Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков

Здравствуйте. Нашим работникам установлены дополнительные оплачиваемые отпуска за вредные условия труда. Если отпуска за вредные условия труда формируются в дела со сроком 50 лет, то такие отпуска всегда нужно оформлять отдельным приказом, т.е. не должны использовать пункт «Б» в унифицированной формы Т-6 и регистрировать в журнале регистрации приказов со сроком хранения 50 лет? Что делать если все годы (5 лет) отпуска оформлялись в одном приказе, используя пункты «А», «Б» и «В» формы Т-6? Может отпуска таких работников подшивать в дела со сроком хранения 50 лет?

Здравствуйте! При оформлении приказов на отпуска для работников с тяжелыми и вредными условиями труда заполняется пункт Б формы Т-6. Согласно ст. 19 б Перечня 2010 года такие приказы хранятся 50 лет, включаются в опись дел по личному составу. Если ранее такие приказы формировались вместе с остальными приказами на отпуска, со сроком хранения 5 лет, то такие дела надо переформировать.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся приложения к трудовому договору с наименованием, размером коэффициента, суммой оклада, а также расчет оклада работника? Срок хранения трудовых договоров 75 лет, может приложения имеют меньший срок и их нужно формировать отдельно? Спасибо.

Здравствуйте! Такие приложения являются неотъемлемой частью трудового договора, формируются вместе с договором, имеют такой же срок хранения. Рекомендуется формировать трудовые договоры в составе личных дел работников.

Здравствуйте. Будьте добры, подскажите, приказы о совмещении должностей входят в состав личного дела как и все остальные, перечисленные в ст.19б ТПУД 2010?

Здравствуйте! Приказы о совмещении профессий относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 (50) лет, формируются в одном деле с приказами о приеме, переводе, увольнении. В личное дело подшиваются копии или выписки из приказов по личному составу.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения и статью к документам (заявление, справка о месте работы, копия паспорта) работника, для предоставления мер социальной поддержки (например: компенсация за проезд). Работаю в бюджетной организации, личные дела не ведутся. Спасибо!

Здравствуйте! Срок хранения – 5 лет после снятия с учета получателя социальной помощи (ст. 900а, 900е «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Здравствуйте! Подскажите, приказы о внесении изменений в штатное расписание где хранятся. со штатными расписаниями или с приказами по осн.деятельности. У нас я такие нашла с индексом л/с и «к». вот и запуталась. И еще. приказы о поощрении хранятся 75 лет, а если они с индексом «к»? Евгения, а какие приказы о вн, изменений в шт.расписание хранятся 75 лет?

Здравствуйте! Все приказы об утверждении штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание относятся к приказам по основной деятельности и хранятся постоянно. 75 лет хранятся штатные расстановки (ст.74 Перечня 2010 года). Если штатное расписание или изменение к нему утверждено приказом, оформлено как приложение к приказу с грифом «УТВЕРЖДЕНО приказом от… №…», то оно подшивается вместе с приказом в деле с приказами по основной деятельности. Если штатное расписание утверждено без приказа с проставлением грифа «УТВЕРЖДАЮ…, дата, подпись руководителя», то такое штатное расписание формируется в отдельное дело, к нему подшиваются все изменения, оформленные аналогично. Заголовок дела: «Штатное расписание управления на 2017 год и изменения к нему». Лучше оформлять штатные расписания по второму варианту, он более удобен в использовании, т.к. все документы по данному вопросу сформированы в одно дело.

Все приказы о поощрениях относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет (Закон № 43-ФЗ — 50 лет), какое бы литерное обозначение им не было проставлено при оформлении. При неправильном оформлении надо по окончании делопроизводственного года переформировывать приказы по срокам хранения. Если нумерация приказов при этом нарушается, то в заголовке дела номера не указываются, в предисловии к описи дел отмечается, что при переформировании дел с приказами был нарушен порядок нумерации.

У нас штатные расписания с грифом «утверждаю’. Получается, приказы о внесении изменений в шт. расписания хранятся вместе с штатными расписаниями. А штатные расстановки отдельно или они могут с чем-то группироваться?

Здравствуйте! Штатные расстановки формируются в отдельное дело и включаются в опись дел по личному составу.

