Заявление о выдаче документов из страховой

Содержание страницы:

В путешествии

Что делать в первую очередь

Если с вами что-то случилось во время вашей поездки или запланированная поездка не состоялась, нужно выполнить следующие действия.

Вам или вашему представителю необходимо в первую очередь связаться с круглосуточным диспетчерским центром по телефонам, указанным в вашем полисе ВЗР, и сообщить следующую информацию:

  • ваше имя, отчество и фамилию,
  • номер полиса, период и территорию его действия,
  • что с вами произошло и какая необходима помощь,
  • где вы находитесь, контактный телефон.

Если вы не можете связаться с круглосуточным диспетчерским центром до консультации с врачом, вы должны сделать это при первой же возможности.

Если вы самостоятельно оплатили расходы, связанные со страховым случаем, возьмите платежные документы, подтверждающие оплату понесенных вами расходов.

Представьте необходимые документы в ближайший центр урегулирования убытков компании «Росгосстрах». Это требуется для получения выплаты.

Минимальный комплект документов для представления ниже, полный перечень документов представлен в правилах страхования, действующих на момент заключения договора страхования:

Правила страхования для выезжающих за рубеж №174.
Правила страхования для путешествующих по РФ №184.
Заявление (все риски, кроме риска «Отмена поездки»),
Заявление (риск «Отмена поездки»),

  • заявление (заполняется при личном обращении в офис компании),
  • документ, удостоверяющий личность получателя страхового возмещения (паспорт),
  • документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт, свидетельство о рождении – для несовершеннолетних), если он отличается от получателя страхового возмещения,
  • страховой полис (договор страхования), приложения к страховому полису и квитанция об оплате страховой премии, если она уплачена наличными (если полис был заключен на сайте, необходимо распечатать полис, направленный по электронной почте, и предоставить распечатанную версию),
  • доверенность (если о событии будет заявлять представитель),
  • заграничный паспорт застрахованного лица,
  • документы, подтверждающие пребывание на территории наступления события (виза – при въезде в визовую страну, паспорт гражданина страны пребывания, вид на жительство и т.д.),
  • нотариальный перевод документов, заполненных на иностранном языке (при наличии).

Следующие документы предоставляются в зависимости от заявленного события:

По риску «Медицинская и экстренная помощь»

  • медицинские документы с указанием адреса и контактных данных медицинского учреждения и врача, содержащие сведения о дате обращения за медицинской помощью, состоянии здоровья в момент обращения за медицинской помощью, диагнозе, о проведенных медицинских манипуляциях и предоставленных медикаментах с разбивкой по датам и стоимости;
  • документы, подтверждающие факт оплаты медицинских услуг с указанием суммы, валюты, даты и способа платежа (в случае если медицинские счета были оплачены самостоятельно);
  • счета по неоплаченным расходам на оказание медицинской помощи (в случае если медицинские счета не были оплачены);
  • аптечные чеки/счета об оплате медикаментов, выписанных лечащим врачом в связи с установленным диагнозом и назначением (рецепт) врача;
  • официальные документы из компетентных органов страны наступления события (например, акт от перевозчика, либо справка от правоохранительных органов), подтверждающие факт несчастного случая и обстоятельства происшествия (в случае наступления события в результате несчастного случая, если такие документы составлялись);
  • документы, подтверждающие факт оплаты телефонных переговоров со Страховщиком или Сервисной Компанией (выписка оператора связи).

