Если работника, получающего персональную надбавку, перевели на другую должность, право на надбавку за ним не сохраняется, если она не предусмотрена положениями новой должности.
  7. Смена руководства организации может повлечь за собой изменения в положениях о персональных надбавках.
  8. Персональную надбавку обязательно отражают в штатном расписании, указывая номера приказов о ее начислении.

Персональная надбавка к должностному окладу

Иногда работодатели считают нужным выплачивать своим сотрудникам сверх зарплаты дополнительные средства, чтобы поощрить их за хорошую работу или что-либо компенсировать. Само название надбавки свидетельствует о том, что он назначается не всем, а только конкретным работникам по определенным показателям.

Проясним, на каком основании может устанавливаться персональная надбавка, каким категориям работников она вообще не положена, как правильно оформить ее, а если потребуется, отменить.

Сущность персональной надбавки

Сотрудник может получать не только «голый» оклад, но и дополнительные выплаты, в том числе назначаемые и помимо заработной платы.

В Трудовом кодексе нет точного определения надбавки. Входящая в состав заработной платы, отраженная в трудовом договоре или допсоглашении к нему надбавка является общей для всего персонала при наступлении определенных условий, например, за работу в некоторых климатических зонах, за вахтовый труд и др. Персональными такие надбавки не считаются.

Если же назначать надбавку работодатель не обязан, но он делает это для отдельных сотрудников в индивидуальном порядке, отражая условия назначения в специальном Положении, колдоговоре или другом локальном акте, такая выплата и будет персональной надбавкой. Право назначать такие выплаты работодателем предоставляет ст. 135 ТК РФ.

Целесообразность назначения персональных надбавок

В каких случаях работодателю может понадобиться механизм персональных надбавок? Когда может потребоваться сделать вознаграждение за труд особенным для какого-то конкретного работника или их группы? Возможны следующие варианты:

  • работодатель хочет выделить успехи конкретного сотрудника;
  • есть желание поощрить сотрудника за обладание выдающимися или уникальными знаниями и умениями;
  • нежелательно менять сложившуюся систему ставок и окладов, но при этом есть потребность в дополнительном стимулировании работников.

Разные виды персональных надбавок

Вид надбавки может определяться различными факторами:

  1. Основание для начисления – работодатель вправе назначить персональную надбавку:
    • за стаж;
    • за уровень квалификации;
    • за определенную интенсивность труда;
    • за профмастерство;
    • за выполнение особых по важности и/или срочности заданий;
    • за «бонусные» умения и навыки, например, владение иностранным языком;
    • за ученую степень в профильной области;
    • за труд в условиях служебной тайны и др.
  2. Время действия положений о надбавке – можно установить эти выплаты как на постоянной основе, так и временно:
    • на месяц;
    • на квартал;
    • на год;
    • бессрочно.
  3. Размер надбавки может определяться по-разному:
    • в локальных документах закреплена фиксированная сумма;
    • сумма надбавки исчисляется определенным образом, например, как процент от оклада или средней зарплаты;
    • определение размера по коэффициенту трудового участия: ежемесячная сумма, выделяемая на надбавки, будет по-разному распределяться внутри группы работников.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Несмотря на то что сумма на персональные надбавки никак законодательно не лимитируется, не следует устанавливать их в размере, превышающем месячный оклад. Большие надбавки сложно обосновывать в суде в случае каких-либо споров, высока вероятность признания их частью обязательных выплат. Практика показывает, что максимальный размер персональной надбавки не должен быть более 50% от оклада, а оптимальный – 10-20%.

Кому назначают персональную надбавку, а кому нет

Дополнительные персональные выплаты могут быть назначены любому штатному сотруднику организации, поскольку они плюсуются к его окладу, часто вычисляясь как процент от его размера. При этом оформление сотрудника в штат не имеет особого значения, на персональную надбавку может претендовать:

  • заключивший обычный трудовой договор сотрудник;
  • «срочник»;
  • работающий по совместительству.

Не принято назначать персональные бонусные выплаты таким категориям трудящихся:

  • внештатным сотрудникам;
  • рабочим, трудящимся по договору подряда;
  • заключившим гражданско-правовые договоры.

