Образец приказа о разработке графиков отпусков

Приказ о составлении графика отпусков на 2018 год: образец

Почему нужно составлять график

Работники имеют право на отпуск, установленное трудовым законодательством. Во избежание конфликта интересов очередность отпусков устанавливается внутренним локальным документом организации – графиком отпусков.

График отпусков, утвержденный руководителем организации, учитывает интересы работников и составляется с учетом особенностей хозяйственной деятельности компании. Ведь из-за отпусков персонала не должны пострадать и бизнес-процессы предприятия. График отпусков обязателен как для работников, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ).

К сведению
Для составления графика отпусков используют форму №Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако организации могут разработать и использовать свой собственный бланк.

С чего начать

До того, как составить и утвердить график отпусков имеет смысл узнать об отпускных планах сотрудников. Для этого нужно издать приказ о составлении графика отпусков.

К сведению

Организации, созданные в текущем году, должны составлять график отпусков только на следующий год. Нужно успеть это сделать не позднее чем за две недели до начала следующего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). По факту получается, что график должен быть составлен не позднее 17 декабря. Составлять график на год, в котором организация создана, не нужно.

Этот приказ обяжет руководителей структурных подразделений собрать информацию о планируемых отпусках своих подчиненных. На основе собранных данных отдел кадров составит проект графика отпусков, сведя воедино полученную из структурных подразделений информацию.

Так как график отпусков должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего года, составить приказ о подготовке графика и разработать проект нужно заранее (ст. 123 ТК РФ).

Чтобы облегчить работу кадровиков, наши эксперты подготовили образец приказа о составлении графика отпусков.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Издаем приказ о составлении графика отпусков на 2018 год: образец

Летняя пора – это традиционное время отпусков. Однако все хорошее быстро заканчивается, и нужно не забыть составить график отпусков на следующий год. Лучше это сделать заранее, не откладывая на потом. Поэтому осенью самое время вспомнить об этом и издать приказ о составлении графика отпусков на 2018 год. Для чего это нужно и как это сделать, расскажем в статье.

График отпусков обязателен для всех

Работники имеют право на отпуск, установленное трудовым законодательством. Во избежание конфликта интересов очередность отпусков устанавливается внутренним локальным документом организации – графиком отпусков.

График отпусков, утвержденный руководителем организации, учитывает интересы работников и составляется с учетом особенностей хозяйственной деятельности компании. Ведь из-за отпусков персонала не должны пострадать и бизнес-процессы предприятия. График отпусков обязателен как для работников, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ).

Для составления графика отпусков на 2018 год используют форму №Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако организации могут разработать и использовать свой собственный бланк.

К составлению графика нужно подготовиться

До того как составить и утвердить график отпусков имеет смысл узнать об отпускных планах сотрудников. Для этого нужно издать приказ о составлении графика отпусков.

Организации, созданные в текущем (2017) году, должны составлять график отпусков только на следующий год – 2018. Нужно успеть это сделать не позднее чем за две недели до начала следующего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). По факту получается, что график должен быть составлен не позднее 17 декабря. Составлять график на год, в котором организация создана, не нужно.

Этот приказ обяжет руководителей структурных подразделений собрать информацию о планируемых отпусках своих подчиненных. На основе собранных данных отдел кадров составит проект графика отпусков, сведя воедино полученную из структурных подразделений информацию.
Так как график отпусков должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2017 года, составить приказ о подготовке графика и разработать проект нужно заранее (ст. 123 ТК РФ).

Чтобы облегчить работу кадровиков, наши эксперты подготовили образец приказа о составлении графика отпусков.

Приказ о графике отпусков

Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ график отпусков должен в обязательном порядке разрабатываться и утверждаться в любой организации.

График отпусков – это сводный график, в котором организация планирует продолжительность и очередность предоставления отпусков.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Если в организации он отсутсвует, то за несоблюдение трудового законодательства работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей или приостановить деятельность компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Первым этапом составления является издание приказа о разработке графика отпусков на следующий календарный год.

Требования к началу разработки графика в законодательстве отсутствуют, следовательно, унифицированной формы приказа нет. Кадровые службы оформляют этот приказ произвольно.

Приказ о разработке графика должен содержать следующие данные:

  • Ф.И.О. и должность кадрового специалиста, которому поручено возглавить и провести работу по составлению графика отпусков;
  • список сотрудников, которые должны работать под руководством кадрового специалиста над составлением документа (подготовить и проанализировать листы опроса, учесть особые категории работников, которым отпуск должен предоставляться в удобное для них время);
  • сроки подготовки документа. Срок должен устанавливаться приказом исходя из того, что график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления следующего календарного года.