По риску «Отмена поездки»

  • перевозочные документы (проездные документы, приобретенные Застрахованным лицом до начала поездки, или документы, подтверждающие их покупку, проездные документы для возвращения на территорию РФ, документы, подтверждающие обмен/сдачу проездных документов, посадочные талоны и т.п.) транспортных компаний и других организаций;
  • документы транспортных компаний, подтверждающих факт и время задержки или отмены рейса (в случае задержки или отмены рейса): справка о задержке рейса от представителей авиакомпании, отметка на посадочном талоне о фактическом вылете;
  • документы, подтверждающие наступление события у застрахованного лица или его близких родственников, или лица, совершающего с застрахованным лицом совместную туристическую поездку, необходимые для установления характера страхового случая (в случае отмены поездки в связи с заболеванием, несчастным случаем, смертью застрахованного лица или его близких родственников): выписной эпикриз (в случае нахождения в стационаре), свидетельство о смерти из ЗАГС, выписка из истории болезни;
  • официальный отказ консульской службы/посольства, загранпаспорт со штампом об отказе в выдаче визы или со штампом визы или другие документы консульских служб, подтверждающие отказ в получении визы или несвоевременного получения визы (в случае отмены поездки в связи с отказом в выдаче визы);
  • документы, подтверждающие расходы в связи с отменой поездки, приобретенной через турфирму (договор о реализации туристского продукта, платежные документы, подтверждающие получение туроператором/турагентом денежных средств на оплату Договора о реализации туристского продукта, документы, подтверждающие возврат туроператором/турагентом части денежных средств согласно положениям аннуляции поездки туроператором/турагентом в случае отмены поездки, копия Договора между туроператором и турагентом (в случае реализации договора о реализации туристского продукта через турагента), справка туроператора/турагента с детализированным указанием услуг, оплаченных по договору о реализации туристского продукта, включая оплаченные штрафы за аннулирование поездки и прочие невозмещаемые расходы);
  • документы, подтверждающие расходы в связи с отменой поездки, приобретенной самостоятельно (платежные документы, подтверждающие наличный расчет или оплату банковской картой: кассовый чек, выписку с банковского счета, заверенную банком, документы из транспортной организации, подтверждающие расходы Страхователя (ЗЛ) в связи с аннуляцией/обменом проездных документов, документы из гостиницы, подтверждающие расходы в связи с аннуляцией брони номера в гостинице, доплатой проживания в гостинице при переносе сроков поездки).

По риску «Багаж»

  • документ, подтверждающий передачу багажа перевозчику (багажная бирка);
  • билеты (посадочные талоны);
  • копия претензии на имя перевозчика (авиакомпании) с отметкой о приеме претензии;
  • коммерческий акт/акт общей формы/иной документ, составленный перевозчиком/представителем перевозчика по факту поданной претензии о недостаче багажа;
  • ответ от перевозчика/представителя перевозчика об удовлетворении или отклонении претензии с указанием причин в отказе компенсации;
  • копия заявления в полицию и талон-уведомление полиции о приеме заявления, постановление о возбуждении уголовного дела/об административном правонарушении по факту кражи/хищения багажа или иной документ компетентных органов, подтверждающий факт события (при хищении багажа);
  • документ, подтверждающий факт стихийного бедствия, из компетентных органов страны, на территории которой оно произошло (при стихийном бедствии);
  • документ, подтверждающий факт пожара, из компетентных органов страны, на территории которой он произошел, или от перевозчика (при пожаре);
  • документы правоохранительных органов о расследовании события (при крушении, столкновении, опрокидывании и иных авариях с транспортным средством, на котором перевозился багаж, пропажи/утраты багажа вместе с транспортным средством, на котором он перевозился).

По риску «Гражданская ответственность»

  • вступившее в силу решение суда о возмещении вреда третьим лицам (если дело о возмещении вреда урегулировалось в судебном порядке);
  • документы, подтверждающие факт оплаты телефонных переговоров со Страховщиком или Сервисной Компанией (выписка оператора связи);
  • претензия третьего лица о возмещении ущерба;
  • платежные документы, подтверждающие расходы третьего лица (например, на ремонт поврежденного имущества или на лечение).