Оформление персональной надбавки

Работодатель не обязан включать условия персональной надбавки в трудовой договор, так как это стимулирующая выплата. Но так как это все же часть оплаты труда, ее необходимо документально обосновать. Для этого нужно регламентировать персональную надбавку в коллективном договоре или в Положении об оплате труда и обязательно сослаться на этот документ в тексте трудового соглашения (ст. 57 ТК РФ).

ВАЖНО! Если работодатель не внесет положения о надбавке в локальные документы, выплачивая ее без оформления, ему не угрожает законодательная ответственность. Единственное, что может служить минусом для нанимателя в такой ситуации, — это то, что необоснованные выплаты не получится отнести на расходы, снижающие налоговую базу.

Ходатайство и приказ о персональной надбавке

Как еще можно оформить выплату персональной надбавки, если не проводить ее отдельным документом? Это может быть нужно, когда характер выплат не систематический, а разовый или рассчитан на определенный период. В таком случае целесообразно составить служебную записку (ходатайство) от непосредственного руководства более высокому, имеющему правомочность назначать надбавку. Это может быть генеральный директор, финансовый директор, руководитель отдела персонала, главный бухгалтер и т.д. В тексте записки, помимо обязательных реквизитов деловых документов, следует указать:

  • доводы, обосновывающие назначение надбавки конкретному сотруднику или их группе;
  • предполагаемую сумму доплаты;
  • за счет каких средств предполагается назначение надбавки (например, из фонда оплаты труда или за счет увеличения прибыли от продаж и т.п.);
  • срок действия дополнительных выплат.

ВНИМАНИЕ! Бессрочные надбавки не принято оформлять с помощью служебных записок. По истечении вписанного срока можно снова ходатайствовать о назначении надбавки. Такого рода документом можно просить о назначении, увеличении, снижении, продлении или отмене персональной выплаты.

Составленная служебная записка, завизированная руководством, станет основанием для подготовки приказа о начислении надбавки. Оформление этого приказа может быть в произвольной форме. Важно грамотно мотивировать назначение дополнительных выплат, поскольку их целесообразность с производственной или экономической точки зрения является гарантией отнесения этих затрат на себестоимость продукции, что очень строго проверяется налоговиками.

После издания приказа о назначении надбавки работник должен быть ознакомлен с ним, что подтверждается личной визой (эта процедура обычна для любых приказов).

Отмена персональной надбавки

Как и установка, отмена или изменение персональной надбавки происходят по приказу руководства.

ВНИМАНИЕ! Работодатель не обязан информировать персонал о мотивах назначения персональных надбавок и их суммах, но если он собирается прекратить эти выплаты, лучше предупредить об этом заранее.

Важные нюансы персональных прибавок

Все финансовые вопросы важно правильно регламентировать и учитывать все законодательные тонкости. При назначении персональных прибавок работодателю обязательно нужно брать во внимание некоторые обстоятельства:

  1. Правильно оформленная персональная надбавка по бухгалтерии проходит как «расходы на оплату труда».
  2. Надбавку начисляют одновременно с заработной платой.
  3. Данная выплата включается в расчет среднего заработка, нужный для исчисления, например отпускных (Постановление Правительства РФ № 922 от 24 декабря 2007 года в редакции 15.10.2014 г.).
  4. При нарушении прописанного в положении о надбавке срока, когда выплата необоснованно и неожиданно для сотрудника прекращается раньше, работник вправе требовать доначисления надбавки и выплаты пени за просрочку.
  5. Если начальником структурного подразделения не будет вовремя отправлена служебная записка, персональные выплаты будут прекращены, ведь именно этот документ является основанием для издания приказа о начислении средств.
  6. Если работника, получающего персональную надбавку, перевели на другую должность, право на надбавку за ним не сохраняется, если она не предусмотрена положениями новой должности.
  7. Смена руководства организации может повлечь за собой изменения в положениях о персональных надбавках.
  8. Персональную надбавку обязательно отражают в штатном расписании, указывая номера приказов о ее начислении.

Что такое персональная надбавка и когда она устанавливается?