Приказ о разработке графика относится к приказам по основной деятельности.

Приказ об утверждении графика отпусков не составляется. В шапке формы Т-7 содержит поле «Утверждаю», там руководитель визирует подписью документ.

Этот документ используется в следующих процедурах:

Приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год

Статьи по теме

Приказ об утверждении графика отпусков составляют не позднее чем за две недели до начала нового года. Образец приказа об утверждении графика отпусков на 2018 год смотрите в этой статье.

Отдельные компании не оставляют приказ об утверждении графика отпусков и это не является нарушением, ведь в типовой форме графика уже есть специальное поле для его утверждения руководителем. Однако на практике часто утверждают график отпусков отдельным приказом.

В приказе об утверждении графика отпусков руководитель может сделать дополнительные распоряжения по организации, касающиеся предоставления отпусков работникам. Например, обязать сотрудника кадровой службы ознакомить всех с графиком, а также подготовить документы для отпусков. А бухгалтерию — обеспечить выплату отпускных согласно графику отпусков и резервирование средств.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год: образец

Унифицированной формы приказа об утверждении графика отпусков нет, поэтому можно составить его в произвольном виде.

Приказ об утверждении график отпусков

Общество с ограниченной ответственностью
«Октябрь»

ПРИКАЗ № 12

об утверждении графика отпусков

8 декабря 2017 г.

На основании статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации

1. Утвердить график отпусков работников общества с ограниченной ответственностью «Октябрь» на 2018 год в соответствии с приложением.

2. Инспектору отдела кадров Е.И. Северяниной обеспечить ознакомление работников общества с ограниченной ответственностью «Октябрь» с графиком отпусков на 2018 год, а также составление необходимой документации для предоставления очередных отпусков работникам.

3. Главному бухгалтеру А.П. Ивановой обеспечить своевременный расчет отпускных, а также резервирование средств для выплаты отпускных работникам в соответствии с графиком отпусков на 2018 год.

Приложение: график отпусков на 2018 год.

Генеральный директор
ООО «Октябрь» А.А. Ильин

Подготовка приказа о графике отпусков

Каждый работник имеет право на оплачиваемый отпуск один раз в году. Эта норма прописана в трудовом законодательстве. При этом обязательства по его предоставлению наложены на работодателя.

Часто работники не идут в отпуск, а работодатели отмалчиваются. Хотя в законе прописано, что непредоставление отпуска не может производиться в течение двух лет подряд.

Действенным способом отправления сотрудников в отпуск является составление графика. На основании документа происходит информирование работников о количестве отпускных дней, порядке их использования. Приказ о графике отпусков должен быть составлен своевременно в соответствии с определенными требованиями.

Главные особенности

Составление и утверждение графика происходит в определенном законом порядке. Для того, чтобы правильно организовать отдых работников, используется опросный лист и определяется оптимальная очередь. Для оформления документа необходимо ориентироваться на образец, который доступен в интернете.

Зачем он необходим

График отпусков предусматривается Трудовым кодексом РФ. Он необходим для определения порядка выхода работников в оплачиваемый отпуск. Документ составляется работодателем и является обязательным к исполнению.

Юридические лица, независимо от статуса и количества работников, должны своевременно выпускать приказ о графике отпусков. При его отсутствии фирма может быть привлечена к административной ответственности. В этом случае на руководителя налагается штраф.

Если нарушение выявляется в деятельности должностного лица, то заплатить придется 1 000 – 5 000 рублей. Санкции для юридических лиц предусматриваются в размере 30 000 – 50 000 рублей или в виде приостановления деятельности на 90 суток.

Индивидуальные предприниматели могут не составлять график. Им разрешено согласовывать отпуска совместно с сотрудниками. Однако рекомендуется все же подготовить документ. Ведь работники должны своевременно и в полном объеме использовать свое законное право.

Составление графика потребуется для:

  • напоминания работодателю о предоставлении положенного отдыха, а также работнику о его праве;
  • установления очередности выхода в отпуск, учитывая взаимозаменяемость сотрудников, характер производства;
  • использования информации из графика с целью создания резерва на оплату отпуска (по бухгалтерии и налогам).

Опросный лист

Определение порядка очереди выхода сотрудников в отпуск возможно на основании опросного листа. Законодательно не предусматривается универсальный способ выяснения данных. Опросный лист составляется произвольно.

В нем нужно указать:

  • фамилии, имена, отчества сотрудников;
  • даты выхода в отпуск (в полный или частичный);
  • дату составления документа;
  • подписи каждого работника.

Бумага является подтверждением того, что сотрудники высказали пожелание о выходе в отпуск. В учреждении может подготавливаться несколько опросных листов. Количество определяется на основании численности сотрудников и числа структурных подразделений. Чаще всего листы составляются на каждый отдел.