По риску «Несчастный случай»

  • медицинские документы с указанием адреса и контактных данных медицинского учреждения и врача, содержащие сведения о дате обращения за медицинской помощью, состоянии здоровья в момент обращения за медицинской помощью, диагнозе, о проведенных медицинских манипуляциях и предоставленных медикаментах с разбивкой по датам и стоимости;
  • официальные документы из компетентных органов страны наступления события (например, акт от перевозчика, либо справка от правоохранительных органов), подтверждающие факт несчастного случая и обстоятельства происшествия;
  • водительское удостоверение (при травме в результате ДТП, если застрахованное лицо было водителем);
  • результаты освидетельствования на алкогольное опьянение (при наличии);
  • первичные рентгенограммы (если травма сопровождалась костными повреждениями (вывихами, подвывихами, эпифизеолизами, переломами, отрывами костных фрагментов);
  • справка органа медико-социальной экспертизы об установлении группы (категории) инвалидности, протокол проведения медико-социальной экспертизы (при установлении инвалидности);
  • свидетельство о смерти из ЗАГС, документы с указанием причины смерти (медицинское свидетельство о смерти, либо иные документы в соответствии с законодательством РФ), свидетельство о праве на наследство по закону (при смерти).

Все документы предоставляются в виде оригиналов или копий, заверенных в установленном законом порядке.

Выдача страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС)

Отделение Пенсионного фонда РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области и его Управления в административных районах Санкт-Петербурга

Общее описание

Граждане Российской Федерации должны быть зарегистрированы в системе обязательного пенсионного страхования (далее — ОПС) для получения социальных услуг и льгот.

Иностранные граждане, находящиеся на территории Российской Федерации, посредством подразделений Санкт‑Петербургского государственного казенного учреждения «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее — МФЦ) не могут зарегистрироваться в системе ОПС, обменять страховое свидетельство или получить дубликат страхового свидетельства ОПС, для этого им необходимо обратиться в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — ПФР) или к работодателю.

Граждане Российской Федерации могут самостоятельно получить или обменять страховое свидетельство ОПС (его дубликат), актуализировать сведения об адресе, посредством подразделений МФЦ или через работодателя.

Для регистрации в ОПС гражданин должен получить страховое свидетельства ОПС, содержащее его страховой номер индивидуального лицевого счета (далее — СНИЛС).

В Санкт‑Петербурге с 26.05.2014 и Ленинградской области с 04.08.2014 регистрация в системе ОПС новорожденных детей осуществляется самостоятельно органами ПФР на основании сведений о государственной регистрации рождения, полученных из органов записи актов гражданского состояния.

Законным представителям может быть выдано страховое свидетельство на новорожденного ребенка в территориальном Управлении ПФР того района Санкт‑Петербурга или Ленинградской области, в котором расположен орган ЗАГС, производивший государственную регистрацию рождения, или дубликат страхового свидетельства посредством МФЦ.

Зарегистрированные в системе ОПС лица могут:

  • обменять своё страховое свидетельство ОПС с сохранением номера СНИЛС в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения, пола, установления неточности или ошибочности в сведениях, содержащихся в страховом свидетельстве ОПС;
  • актуализировать адресную часть индивидуального лицевого счета в случае изменения адреса регистрации и/или адреса фактического места жительства;
  • получить дубликат страхового свидетельства в случае утери или порчи.

В случае утраты страхового свидетельства ОПС и одновременно необходимости замены реквизитов в страховом свидетельстве (например, изменение фамилии) прием документов в МФЦ не осуществляется.

Полное наименование
(в соответствии с Административным регламентом или другим НПА):

Принцип предоставления услуги

Результат предоставления услуги

  1. Регистрация в системе обязательного пенсионного страхования:выдача страхового свидетельства, запроса на уточнение; отказ в выдаче страхового свидетельства.
  2. Обмен страхового свидетельства:
    • выдача нового страхового свидетельства, запроса на уточнение;
    • отказ в выдаче нового страхового свидетельства.
  3. Актуализация адресной части индивидуального лицевого счета (ИЛС) в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС): проведение актуализации адресной части в системе ОПС. Подготовка ответа заявителю (в письменной или устной форме) не предусмотрена.
  4. Выдача дубликата страхового свидетельства:выдача нового страхового свидетельства, запроса на уточнение; отказ в выдаче нового страхового свидетельства.