Персональная надбавка (ПН) – дополнительная выплата стимулирующего характера конкретному работнику. Подобное материальное поощрение входит в систему оплаты труда, но не является при этом обязательным. Вопросы по части персональных прибавок должны быть урегулированы в организации на локальном уровне (ст. 135 ТК РФ). Система заработной платы в организации, включая всевозможные выплаты, закрепляется:

  • трудовым договором;
  • коллективным правовым актом,
  • Положениями о зарплате или премировании, иными внутренними актами организации, включающими нормы трудового права.

Порядок начисления персональной надбавки

Работнику при трудоустройстве по распоряжению нанимателя может устанавливаться персональная надбавка. В трудовом договоре (дополнительном соглашении) указывается размер стимулирующей выплаты или ссылка на локальный нормативный документ, которым определен порядок начисления персональной надбавки. Делать это обязывает нанимателя статья 57 ТК РФ (о содержании трудового договора). Читайте также статью: → «Материальная помощь работнику: выплаты, виды, оформление и учет».

Стимулирующая выплата может устанавливаться и работающему человеку в индивидуальном порядке при наличии определенных условий.

специальный режим труда;

выполнение срочных и особо важных заданий;

работа с конфиденциальной информацией и т. п.

по договору подряда;

иным гражданско-правовым соглашениям.

Таким образом, назначаются ПН к окладу штатникам, которые работают по трудовому договору (включая срочный), а также при совместительстве. Чаще всего такая прибавка назначается как поощрение за высокие показатели в труде, при успешном выполнении критериев эффективности в работе.

Решение по персональным выплатам принимает наниматель лично исходя из представления начальника отдела.

Нередко правом принимать подобные решения наделяются финансовый директор, главный бухгалтер, иное правомочное лицо. Во время отсутствия генерального директора (отпуска) все вопросы решает его заместитель. Тогда соответствующее ходатайство начальник отдела представляет кому-нибудь из них. Во всех случаях решение должно быть обоснованным и правомерным. Наниматель не обязан отчитываться перед работниками о суммах поощрительных надбавок, но извещать о прекращении таких выплат должен.

Оформление персональной надбавки работнику организации

Установка, отмена стимулирующей надбавки или изменение ее величины по решению нанимателя (полномочного лица) оформляется соответствующим приказом. Основанием для его издания в большинстве своем является служебная записка от руководителя отдела. Именно посредством этого внутреннего документа руководитель просит установить, продлить, отменить, увеличить или снизить персональные выплаты конкретному работнику.

Приказ о назначении (продлении, изменении размера) надбавки составляется в свободной форме. Тем не менее содержание такого документа должно соответствовать ряду требований.

мотивация решения, отражение его финансовой целесообразности

установленный размер персональной прибавки (измененная ее величина),

срок действия выплаты;

обязанность бухгалтерии произвести расчет зарплаты с учетом прибавки;

ответственный за исполнение приказа;

необходимость ознакомить работника с приказом

подпись генерального директора

После издания приказа бухгалтерия обязана рассчитывать заработную плату с учетом надбавки, а отдел кадров должен ознакомить сотрудника с приказом. Работник, которому назначена поощрительная прибавка, может увидеть ее в расчетном листке, где фиксируются все полагающиеся выплаты, включая премии и различного рода доплаты. Отражение персональной надбавки в расчетном листке означает, что поощрительная сумма начислена и будет выдана работнику вместе с зарплатой. Читайте также статью: → «Расчетный листок по заработной плате».

Персональная надбавка генерального директора

Заработная плата руководящего состава (в том числе генерального директора), как и любого рядового сотрудника, включает:

  • базовый оклад;
  • компенсации;
  • стимулирующие начисления.

Установка, величина, порядок исчисления надбавок руководящего состава и всех сотрудников, регулируются внутренними нормативными актами, фиксируются в трудовом договоре либо дополнительном соглашении к нему. При этом оценка продуктивности и добросовестности генерального директора производится с учетом итогов деятельности всего учреждения.

Так, к примеру, в Положении об оплате труда может указываться, что должностной оклад директора определяется заключенным с ним трудовым договором и вышестоящей организацией или самостоятельно учреждением, где он работает. Стимулирующие надбавки, их уровень, порядок расчета тоже формируются вышестоящей организацией и отражаются в дополнительном соглашении.