Здравствуйте! Я недавно устроилась работать в школу, секретарем. Нужно навести порядок в архиве, но не знаю точно какие документы оставить, а какие можно уничтожить. Хотелось бы узнать сколько хранятся классные журналы, личные дела учащихся, личные дела работников. И ещё, хранить ли приказы по личному составу, если все они делаются ещё и в рукописном варианте. Заранее спасибо!

Здравствуйте! Сроки хранения основных управленческих документов определяются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Для определения сроков хранения специфических документов существуют ведомственные перечни. Для школ это будет Перечень документов с указанием сроков хранения Министерства просвещения СССР. Согласно Перечню 2010 года приказы по личному составу и личные дела работников хранятся 75 лет (50 лет – по Закону 42-ФЗ). Если приказы написаны от руки, срок хранения остается таким же. Вы же не можете задним числом их переоформить. Главное, чтобы была подпись руководителя и дата. Сроки хранения личных дел учащихся, классных журналов устанавливаются ведомственным перечнем.

Здравствуйте! Хотелось бы спросит в нашей организации нумерация приказов ведется н-р №25 от 17.08.2017, №25/2 от 17.08.2017, №25/3 и т.д. если издаются приказы в 1 день. Правильно ли у нас? И если нет, то какой распорядительный документ мы нарушаем?

И еще один вопрос Отзыв из отпуска в каком журнале фиксировать?

Здравствуйте! Нет неправильно. Приказы должны иметь валовую нумерацию, независимо от того, сколько приказов в день издается.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста. приказы о предоставлении отпуска без сохранения зар. пл и отпуска по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком могут регистрироваться и хранится с приказами о приеме, переводе и увольнении? Спасибо.

Здравствуйте! Перечисленные Вами приказы и должны регистрироваться и подшиваться вместе с приказами о приеме, переводе и увольнении, так как они имеют один срок хранения (75 лет или 50 лет по закону 43 ФЗ).

Наша организация начала существовать с 2009 года, в штате 18 человек. С 2009 года все приказы (по основной деятельности, по личному составу и др.) хранятся в одной папке, т.е. старым работником приказы не распределялись по группам как положено. Как мне теперь распределить все старые приказы по группам? И могу ли я с нового года, например, начать распределять приказы по группам.

Здравствуйте! С нового календарного года вам следует начать регистрацию и формирование приказов в разные дела по их видам. При составлении описей дел и оформлении дел за 2009—2017 гг. надо сформировать отдельные дела по таким же группам.

Добрый день. Разъясните, пожалуйста, какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие к приказам по основной деятельности? Какими нормативными актами следует руководствоваться на сегодняшний день для того, чтобы грамотно вести делопроизводство в образовательной организации?

Здравствуйте! К приказам по основной (профильной) деятельности относятся приказы, касающиеся служебной, производственной (у вас — образовательной) деятельности организации. К приказам по личному составу относятся приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, об аттестации, повышении квалификации, награждении, оплате труда и др. Подробно о содержании приказов по личному составу и делении их на приказы временного и долговременного срока хранения перечислено в ст. 19 б Перечня 2010 г.

Для грамотного ведения делопроизводства вам понадобится ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Рекомендую использовать также «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются

Приказами по личному составу документально оформляются [c.81]

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. [c.81]

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание (в сложных — по каждому пункту и подпункту), в котором указывают документы, послужившие основанием для его издания. [c.81]

В приказе по личному составу обязательна запись [c.81]

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ. [c.82]

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством. [c.82]

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам включаются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу., [c.82]

В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков,, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу. [c.82]

Кадровое и управленческое делопроизводство прежде всего включает разработку штатного расписания, должностных инструкций, приказов по личному составу и ведение личных дел. Чаще всего сюда же может относиться информация о расчете заработной платы сотрудников организации. Внутриорганизационное кадровое планирование включает работу по анализу, оценке затрат и контролю. Так, при организации обучения персонала необходимо проанализировать потребность в обучении и загрузку работников, иметь информацию по планированию их использования, произвести оценку затрат на предполагаемое обучение. После чего можно переходить к составлению собственно плана подготовки, его реализа-ции-и контролю. [c.169]

Приказы по личному составу (кадрам) организации имеют целью [c.7]

Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п. [c.117]

Оформление приказов по личному составу приведено в гл. 6. [c.117]

К индексам приказов по личному составу допускается добавление буквы л/с (по личному составу) или к (кадры). [c.261]