Срок предоставления услуги

В течение пяти рабочих дней с даты представления документов в ПФР. При необходимости ПФР в этот же срок направляет страхователю запрос об уточнении сведений.

Заявителями при предоставлении государственной услуги по регистрации в системе ОПС посредством МФЦ являются только граждане Российской Федерации.

Порядок действий

Порядок действий заявителя

  1. Обращается в МФЦ.
  2. Подает анкету по форме.
  3. Получает расписку-уведомление о приеме (регистрации) заявления (анкеты).
  4. В случае принятия ПФР положительного решения – получает страховое свидетельство в отделении ПФР либо посредством МФЦ в течение трех недель с даты получения ПФР анкеты застрахованного лица.
  5. В случае принятия ПФР решения об отказе – получает уведомление в течение 5 рабочих дней с даты получения ПФР анкеты застрахованного лица. При необходимости в этот же срок направляет застрахованному лицу запрос об уточнении сведений.

Основание для отказа в предоставлении государственной услуги:

  • наличие в системе обязательного пенсионного страхования лицевого счета, открытого на застрахованное лицо с аналогичными анкетными данными.

Порядок действий уполномоченной организации

Должностное лицо МФЦ:

  1. Принимает анкету по форме и документы;
  2. Проводит проверку представленных застрахованным лицом документов;
  3. Направляет документы в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации.
  1. Принимает из МФЦ документы;
  2. Проводит проверку представленных документов;
  3. В случае принятия положительного решения в течение трех недель предоставляет застрахованному лицу (в том числе посредством МФЦ) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС).
  4. В случае принятия решения об отказе в предоставлении услуги в течение трех недель сообщает заявителю о принятом решении.
  • Решение об отказе в регистрации застрахованного лица принимается территориальным органом фонда при наличии в системе обязательного пенсионного страхования лицевого счета на застрахованное лицо с идентичными анкетными данными.
  • Застрахованное лицо, получившее решение об отказе в регистрации, но не имеющее страхового свидетельства, подает заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства в территориальный орган ПФР.
  • Застрахованное лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы, не зарегистрированное в системе обязательного пенсионного страхования, проходит регистрацию в территориальном органе фонда одновременно с регистрацией в качестве страхователя.

Документы, представляемые заявителем

I. В случае регистрация в системе обязательного пенсионного страхования:

  1. Анкета застрахованного лица по форме.
  2. Для лиц старше 18 лет — паспорт гражданина РФ.
  3. Для несовершеннолетних лиц от 14 до 18 лет:
    • при личном обращении — паспорт РФ ребенка;
    • при обращении законного представителя:
      • паспорт РФ законного представителя;
      • паспорт РФ ребенка;
      • свидетельство о рождении ребенка, а также, при необходимости и документ, подтверждающий наличие у несовершеннолетнего гражданства Российской Федерации.
  4. Для несовершеннолетних лиц до 14 лет:
    • свидетельство о рождении ребенка (а при необходимости также и документ, подтверждающий наличие у ребенка гражданства Российской Федерации);
    • документ, удостоверяющий личность законного представителя.

II. В случае обмена страхового свидетельства:

  1. Заявление об обмене страхового свидетельства по форме.
  2. Для лиц старше 18 лет — паспорт гражданина РФ.
  3. Для несовершеннолетних лиц от 14 до 18 лет:
    • при личном обращении: паспорт РФ ребенка;
    • при обращении законного представителя:
      • паспорт РФ законного представителя;
      • паспорт РФ ребенка;
      • свидетельство о рождении ребенка, а также, при необходимости и документ, подтверждающий наличие у несовершеннолетнего гражданства Российской Федерации.
  4. Для несовершеннолетних лиц до 14 лет — свидетельство о рождении ребенка (а при необходимости также и документ, подтверждающий наличие у ребенка гражданства Российской Федерации).
  5. Документ, на основании которого были изменены анкетные данные (свидетельство о браке, свидетельство о перемене имени и т.п.).
  6. Старое страховое свидетельство, подлежащее обмену.