Правовую основу для определения величины должностного оклада руководителя представляет Приказ Минздравсоцразвития РФ N 167н от 8.04.2008 с изменениями от 24.10.2008 (Приказ N 589н).

Расчет персональной надбавки

Калькуляция персонального поощрения производится с учетом отработанного времени. При его расчете не засчитываются:

  • премиальные (включая разовые);
  • материальная помощь;
  • суммы от предпринимательской и иной, приносящей прибыль деятельности.

Величина стимулирующих выплат зависит от имеющегося поощрительного финансового фонда в подразделении (отделе) и личного вклада работника. Величина установленной надбавки, как и сам факт ее назначения, должна быть финансово обоснованной и законной. Ее максимальная величина обычно прописывается во внутренних актах организации. Так, к примеру, в локальном Положении об оплате труда может быть указано, что предельный размер стимулирующей выплаты неограничен. Это значит, что наниматель с учетом ходатайства начальника отдела вправе установить прибавку в любом размере на свое усмотрение.

Обычно отделу выделяется конкретная денежная сумма для поощрительных выплат. Она может устанавливаться на конкретное время, например, квартал, год или под какой-либо показатель в работе. Читайте также статью: → «Компенсация сверхурочных работ: продолжительность, оплата. Ответы на вопросы». Выделенная сумма распределяется начальником отдела между всеми сотрудниками. Нередко недостаток финансов в фонде является причиной уменьшения либо отмены поощрительной выплаты. Сумма надбавки может представлять собой:

  • 15–50% тарифной ставки (базового оклада);
  • абсолютную величину (в рублях).

Если ПН назначена в процентном отношении, то калькуляция производится по формуле: оклад * установленный процент от тарифной ставки. Абсолютная величина не предполагает никаких расчетов и начисляется бухгалтерией сразу в установленном виде.

Пример 1. Калькуляция персональной надбавки работнику за отработанный месяц

Старшему научному сотруднику Г. М. Дражной по ходатайству начальника отдела была назначена персональная надбавка 50% от оклада сроком на год. Работник получает ежемесячно 20 тыс. руб. (размер оклада). Величина стимулирующей выплаты высчитывается по формуле: сумма оклада сотрудника * 50%.

оклад работника (20 тыс. руб.)

20 000 * 50% = 10 000 руб.

Таким образом, ежемесячная сумма персональной надбавки работника к выплате будет равняться 10 тыс. руб.

Особенности начисления персональной надбавки работнику организации

Стимулирующая прибавка может назначаться на срок от трех месяцев до года. Весь установленный срок она начисляется работнику вместе с заработком, ее относят к расходам на оплату труда. В свою очередь, затраты на зарплату, включающую выплаты стимулирующего характера, признают расходами по обычной деятельности в периоде, когда эти начисления имели место. Бухгалтер делает необходимые учетные записи согласно Инструкции, утвержденной Приказом Минфина РФ N 94н от 31.10.2000 (в редакции от 08.11.2010).

Персональную надбавку включают в средний заработок при расчете отпускных, что закреплено правительственным постановлением № 922 от 24 декабря 2007 г. в редакции 15.10.2014 (порядок исчисления среднего заработка).

Если начисление надбавки прекращается раньше срока, беспричинно и работнику об этом не сообщается, он вправе сообщить о нарушении нанимателю, обратиться к нему с просьбой разобраться, выплатить недоплаченную сумму, которая положена ему по трудовому договору.

При положительном решении нанимателя бухгалтерия обязана доначислить надбавку работнику, но уже с учетом пенни за несвоевременную выплату.

Когда время действия установленной выплаты по соглашению заканчивается, начальством отдела поднимается вопрос о целесообразности ее продления, снижения или повышения ее размера. При положительном решении начальник отдела отправляет руководителю организации ходатайство о назначении надбавки вновь (если необходимо, с увеличением или снижением ее размера).

Только после согласования с нанимателем и внесения соответствующих изменений в трудовой договор посредством дополнительного соглашения бухгалтерия вправе начислять работнику положенную стимулирующую сумму. Если начальник отдела своевременно не отреагирует и не подаст прошение нанимателю, персональную надбавку работнику перестанут начислять.