Образец приказа об утверждении графика отпусков

Оптимальная очередь

На основании опросного листа не всегда удается составить график. Ведь только руководитель знает о взаимозаменяемости работника. Поэтому он может вносить изменения в план отпусков. В учреждении существует понятие оптимальной очередности.

Начальники отделов должны предоставить отпуск первоочередным лицам, к каким относится:

  • молодые сотрудники (до 18 лет);
  • работники, воспитывающие несовершеннолетнего ребенка с инвалидностью;
  • женщины, воспитывающие двоих детей, не достигших 12 лет, или отцы-одиночки с аналогичной ситуацией;
  • сотрудники, которых вызвали во время ежегодного оплачиваемого отпуска на работу;
  • почетные доноры Российской Федерации и СССР.

Также выделяют работников, которые имеют внеочередное право на отпуск в особенных случаях.

Среди них выделяют:

  • мужей в период нахождения супруги в отпуске по беременности и родам;
  • женщин до ухода в отпуск по беременности и родам или по истечении отпуска по уходу за ребенком;
  • внешних совместителей, которые уходят в отпуск по основной деятельности;
  • родителей несовершеннолетних детей в случае поступления последних в сузы и вузы другого региона.

В права работодателя входит возможность (не обязанность) деления отпуска на две части, одна из которых составляет не менее 14 дней. Если отдых делится, то эта информация должна быть отражена в графике отпусков.

Если работник в момент формирования графика не отработал положенные ему 6 месяцев, то внесение его в документ возможно по согласованию с руководством авансовым способом. Ведь в 2018 году, несмотря на то, что он не отработал пока положенный срок, он все же планирует уйти в отпуск.

Данное правило не касается:

  • женщин, уходящих в отпуск по беременности и родам;
  • сотрудников, не достигших 18 лет;
  • усыновителей детей до 3 месяцев;
  • супругов, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам.

Этим работникам предоставление отпуска производится на основании письменного заявления даже при трудовой деятельности менее 6 месяцев.

Где скачать образец

Приказ, который утверждает график отпусков, издается в то же время, что и сам документ. Выпустить его необходимо не позднее, чем через две недели после наступления нового года.

Образец графика, приказа, а также форму Т-7, куда вносятся сведения, можно скачать в интернете.

На предприятиях приказы не составляются, так как сама форма графика содержит строку для подписи руководителя. Это не является противозаконным. Однако приказ может подтвердить вступление документа в законную силу и зафиксировать дату составления графика.

Как составить приказ о графике отпусков

Для составления графика используется форма Т-7. Но работодатель имеет возможность на самостоятельное, по личному усмотрению, введение бланка графика. Важно, чтобы он содержал основные графы документа.

Выделяют шесть обязательных к заполнению граф:

  1. В первом разделе прописывается структурное подразделение, в котором трудится работник.
  2. Вторая графа отражает данные о специалисте. К ним относят должность согласно штатному расписанию.
  3. Третья графа содержит фамилию, имя и отчество.
  4. В четвертом разделе указывается табельный номер.
  5. Пятый столбец необходим для указания количества дней отпуска (календарных), на которые может претендовать сотрудник. Отдельно указывается дробление отпуска (при желании работника и разрешении работодателя).
  6. Шестая графа содержит дату начала отпуска сотрудника.

После составления документа производится его заверение у руководства учреждения. Далее сотрудники знакомятся с подписанным документом.

Дополнительно могут быть введены графы с указанием фактической даты выхода работника, наслоения отпусков за два года друг на друга. Если в один период работник уходит в отпуск за предшествующий период, то ставится пометка в графике.

Для того, чтобы понять возможность ухода в отпуск за два года, стоит рассмотреть пример. Сотрудник принят на работу 25 июля 2018 года. Первый рабочий год у него заканчивается 7 июля 2018 года, а второй – 7 июля 2018 года. Если он возьмет отпуск в мае 2018 года (за первый год) и в ноябре 2018 года (за второй год), он может отгулять два отпуска.

Отражаем информацию об отпуске в личной карточке

Если сотрудник заранее уходил в отпуск, то в графике отмечается отсутствие календарных дней на предстоящий период.

Для утверждения приказа о графике отпусков можно воспользоваться двумя способами. В первом случае руководитель лично подписывает документ, а во втором – издается приказ организации.

Первый способ предусматривает проставление визы начальника в верхнем правом углу документа. Второй вариант – создание приказа с утверждением графика отпусков, который будет являться приложением.

Пошаговая инструкция процедуры

Разработка графика производится на предстоящий год. Утверждение проводится не позднее, чем через две недели после наступления нового года.