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть, например, приказ по личному составу обычно содержит только распорядительную часть в письмах-просьбах, сопроводительных письмах, письмах-извещениях, письмах-приглашениях и др. вводная часть, как правило, отсутствует. [c.154]

Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу. [c.162]

Приказ по личному составу начинается с распорядительного действия [c.165]

Пункты приказа по личному составу формулируются в строгом соответствии с требованиями КЗОТ и заканчиваются ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. [c.166]

Проект приказа по личному составу, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юристом, с руководителями структурных подразделений. Приказы по личному составу подготавливают работники кадровой службы (в небольших организациях работники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства), а подписывает руководитель учреждения. [c.166]

Согласно КЗОТ РФ каждый пункт приказа по личному составу доводится до сведения работника под расписку. [c.166]

Наберите приказ по личному составу, сохраните его под именем Приказ 2. [c.167]

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело. [c.185]

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это — приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело. [c.151]

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, [c.153]

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут О приеме на работу , О переводе на другую работу , Об увольнении , О предоставлении отпуска , О поощрении , О нарушении , О наложении административного взыскания и т.п. [c.154]

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска. [c.154]

Образцы приказов по личному составу [c.162]

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. [c.96]

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т. д.). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т. е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу. [c.210]

В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например, при составлении приказов по командировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации. [c.103]

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности. [c.160]

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа — специальный аппарат (секретариат коллегии). [c.238]

Трудовая деятельность сотрудника регулируется приказами о командировках, об отпусках, о переводе, об увольнении, о поощрениях и др. Проект приказа по личному составу подписывается руководителем организации, датируется и регистрируется. На приказе сотрудник, относительно которого он был издан, должен поставить свою визу ( С приказом ознакомлен ), дату и подпись. С приказа снимают две копии — для личного дела и для бухгалтерии — и заверяют у секретаря или в отделе кадров. [c.39]

Приказы по личному составу являются не только распорядительными, но и первичными учетными документами. К ним относятся формы Т-1 Т-5, Т-6, Т-8. [c.40]

В подразделении, занятом управлением персоналом, ведутся журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении учета приказов о командировании учета трудовых книжек и вкладышей к ним учета личных дел. Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет). Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 3 года. Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет. Приказы о поощрении работников, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы также сдаются в архив и имеют определенный срок хранения. [c.42]

Целесообразно отметить, что наряду с приказами по личному составу (о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении действия трудового договора с работником, о поощрении), оформленными в соответствии с требованиями стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов, существует возможность оформлять эти документы на унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Формы первичной учетной документации утверждены постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 г. № 136, а письмом Госкомстата от 06.04.2001 № АС-1-23/1454 из их состава изъята форма трудового договора (контракта). Приведем ниже типовую форму Т-1 приказа о приеме работника на работу, входящую в состав форм первичной учетной документации (рис. 4.4). [c.67]

Приказы по личному составу 75 л. ЭПК (ст. 66) [c.108]

Документы, поступающие из других учреждений, внутренние, а также исходящие подлежат обязательной регистрации. К таким документам относятся документы из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, докладные записки и т. д.), а также заявления, предложения и жалобы граждан. [c.87]

Приказами по личному составу оформляются прием на работу, передвижения по службе, предоставление отпусков, наложение дисциплинарных взысканий, объявление мер поощрения, увольнение и т. п. Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или теми [c.116]

Составление и оформление приказов по личному составу отличаются от приказов, отражающих деятельность учреждений или предприятий. Перед текстом приказа по личному составу помещается заголовок со словами По личному составу . Каждый пункт приказа начинается с самого действия — глагола — и пишется прописными буквами НАЗНАЧИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ, УВОЛИТЬ. С новой строки указывают фамилию, имя, отчество (полностью) лица, а затем излагают содержание пункта, указывая основание, которое раскрывает причину составления приказа. [c.117]

Иногда в пункте указывается несколько фамилий, в этом случае их располагают в алфавитном порядке. Приказы по личному составу печатают на бланках по следующей форме [c.117]

К изложению текста приказа по личному составу предъявляются определенные требования. Формулировки приказа должны четко и правильно отражать трудовые права работника. Администрация объявляет работнику приказ под расписку. [c.118]