Пример 2. Порядок начисления персональной надбавки работнику организации

Приказом от 1.11.2016 старшему научному сотруднику Г. М. Дружиной была назначена персональная надбавка в размере 30% от оклада за выполнение срочных заданий. Основание – служебная записка начальника отдела, где Г. М. Дружина работает.

Существующий поощрительный фонд имеет достаточно средств, чтобы выплатить назначенную надбавку. В локальном Положении о зарплате организации указывается, что наниматель вправе устанавливать работникам подобные поощрения в размере до 50% от оклада.

Начальник отдела кадров с приказом работника ознакомил. Бухгалтерия после утверждения начислила Г. М. Дружиной положенную надбавку, которую работник стал получать с ноября 2016 г. Персональная надбавка установлена законно и начислена своевременно, в соответствии с требуемыми нормами локальных актов организации.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Могут ли снять работнику персональную надбавку досрочно при переводе на другую должность?

Могут. Если на новой должности надбавка не предусмотрена, то она аннулируется, то есть отменяется приказом за подписью нанимателя.

Вопрос №2. Может ли новый генеральный директор организации урезать (снять) надбавки?

Может, если это стимулирующие выплаты и это оправдано причинами (согласно внутренним нормативным актам).

Вопрос №3. Начисляют ли премию на персональную надбавку к базовому окладу?

Нет, премиальные начисляются исключительно на базовый оклад.

Вопрос №4. Как правильно оформляется персональная надбавка руководителю?

Порядок оформления одинаков для всех. Сначала издается приказ, затем на его основании готовится дополнительное соглашение, содержащее назначение ПН.

Вопрос №5. Нужно ли отражать персональную надбавку в штатном расписании?

Нужно, так как налоговики отслеживают соответствие выплат работникам по штатному расписанию, трудовым договорам и произведенным начислениям. Штатное расписание составляется по типовой форме Т-3 и должно содержать все виды выплат, положенных работнику, включая поощрительные выплаты, надбавки, премии и т. д. При этом в специальной графе о надбавках указывают основание для подобных выплат (дата и номер закона, приказа и т. д.). Все изменения в расписании подтверждаются приказами.

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Персональная надбавка к должностному окладу

Иногда работодатели считают нужным выплачивать своим сотрудникам сверх зарплаты дополнительные средства, чтобы поощрить их за хорошую работу или что-либо компенсировать. Само название надбавки свидетельствует о том, что он назначается не всем, а только конкретным работникам по определенным показателям.

Проясним, на каком основании может устанавливаться персональная надбавка, каким категориям работников она вообще не положена, как правильно оформить ее, а если потребуется, отменить.

Сущность персональной надбавки

Сотрудник может получать не только «голый» оклад, но и дополнительные выплаты, в том числе назначаемые и помимо заработной платы.

В Трудовом кодексе нет точного определения надбавки. Входящая в состав заработной платы, отраженная в трудовом договоре или допсоглашении к нему надбавка является общей для всего персонала при наступлении определенных условий, например, за работу в некоторых климатических зонах, за вахтовый труд и др. Персональными такие надбавки не считаются.

Если же назначать надбавку работодатель не обязан, но он делает это для отдельных сотрудников в индивидуальном порядке, отражая условия назначения в специальном Положении, колдоговоре или другом локальном акте, такая выплата и будет персональной надбавкой. Право назначать такие выплаты работодателем предоставляет ст. 135 ТК РФ.

Целесообразность назначения персональных надбавок

В каких случаях работодателю может понадобиться механизм персональных надбавок? Когда может потребоваться сделать вознаграждение за труд особенным для какого-то конкретного работника или их группы? Возможны следующие варианты:

  • работодатель хочет выделить успехи конкретного сотрудника;
  • есть желание поощрить сотрудника за обладание выдающимися или уникальными знаниями и умениями;
  • нежелательно менять сложившуюся систему ставок и окладов, но при этом есть потребность в дополнительном стимулировании работников.