Подготовка графика предусматривает несколько этапов:

  1. Необходимо утвердить форму графика. Делают это кадровые сотрудники по согласованию с руководителем учреждения. Она может быть унифицированной или самостоятельно разработанной.
  2. Далее прописывается порядок составления и согласования документа. Он регламентируется нормативно-правовыми актами внутреннего пользования, коллективным договоров или отдельным приказом. Обязательно указывается ответственное лицо, сотрудники по каждом подразделению, предоставляющие сведения, срок передачи данных.
  3. На следующем этапе отпуска включаются в график. Они могут быть ежегодными основными и дополнительными оплачиваемыми (более 28 дней у сотрудников ДОУ, госслужащих, несовершеннолетних работников, инвалидов, на вредном производстве и с ненормированным рабочим днем), а также не использованными в прошлом году.
  4. Далее рассчитываются дни отпуска, которые включаются в график. Данные определяются на основании даты окончания рабочего года сотрудника. Если отпуск делится на части, то нужно получить согласие работника и проследить, чтобы один из периодов был не менее 14 дней.
  5. Важно учитывать пожелания работников. Однако решение остается за руководителем, который определяет очередность. Выяснить желания сотрудников можно с помощью опросного листа и заявлений о включении в график.
  6. После утверждения графика производится ознакомление сотрудников с документом. Важно предупредить работника за две недели до выхода в отпуск о предстоящей дате.
  7. Стоит учитывать возможные изменения графика. Если они планируются, сотрудник пишет заявление о переносе отпуска. Решение выносится в виде приказа руководства. Тогда в графике делаются корректировки.

Дополнительные условия

Не все работодатели знакомы с обязанностями по оповещению сотрудников об отпуске. При этом законодательно предусматривается ответственность за отсутствие графика и несвоевременном ознакомлении сотрудников с ним.

Что отражать в содержании

Важным моментом является правильное составление графика. Это позволит избежать разногласий работников и руководителя.

Еще по теме:

  • Налог с продажи участка до 1000000 Облагается ли налогом продажа земельного участка, в случае если он продан спустя год после покупки ровно по той же цене, что и куплен? Появился новый вопрос: облагается ли на данный момент продажа земельного участка, который был куплен 1 год 1 мес назад, т.е. в декабре 2010 года. […]
  • Претензия образец по договору перевозки Претензия по договору перевозки Претензия по договору перевозки является обязательной до обращения в суд с исковыми требованиями к перевозчикам. Это означает, что исковое заявление при неудовлетворительном качестве услуг по перевозке, будь то багаж или люди, будет принято судом только в […]
  • Приказ фст 91 от Приказ фст 91 от ТРИНАДЦАТЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ АПЕЛЛЯЦИОННЫЙ СУД191015, Санкт-Петербург, Суворовский пр., 65http://13aas.arbitr.ruПОСТАНОВЛЕНИЕ 02 июня 2014 года Резолютивная часть постановления объявлена 26 мая 2014 годаПостановление изготовлено в полном объеме 02 июня 2014 […]
  • Какие обязанности прокурора Профессия прокурор Деятельность прокурора – одна из самых опасных, сложных и насыщенных. Вопреки всеобщему мнению, большую часть работы прокуроры проводят на рабочем месте, изучая бумаги. Так в чем же здесь интерес? Прокурор – это человек с юридическим образованием, который уполномочен […]
  • Правила внутреннего трудового распорядка гарант Вопрос: Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют среди прочего режим работы. Обязательно ли нужно прописывать режим работы в тексте ПВТР в разделе "Режим труда и отдыха" или можно в этом разделе сделать ссылку на приложение к ПВТР и прописать все режимы работы, действующие […]
  • Какие года берутся для начисления пенсии 2014 Какие года берутся для начисления пенсии по старости? Здравствуйте! Я родился 25июля 1953 года, и в этом месяце иду на пенсию. У меня стаж 28 лет. Скажите пожалуйста какие лучше брать года, чтоб пенсия была выше? И влияет ли зарплата ? И еще обязательно ли нужно предоставлять непрерывный […]
  • Алименты на мать т ребенка Как подать на алименты на мать? Как правило, алименты приходится платить отцу – ведь после развода дети остаются с матерью. Но так происходит не всегда — иногда именно мать отказывается от выполнения родительских обязанностей по воспитанию и материальному содержанию детей. Согласно […]
  • Заявление о получении наследства образец Заявление о вступлении в наследство: примеры и образцы Главным этапом оформления документов на наследственные права считается написание заявления. Это самое начало пути, который предстоит пройти претенденту для подтверждения своих прав. Чтобы быстро оформить свидетельство, которые […]