Большое внимание при составлении приказа по личному составу уделяется визированию, когда пункты его касаются структурных подразделений учреждения. [c.118]

В течение года приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по производственной деятельности учреждения, предприятия, организации и имеют свою нумерацию (с № 1). Срок хранения таких приказов 75 лет. [c.118]

Каковы требования к составлению и оформлению приказов по личному составу [c.124]

Типовая форма содержит все необходимые реквизиты, определяющие ключевые моменты оформления найма. Если вы предпочитаете составлять приказы по личному составу согласно стандарту УСОРД, количество информации в них не должно быть меньше, чем в аналогичной унифицированной форме первичной учетной документации Т-1. [c.69]

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются

Целью издания приказов по основной производственной деятельности является [c.7]

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке — бланке приказа (рис. 3.2) или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ (рис. 3.1). [c.56]

В приказе по основной деятельности не следует приводить указания, касающиеся кадровых вопросов (трудовых отношений). [c.66]

Приказ по основной деятельности [c.117]

Приказ — это важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. [c.117]

Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п. [c.117]

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов приказа входят [c.117]

В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и должностные лица, которых касается приказ. Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям. Пример приказа по основной деятельности приведен на рис. 5.6. [c.118]

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности (см. п. 5.2.3). [c.148]

Назовите виды распорядительных документов. Укажите особенности их оформления. Опишите структуру приказа по основной деятельности, состав реквизитов, требования к оформлению. [c.155]

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан заявок рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения. [c.241]

Практика показывает, что наиболее эффективной среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан. [c.255]

Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях — предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов. [c.261]

Приказ — распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач. Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. [c.162]

Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу. [c.162]

Макет приказа по основной деятельности [c.163]

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело. [c.185]

Различаются приказы по основной деятельности и личному составу. [c.95]

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. [c.95]

Регистрация документов производится децентрализованно по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам — в отделе кадров, бухгалтерская документация — в бухгалтерии, учебная документация — в учебной части и т. д. Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации. [c.180]

Приказы по основной деятельности за 1 997 г. . [c.204]

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т. д.). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т. е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу. [c.210]

При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т. д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно документами — листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов (например Приказы по основной деятельности. ), а также для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т. д. [c.294]

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности. [c.160]

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться. [c.160]

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа — специальный аппарат (секретариат коллегии). [c.238]

Приказы по основной деятельности Пост. (ст. 6) [c.108]

Документы, поступающие из других учреждений, внутренние, а также исходящие подлежат обязательной регистрации. К таким документам относятся документы из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, докладные записки и т. д.), а также заявления, предложения и жалобы граждан. [c.87]

Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. В Констатирующей части излагаются и анализируются факты, вызвавшие издание приказа. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме первое слово этой части печатается прописными буквами с отдельной строки. Формулировки этой части приказа должны быть конкретными, четкими, ясными и не допускать различных толкований. Каждое намеченное мероприятие оформляется отдельным пунктом с указанием исполнителя — структурного подразделения или должностного лица (в дательном падеже), предписываемого действия и срока исполнения., [c.522]

Сложились определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно. [c.14]

Отдел кадров предприятия готовит проекты приказов только по личному составу. Для внесения необходимых данных в учетные документы и личные дела работников выписки из приказов по основной деятельности представляются в отдел кадров канцелярией или другим структурным подразделением, ведущим учет этих приказов, [c.65]

Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению, и имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности, проходящих через канцелярию. Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. [c.75]

Приказы по основной деятельности (копии). [c.103]

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ [c.248]

Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и по личному составу. [c.249]

Приказами по основной деятельности оформляются решения руководителя, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия или его структурных подразделений. Они издаются, когда требуется довести до сведения директивные документы, поступившие из вышестоящих органов, и необходимо наметить конкретные мероприятия, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. [c.249]

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. [c.251]

На заявлении о приеме на работу ставятся визы заинтересованных лиц. При положительном решении вопроса заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу. Трудовой договор имеет типовую форму1, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника. Иногда при заключении трудового договора устанавливается испытательный срок, который по Трудовому кодексу РФ не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях — шести месяцев. Приказ о приеме на работу оформляется на общем бланке отдельно от приказов по основной деятельности и не имеет констатирующей части. [c.39]

Приказы по личному составу

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 2

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу относятся к одним из наиболее важных документов, образующихся в кадровом делопроизводстве. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете по таким документам осуществляются практически все действия, совершаемые юридическим лицом в области кадровой политики: прием на работу сотрудников, перемещение их по должности, увольнение.