Разные виды персональных надбавок

Вид надбавки может определяться различными факторами:

  1. Основание для начисления – работодатель вправе назначить персональную надбавку:
    • за стаж;
    • за уровень квалификации;
    • за определенную интенсивность труда;
    • за профмастерство;
    • за выполнение особых по важности и/или срочности заданий;
    • за «бонусные» умения и навыки, например, владение иностранным языком;
    • за ученую степень в профильной области;
    • за труд в условиях служебной тайны и др.
  2. Время действия положений о надбавке – можно установить эти выплаты как на постоянной основе, так и временно:
    • на месяц;
    • на квартал;
    • на год;
    • бессрочно.
  3. Размер надбавки может определяться по-разному:
    • в локальных документах закреплена фиксированная сумма;
    • сумма надбавки исчисляется определенным образом, например, как процент от оклада или средней зарплаты;
    • определение размера по коэффициенту трудового участия: ежемесячная сумма, выделяемая на надбавки, будет по-разному распределяться внутри группы работников.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Несмотря на то что сумма на персональные надбавки никак законодательно не лимитируется, не следует устанавливать их в размере, превышающем месячный оклад. Большие надбавки сложно обосновывать в суде в случае каких-либо споров, высока вероятность признания их частью обязательных выплат. Практика показывает, что максимальный размер персональной надбавки не должен быть более 50% от оклада, а оптимальный – 10-20%.

Кому назначают персональную надбавку, а кому нет

Дополнительные персональные выплаты могут быть назначены любому штатному сотруднику организации, поскольку они плюсуются к его окладу, часто вычисляясь как процент от его размера. При этом оформление сотрудника в штат не имеет особого значения, на персональную надбавку может претендовать:

  • заключивший обычный трудовой договор сотрудник;
  • «срочник»;
  • работающий по совместительству.

Не принято назначать персональные бонусные выплаты таким категориям трудящихся:

  • внештатным сотрудникам;
  • рабочим, трудящимся по договору подряда;
  • заключившим гражданско-правовые договоры.

Оформление персональной надбавки

Работодатель не обязан включать условия персональной надбавки в трудовой договор, так как это стимулирующая выплата. Но так как это все же часть оплаты труда, ее необходимо документально обосновать. Для этого нужно регламентировать персональную надбавку в коллективном договоре или в Положении об оплате труда и обязательно сослаться на этот документ в тексте трудового соглашения (ст. 57 ТК РФ).

ВАЖНО! Если работодатель не внесет положения о надбавке в локальные документы, выплачивая ее без оформления, ему не угрожает законодательная ответственность. Единственное, что может служить минусом для нанимателя в такой ситуации, — это то, что необоснованные выплаты не получится отнести на расходы, снижающие налоговую базу.

Ходатайство и приказ о персональной надбавке

Как еще можно оформить выплату персональной надбавки, если не проводить ее отдельным документом? Это может быть нужно, когда характер выплат не систематический, а разовый или рассчитан на определенный период. В таком случае целесообразно составить служебную записку (ходатайство) от непосредственного руководства более высокому, имеющему правомочность назначать надбавку. Это может быть генеральный директор, финансовый директор, руководитель отдела персонала, главный бухгалтер и т.д. В тексте записки, помимо обязательных реквизитов деловых документов, следует указать:

  • доводы, обосновывающие назначение надбавки конкретному сотруднику или их группе;
  • предполагаемую сумму доплаты;
  • за счет каких средств предполагается назначение надбавки (например, из фонда оплаты труда или за счет увеличения прибыли от продаж и т.п.);
  • срок действия дополнительных выплат.

ВНИМАНИЕ! Бессрочные надбавки не принято оформлять с помощью служебных записок. По истечении вписанного срока можно снова ходатайствовать о назначении надбавки. Такого рода документом можно просить о назначении, увеличении, снижении, продлении или отмене персональной выплаты.

Составленная служебная записка, завизированная руководством, станет основанием для подготовки приказа о начислении надбавки. Оформление этого приказа может быть в произвольной форме. Важно грамотно мотивировать назначение дополнительных выплат, поскольку их целесообразность с производственной или экономической точки зрения является гарантией отнесения этих затрат на себестоимость продукции, что очень строго проверяется налоговиками.

После издания приказа о назначении надбавки работник должен быть ознакомлен с ним, что подтверждается личной визой (эта процедура обычна для любых приказов).