III. В случае актуализации адресной части индивидуального лицевого счета (ИЛС) в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС):

  1. Заявление.
  2. Для лиц старше 18 лет — паспорт гражданина РФ.
  3. Для несовершеннолетних лиц от 14 до 18 лет:
    • при личном обращении: паспорт РФ ребенка;
    • при обращении законного представителя:
      • паспорт РФ законного представителя;
      • паспорт РФ ребенка;
      • свидетельство о рождении ребенка, а также, при необходимости и документ, подтверждающий наличие у несовершеннолетнего гражданства Российской Федерации.
  4. Для несовершеннолетних лиц до 14 лет — свидетельство о рождении ребенка (а при необходимости также и документ, подтверждающий наличие у ребенка гражданства Российской Федерации).
  5. Страховое свидетельство.

IV. В случае выдачи дубликата страхового свидетельства:

  1. Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства по форме.
  2. Для лиц старше 18 лет — паспорт гражданина РФ.
  3. Для несовершеннолетних лиц от 14 до 18 лет:
    • при личном обращении: паспорт РФ ребенка;
    • при обращении законного представителя:
      • паспорт РФ законного представителя;
      • паспорт РФ ребенка;
      • свидетельство о рождении ребенка, а также, при необходимости и документ, подтверждающий наличие у несовершеннолетнего гражданства Российской Федерации.
  4. Для несовершеннолетних лиц до 14 лет — свидетельство о рождении ребенка (а при необходимости также и документ, подтверждающий наличие у ребенка гражданства Российской Федерации).

В случае обращения доверенного лица (лицо, на имя которого оформлена доверенность) дополнительно предоставляются следующие документы:

  1. Документ, удостоверяющий личность доверенного лица.
  2. Незаверенную копию документа, удостоверяющего личность доверителя.
  3. Доверенность, нотариально удостоверенную или приравненную к нотариально удостоверенной в соответствии с действующим законодательством РФ.

В этом случае оформленное страховое свидетельство будет выдано лицу, действующему от имени гражданина на основании этой доверенности. Для получения страхового свидетельства лицо, на имя которого оформлена доверенность, должно предъявить доверенность и документ, удостоверяющий его личность.

V. В случае если регистрация рождения была осуществлена в Санкт‑Петербурге или в Ленинградской области:

  1. Свидетельство о рождении ребенка (а при необходимости также и документ, подтверждающий наличие у ребенка гражданства Российской Федерации) И документ, удостоверяющий личность законного представителя.
  2. Доверенное лицо (лицо, на имя которого оформлена доверенность) при представлении Анкеты должно предъявить следующие документы:
    • документ, удостоверяющий личность доверенного лица;
    • незаверенную копию документа, удостоверяющего личность доверителя;
    • доверенность, нотариально удостоверенную или приравненную к нотариально удостоверенной в соответствии с действующим законодательством РФ.
  3. Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства по форме.

Основание для отказа в приеме документов:

  • несоответствие представленных документов требованиям, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Страховая компания не выдает акт осмотра ТС после ДТП

Этот документ вам крайне необходим, так как в дальнейшем в судебном процессе страховая компания может обосновать свой отказ неисполнением вами обязанности по предоставлению автомобиля для осмотра после ДТП.

Многие путают акт осмотра и заключение независимого эксперта о стоимости восстановительного ремонта эти два понятия необходимо различать.

Обязана ли страховая компания выдать акт осмотра ТС?

Страховая компания однозначно обязана выдать вам акт осмотра транспортного средства, это обязанность предусмотрена пунктом 4.23 Правил Обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств.

Что делать если страховая отказывает выдать акт осмотра ТС?

Если страховая компания отказывается выдать акт осмотра транспортного средства Вам необходимо в письменном виде подать соответствующее заявление о выдаче акта осмотра транспортного средства. Образец заявления можете скачать по ссылке, данное заявление необходимо вручить под роспись и печать сотрудник организации, а также в своем заявлении необходимо указать когда вами был предоставлен автомобиль для осмотра.