На основании приказов по личному составу осуществляется начисление заработной платы, а также производятся иные выплаты, установленные соответствующими нормативными документами. Исходя из значимости приказов по личному составу, качеству их подготовки следует уделять особое внимание. Тем не менее при их составлении все еще встречаются ошибки.

Рассмотрим их на отдельных примерах. Примеры взяты мной из конкретных документов конкретных организаций. Имена, отчества и фамилии сотрудников, безусловно, изменены.

Краткое содержание приказа

Иногда в приказе по личному составу не указывается краткое содержание документа. В соответствии с п. 2.6.16 Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536 (далее — Типовая инструкция), определено, что «заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа». В соответствии с указанным пунктом заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» («О ком?»), например:

Об изменении штатного расписания

Дата документа и редакция текста

Рассмотрим следующий пример.

О продлении срока действия трудового контракта

Николаеву Евгению Петровичу, газоэлектросварщику службы сантехсистем, вентиляции и контрольно-измерительных приборов и автоматики, продлить срок действия трудового контракта с 01.04.07 по 01 мая 2007 г. с окладом 19 000 руб. в месяц.

Основание: личное заявление Николаева Е.П.

Генеральный директор М.А. Михеев

Приведенный случай является одним из примеров того, когда в документе неправильно указывается дата. В п. 2.6.9 Типовой инструкции приводятся следующие способы написания даты:

«Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2005 г.».

Указанный пункт, правда, носит название «Дата документа». Но ведь это не означает, что в тексте самого документа способ написания даты может быть произвольным. Хотя, к сожалению, лучшим аргументом тому на сегодняшний день является, пожалуй, только указанный пункт Типовой инструкции.

Таким образом, если применяется цифровой способ написания даты, то год указывается полностью («01.04.2007», а не «01.04.07»). А если применяется словесно-цифровой способ, то число месяца, имеющее одну цифру, указывается без применения первой цифры «0» («1 мая 2007 г.», а не «01 мая 2007 г.»).

Составляя приказ, необходимо также обращать внимание на унификацию принятых обозначений дат. Так, если вы избрали цифровой способ написания даты, то такой способ должен использоваться во всем документе. Можно избрать и другой способ, но использовать его нужно по аналогии.

Таким образом, правильно оформленный приказ, рассматриваемый нами в данном примере, должен выглядеть следующим образом:

О продлении срока действия трудового контракта

Николаеву Евгению Петровичу, газоэлектросварщику службы сантехсистем, вентиляции и контрольно-измерительных приборов и автоматики, продлить срок действия трудового контракта с 01.04.2007 по 01.05.2007 с окладом 19 000 руб. в месяц.

Основание: личное заявление Николаева Е.П. от 01.04.2007.

Генеральный директор М.А. Михеев

Встречаются недостатки и в редакции текстов приказов. Приведу пример. В организации одним из пунктов приказа был зафиксирован факт увольнения сотрудника. Но несколькими днями позже сотрудник был восстановлен в этой организации в прежней должности. Факт его восстановления был зафиксирован следующим образом:

«7. Пункт N 4 Приказа 105-к от 26.12.2000 об увольнении Федорова Сергея Ивановича считать недействительным».

С точки зрения кадрового делопроизводства, возможно, в тексте приказа нет ничего зазорного. Работник увольнялся, потом передумал, и по устному соглашению сторон его на прежней работе восстановили, закрепив это решение соответствующим документом. Но с точки зрения делопроизводства в данной формулировке есть недостатки:

1. При указании пункта не указывается знак «N» (номер). В этом нет абсолютно никакой необходимости. При составлении приказов пункты указываются только в виде цифр, знак «N» не указывается.

2. После наименования вида документа более высокую актуальность имеет дата его регистрации, и только потом — его номер. Поэтому в данном случае необходимо поменять эти реквизиты местами.

3. Также после наименования вида документа необходимо указывать название организации, издающей этот документ (можно использовать официально сокращенное, только если оно соответствует учредительным документам организации).

Таким образом, данная формулировка приказа может звучать следующим образом:

«7. Пункт 4 приказа ООО «Электротехника» от 26.12.2000 N 105-к об увольнении Федорова Сергея Ивановича считать недействительным».