Отмена персональной надбавки

Как и установка, отмена или изменение персональной надбавки происходят по приказу руководства.

ВНИМАНИЕ! Работодатель не обязан информировать персонал о мотивах назначения персональных надбавок и их суммах, но если он собирается прекратить эти выплаты, лучше предупредить об этом заранее.

Важные нюансы персональных прибавок

Все финансовые вопросы важно правильно регламентировать и учитывать все законодательные тонкости. При назначении персональных прибавок работодателю обязательно нужно брать во внимание некоторые обстоятельства:

  1. Правильно оформленная персональная надбавка по бухгалтерии проходит как «расходы на оплату труда».
  2. Надбавку начисляют одновременно с заработной платой.
  3. Данная выплата включается в расчет среднего заработка, нужный для исчисления, например отпускных (Постановление Правительства РФ № 922 от 24 декабря 2007 года в редакции 15.10.2014 г.).
  4. При нарушении прописанного в положении о надбавке срока, когда выплата необоснованно и неожиданно для сотрудника прекращается раньше, работник вправе требовать доначисления надбавки и выплаты пени за просрочку.
  5. Если начальником структурного подразделения не будет вовремя отправлена служебная записка, персональные выплаты будут прекращены, ведь именно этот документ является основанием для издания приказа о начислении средств.
  6. Если работника, получающего персональную надбавку, перевели на другую должность, право на надбавку за ним не сохраняется, если она не предусмотрена положениями новой должности.
  7. Смена руководства организации может повлечь за собой изменения в положениях о персональных надбавках.
  8. Персональную надбавку обязательно отражают в штатном расписании, указывая номера приказов о ее начислении.

Еще по теме:

  • Закон о библиотечной деятельности Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ "О библиотечном деле" (с изменениями и дополнениями) Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ"О библиотечном деле" С изменениями и дополнениями от: 22 августа 2004 г., 26 июня 2007 г., 23 июля, 27 октября 2008 г., 3 июня, 27 декабря […]
  • Уплата налогов в севастополе Крымчане пока не будут платить налог на имущество ФНС России в ответе на интернет-обращение уточнила, что жители Республики Крым и города федерального значения Севастополь освобождаются от уплаты налога на имущество физлиц в связи с отсутствием нормативно-правовой базы (письмо […]
  • Иаз приказ мвд Приказ МВД России от 14.12.2016 N 842 (ред. от 07.06.2017) "О дополнительном отпуске за ненормированный служебный день сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации" (Зарегистрировано в Минюсте России 10.01.2017 N 45146) МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 14 […]
  • Приказ о приеме с испытательным сроком образец Трудовой договор: срок испытания Обновление: 17 мая 2016 г. Если работодатель при трудоустройстве работника пожелал проверить соответствие его деловых качеств той должности, на которую работник принимается, он вправе включить условие о такой проверке (испытании) в трудовой договор. Срок […]
  • Новый приказ о поднаёме Приказ Министра обороны РФ от 27 мая 2016 г. № 303 "Об организации в Вооруженных Силах Российской Федерации выплаты денежной компенсации за наем (поднаем) жилых помещений" В целях реализации в Вооруженных Силах Российской Федерации постановления Правительства Российской Федерации от 31 […]
  • Кто имеет право применять бсо Федеральный закон "О ККТ" Информация об изменениях: Наименование изменено с 3 июля 2018 г. - Федеральный закон от 3 июля 2018 г. N 192-ФЗ Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ"О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" С изменениями […]
  • Пленум верховного суда рф 2014 года Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 27 июня 2013 г. N 19 "О применении судами законодательства, регламентирующего основания и порядок освобождения от уголовной ответственности" (с изменениями и дополнениями) Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 27 июня 2013 г. N 19"О […]
  • Закон об персональной информации Закон "О персональных данных" Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ"О персональных данных" С изменениями и дополнениями от: 25 ноября, 27 декабря 2009 г., 28 июня, 27 июля, 29 ноября, 23 декабря 2010 г., 4 июня, 25 июля 2011 г., 5 апреля, 23 июля, 21 декабря 2013 г., 4 июня, 21 […]