Очень часто на письменные требования страховые компании отвечают, что в соответствии с их внутренними правилами все материалы страхового дела являются их собственностью и по требованию страхователя не выдаются, Вы должны знать, что это не так при этом вам как страхователю в данном случае самое главное обеспечить себя доказательством исполнение обязанностей предусмотренных законом по предоставлению транспортного средства для проведения осмотра страховой компании, то есть сам по себе акт осмотра не имеет колоссального значения. Факт предоставления автомобиля можно доказывать любым иным способом.

Как заставить страховую выдать акт осмотра автомобиля?

Если страховая компания выплатила вам страховую сумму меньшую чем необходимо для осуществления ремонта не стоит зацикливаться на акте осмотра в данном случае вам необходимо:

  • обращаться в суд
  • проводить независимую экспертизу
  • взыскивать денежные средства со страховой компании
  • в рамках судебного процесса нужно подать ходатайство в суд об истребовании материалов дела находящихся в страховой компании, в том числе и акт осмотра

Образец заявления в страховую на выдачу акта осмотра

Пройдя по ссылке, Вы можете скачать образец заявления в страховую компанию о выдаче акта осмотра в этом заявлении необходимо указать:

  1. Фамилию имя отчество страхователя
  2. место жительства
  3. контактный телефон
  4. наименование страховой компании
  5. адрес и ИНН Страховой компании
  6. кратко изложить суть проблемы
  7. самое главное четко сформулировать требования о выдаче акта

Для предъявления требования о выдаче акта осмотра транспортного средства нет никакой разницы по какому договору КАСКО или ОСАГО страховая компания должна осуществить выплату образец заявления здесь одинаковый.

Процедура выдачи копий документов работнику, связанных с работой

Основания для выдачи работнику копий документов, связанных с работой

В хозяйственной деятельности любой организации, независимо от ее размеров и специализации существует значительный документооборот, который составляется для внутреннего (для сотрудников организации) и внешнего пользования (для контрагентов, контролирующих органов и т.д.).

Часто возникают ситуации, когда работнику нужны документы, связанные с его работой в организации, например:

  • оформление приема на работу по совместительству;
  • подтверждение трудового стажа;
  • получение различных денежных выплат;
  • получение кредита;
  • увольнение;
  • и иные ситуации.

Порядок выдачи документов регулируется ст. 62 ТК РФ.

Согласно данной статье работодатель обязан безвозмездно выдать по заявлению работника документы (или копии), связанные с работой, например:

  • копия приказа о приеме на работу;
  • копия приказа о перевод на другую работу;
  • копия приказа об увольнении с работы;
  • выписка из трудовой книжки;
  • справка о заработной плате;
  • справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • справка о периоде работы у данного работодателя;
  • иные.

Данный перечень открытым. Следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если сочтет, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности.

Порядок выдачи работнику документов, связанных с работой

Инициирует процедуру выдачи документов (или их копий), связанных с работой, сам работник путем подачи заявления на имя руководителя организации.

Заявление составляется в произвольной форме, так как унифицированной формы заявления выдаче документов, связанных с работой трудовым законодательством РФ не разработано.

В заявлении работник должен перечислить наименование тех документов, которые ему необходимо получить.

С заявлением работника руководитель организации должен ознакомиться и проставить визу или отметку, свидетельствующую о том, что он осведомлен о желании работника.

Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику документы, связанные с работой.

В случае нарушения данного срока или отказа, работодатель может быть привлечен к ответственности по п.1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Все документы, выдаваемые работнику по его просьбе, должны быть надлежащим образом оформлены. Например, они должны содержать: печать организации, подпись руководителя или уполномоченного им лица, номер и дата составления документа.