Оформление реквизита «Подпись»

Иногда в приказах по личному составу неправильно указывается реквизит «Подпись». Встречаются такие варианты:

Генеральный директор М.П. Алексеев

Генеральный директор Алексеев М.П.

Ген. директор М.П. Алексеев

Генеральный директор М.П. Алексеев

Требование Типовой инструкции не предусматривает в реквизите «Подпись» наличия отступа «с красной строки». Также Типовой инструкцией определен способ расшифровки подписи: сначала идут инициалы, а затем фамилия; причем интервал между инициалами не делается, а делается, наоборот, между инициалами и фамилией. Наименование должности лица, подписавшего приказ, как правило, не сокращается.

Правда, в некоторых организациях внутренними инструкциями по делопроизводству установлены несколько иные требования; в частности и к реквизитам «Подпись». В целом организации имеют право издавать и свои инструкции по делопроизводству, ведь об этом упоминается и в Типовой инструкции. Так, согласно Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «РЖД», утвержденной Приказом ОАО «РЖД» от 05.01.2006 N 1, не предусмотрен пробел между инициалами и фамилией и т.п.

Но согласно требованиям Типовой инструкции правильным является следующее оформление реквизита «Подпись»:

Генеральный директор М.П. Алексеев

Оформление листа согласования

Встречаются ошибки и в заполнении листа согласования, например:

/Начальник ДПО С.Н. Михайлова

Заместитель начальника отдела кадров Н.М. Медведева

старший инспектор ОК Листьева М.А.

В первом случае — две характерные ошибки. Во-первых, в соответствии с п. 2.6.20 Типовой инструкции косая черта перед наименованием должности не допускается. В случае если документ визирует или подписывает сотрудник, замещающий конкретное должностное лицо, перед наименованием должности указывается наименование его фактической должности, например: «Заместитель директора», а если замещение оформлено распорядительным документом организации как исполнение обязанности ее руководителя, указывается обозначение «и.о.» (исполняющий обязанности). Согласно приведенному пункту исправления можно внести как от руки, так и машинописным способом.

Во-вторых, сокращение в наименовании структурных подразделений организации допускается только в том случае, если это установлено распорядительными документами самой организации. Но с юридической точки зрения со временем может возникнуть проблема сохранности тех документов, которыми предусмотрены указанные сокращения. Поэтому считается более целесообразным при подготовке распорядительных документов подобных сокращений не использовать.

Рассмотрим еще один реквизит — «Отметка об исполнителе». Согласно п. 2.6.24 Типовой инструкции отметка об исполнителе, которая проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, не включает в себя наименование его должности. Отметка включает в себя только фамилию исполнителя, размещаемую на одной строке, и номер телефона исполнителя на другой без применения слов «Исп.» (исполнитель) и «т.» или «тел.» (телефон).

Таким образом, лист согласования приказа по личному составу в данном случае и при отсутствии внутреннего распорядительного документа организации, предусматривающего наличие сокращений в наименованиях подразделений, должен выглядеть следующим образом:

Заместитель начальника договорно-

правового отдела М.Н. Федорова

Заместитель начальника отдела кадров Н.М. Медведева

Иногда делопроизводители кадровых служб оставляют для регистрации резервные (незаполненные) номера. Причины для этого могут быть разные, например хотели послать в командировку руководителя организации или кого-либо из сотрудников, а позже надобность в этом отпала и т.п. В этом случае факт отсутствия каких-либо регистрационных номеров необходимо отражать в предисловии к описи.

Обеспечение сохранности приказов по личному составу

при их изъятии сторонними организациями

Иногда производится изъятие приказов по личному составу правоохранительными, судебными и т.п. органами. В большинстве таких случаев документы организации не возвращаются (формируются в дела изымающих органов в качестве оснований для принимаемых решений, что, безусловно, неправильно: ведь они являются только основанием; но не каждая организация согласится оспаривать подобные решения — это уже, скорее, вопрос этический). В таких случаях помимо оформления процедуры изъятия актом с приложением оснований к указанному мероприятию необходимо оставлять копии приказов, желательно с приложением факсимиле и аналогичным отражением фактов изъятия в предисловии к описи.

Формирование документов в дело и передача

на архивное хранение

Теперь рассмотрим вопрос формирования документов в дела и передачи их на архивное хранение.

Приказы формируются в дело согласно номенклатуре дел. При больших объемах приказов по личному составу Основные правила (абз. 4 п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее — Основные правила)) рекомендуют формировать приказы по личному составу раздельно:

— приказы о приеме, увольнении, перемещении по должности; о предоставлении длительных (кроме очередных, учебных и т.п.) отпусков, зарубежных командировках;

— приказы о предоставлении очередных, учебных отпусков (кроме указанных в первой группе), дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Такое деление объясняется различием категорий данных приказов и различием в сроках их хранения и устанавливается из необходимости уменьшения объемов документов, хранящихся в ведомственном архиве, оптимизацией и удобством их выделения к уничтожению по истечении срока их хранения.

При формировании приказов в дела следует также учитывать, что основаниями к ним являются документы временного (до 10 лет) хранения, поэтому если для второй группы приказов это еще допустимо, то это никак недопустимо для первой группы, имеющей срок хранения 75 лет ЭПК.

Иногда приказы по личному составу формируют вместе с приказами по основной деятельности организации. Это грубое нарушение требований как Типовой инструкции, так и абз. 3 п. 3.5.5 Основных правил. Уполномоченные органы исполнительной власти в области архивного дела (в частности, например, Главное архивное управление г. Москвы) перед приемом таких документов на госхранение требуют обязательного разделения приказов по основной деятельности от приказов по личному составу, независимо от того, к какой части архивного фонда, предусмотренной Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (государственной, муниципальной или частной), относится издающая их организация.

Еще по теме:

  • Патент по орловской области Стоимость патента в Орловской области - одна из самых высоких в ЦФО Только 4% предпринимателей в Орловской области применяют патентную систему налогообложения. Наибольшее количество патентов - в розничной торговле, по 18 видам деятельности патенты не выдавались совсем. Об этом сообщил […]
  • Пособие на 3 го ребенка 2018 Детские пособия при рождении третьего ребенка в 2018 году Начиная с 2013 года, в рамках государственной программы, жители 50 регионов Российской Федерации получают пособие за рождение третьего и последующих детей. Помимо этого, родители получают право на различные льготы. Выплаты за […]
  • Суды славск Суды славск 238600, Калининградская область, Славский район, г. Славск, ул. Калининградская, д. 10 +7 (40163) 3-12-30 238600, Калининградская область, Славский район, Славск г., Советская улица, 26 +7 (40163) 3-19-35 238600, Калининградская область, Славский район, г. Славск, ул. […]
  • Правила на подкрановый путь Приемка подкрановых путей Подкрановые пути для мостовых электрических кранов грузоподъемностью до 20 Т изготовляют из железнодорожных рельсов 2 (рис. 3) по ГОСТ 7173—54, для кранов большей грузоподъемности — из специальных крановых рельсов 7по ГОСТ 4221—65 и независимо от […]
  • Льготная пенсия для спб ЧТО ВАЖНО ЗНАТЬ О НОВОМ ЗАКОНОПРОЕКТЕ О ПЕНСИЯХ Подписка на новости Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail. 30 сентября 2014 В силу сложности и специфики профессиональной деятельности работники газовой и нефтяной отрасли имеют право на досрочное пенсионное […]
  • Приказ минфина от 6 августа 2018 г 124н Приказ Минфина РФ от 28.02.2018 N 36Н Зарегистрировано в Минюсте России 29 марта 2018 г. N 50561 МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗот 28 февраля 2018 г. N 36н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРОГРАММЫ РАЗРАБОТКИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СТАНДАРТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ ГОСУДАРСТВЕННОГО […]
  • Расчет налога на учебу Примеры расчета вычета В данном разделе мы приведем примеры расчета социального налогового вычета на обучение в разных ситуациях. Пример 1: Собственное обучение Условия получения вычета: В 2017 году Сидоров С.С. оплатил свое заочное обучение в ВУЗе в размере 80 тыс. руб. Доходы и […]
  • Закон красноярского края об информации ЗАКОНКрасноярского края О внесении изменений в Закон края «Об обеспечении прав детей на отдых, оздоровление и занятость в Красноярском крае» Статья 1 Внести в Закон края от 7 июля 2009 года № 8-3618 «Об обеспечении прав детей на отдых, оздоровление и занятость в Красноярском крае» […]