Если выдается копия, то она должна быть заверена следующим образом:

  1. ставится отметка о том, что данная копия верна;
  2. указываются сведения о лице, заверившем копию (должность лица, подпись и расшифровка подписи);
  3. ставится дата заверения копии;
  4. проставляется печать организации.

Копии документов, связанных с работой, в зависимости от вида, могут быть заверены службой кадров или бухгалтерией организации.

Остальные процедуры и документы смотрите в разделе: кадровое делопроизводство.

Наиболее популярные шаблоны кадровых документов, используемые с данной процедурой:

Работник пришел за справкой

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2013, N 2

РАБОТНИК ПРИШЕЛ ЗА СПРАВКОЙ

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой. Наиболее часто работник среди такого рода документов запрашивает справку с места работы. Как следует организовать работу по выдаче этого документа, чем обычная справка отличается от архивной справки — ищите ответы на эти вопросы в статье.

Зачем нужно заявление

Прежде всего работник отдела кадров должен обратить внимание на то, что законодатель требует от работника подачи письменного заявления по каждому факту запроса документов, связанных с работой.

И это требование закона нельзя игнорировать, по крайней мере по нескольким причинам:

1. Во-первых, на отсутствие документа, прямо предусмотренного законом, могут обратить внимание проверяющие.

2. Во-вторых, наличие заявления будет способствовать целям совершенствования кадрового учета.

3. В-третьих, заявление можно прекрасно использовать в рамках работы по защите персональных данных работника (о чем мы скажем ниже).

4. В-четвертых, дата написания заявления даст отсчет сроку для подготовки документа, что будет способствовать быстрому решению вопроса и не позволит кадровику отложить дело на потом.

Поскольку закон устанавливает крайне ограниченные сроки для подготовки документов работодателем — всего 3 рабочих дня, необходимо серьезно продумать вопрос о том, как ускорить прохождение заявления работника. Ведь очень часто заявление работника рассматривается неоправданно долго, проходя совершенно ненужные «инстанции»: юридическую службу, бухгалтерскую и т. п. Необходимо исключить из этапов работы с заявлением те службы, которые не будут иметь никакого отношения к выдаче работнику запрашиваемых документов. Правила ведения делопроизводства на предприятиях требуют обязательного визирования только проектов управленческих документов, к которым заявление работника не относится. Таким образом, в инструкции по делопроизводству надо обозначить, кому подается заявление работника и кто обязан запрашиваемые документы подготовить.

См.: «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33, п. 2.1.10.

Некоторые работодатели справедливо полагают, что заявление может быть адресовано напрямую начальнику отдела кадров, который визой определит того из своих подчиненных, кто конкретно займется выполнением запроса. Но, пожалуй, лучше сразу определить того сотрудника, в чьи обязанности это будет входить, в его должностной инструкции и (или) трудовом договоре. Правила делопроизводства не запрещают подписывать копии документов и справки другим лицам, помимо руководителя предприятия. Но это право нужно зафиксировать в приказе, доверенности, должностной инструкции.

ЗАЯВЛЕНИЕ Генеральному директору

11 января 2013 г. Д. В. Смирнову

В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ прошу предоставить мне в день увольнения, 31 января 2013 г., заверенные надлежащим образом копии следующих документов:

1. Приказ (распоряжение) о моем приеме на работу.

2. Приказ (распоряжение) об увольнении.

Также прошу оформить мне справку о доходах по форме N 2-НДФЛ и выдать справку с места работы с указанием даты приема на работу (со ссылкой на номер и дату приказа о приеме на работу), даты увольнения (со ссылкой на номер и дату приказа об увольнении с работы), а также занимаемой должности и размера заработной платы.

Секретарь-делопроизводитель М. И. Гончарова

Какая справка будет иметь юридическую силу

Та, которая оформлена в соответствии с законодательством и правилами делопроизводства. Когда работник подает заявление о выдаче документов, связанных с трудовой деятельностью, следует поинтересоваться, для каких целей ему потребуется справка: для разных целей используются разные справки.

Во многих случаях та или иная цель последующего использования документа требует внесения текста или иных значений в утвержденную, установленную уполномоченным органом власти форму. И документ, созданный не по форме, не будет иметь никакой юридической силы, и работнику снова придется обращаться повторно за выдачей справки.

Так, форма справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, была утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н. Поэтому выдача информации о начисленных страховых взносах в иной форме недопустима: новый работодатель такой документ не примет к учету.

А для подтверждения страхового стажа, необходимого для определения размера пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, нужна совсем другая справка. Требования к ее содержанию изложены в п. 23 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (ред. от 11.09.2009).

Справка, выдаваемая в целях подтверждения периодов работы (службы, деятельности), включаемых в страховой стаж, должна содержать номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество застрахованного лица, которому выдается документ, число, месяц и год его рождения, место работы, период работы, профессию (должность), основания их выдачи (приказы, лицевые счета и другие документы). Многие консульские учреждения иностранных государств, определяющие состав документов для выдачи визы российскому гражданину, также нередко требуют оформления справки по определенной форме и определенного содержания.

Составляем справку с места работы

Такую справку составить совсем не сложно, если организация или лицо, запрашивающие данный документ, не выдвигают никаких особых требований к ее содержанию и оформлению.

Поскольку по правилам делопроизводства справка относится к числу исходящих документов организации, то она подлежит оформлению на бланке для писем.

Словарь кадрового делопроизводства. Справка — это документ, дающий описание и подтверждение определенным фактам, событиям, явлениям.

Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты:

— государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации) либо эмблему организации (товарный знак или знак обслуживания);

— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

— справочные данные об организации.

Теперь поговорим о содержании справки.

Справка с места работы должна в обязательном порядке содержать в себе данные о фактах установления, изменения и прекращения трудовых отношений. По запросу органов (лица), заинтересованных в получении справки, текст можно дополнить указанием на использование отпусков разных видов, наличие дисциплинарных взысканий, а также поощрений по работе и другой информацией. Причем все эти сведения должны содержать ссылки на документы, где эти факты, события зафиксированы: приказы, распоряжения и т. д.

Во всех документах, содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (к таким документам относится и справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа, например: «гражданин Иванов работал. «.

Общество с ограниченной ответственностью «Фортуна»

Адрес: ул. Ивана Бабушкина, д. 5, офис 243-б, Москва, 117335

тел. 8 (495) 120-24-32, факс 8 (495) 120-24-33

www. fortuna. ru, e-mail: [email protected] ru

ИНН 7727826724, КПП 772701001,

31 января 2013 г. Москва N 1

Настоящая справка выдана Гончаровой Марии Ивановне 1980 года рождения в том, что она действительно работала в обществе с ограниченной ответственностью «Фортуна».

22 ноября 2010 г. принята на работу в отдел документационного обеспечения управления на должность секретаря (приказ о приеме на работу от 22.11.2010) N 87 л/с с ежемесячной заработной платой в размере 26 000,00 руб. (двадцати шести тысяч рублей 00 коп.).

2 февраля 2011 г. постоянно переведена на должность секретаря-делопроизводителя отдела документационного обеспечения управления (приказ о переводе от 02.02.2011 N 12 л/с) с ежемесячной заработной платой в размере 28 000 руб. (двадцати восьми тысяч рублей 00 коп.).

31 января 2013 г. уволена с занимаемой должности по собственному желанию (приказ об увольнении от 16.01.2013 N 2 л/с).

Генеральный директор Д. В. Смирнов

Готовим архивную справку

Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Словарь кадрового делопроизводства. Архивная справка — документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Архивная копия — документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Когда информация о работнике поступила в архив (такое чаще всего происходит после его увольнения), то необходимо уже обращение к архивным документам.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.

Если документация, необходимая для формирования текста справки, из архива организации уже поступила на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, то за три рабочих дня выполнение запроса бывшего работника уже невозможно.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации.

Наименование организации Петрову Б. И.

ул. Жуковского, 105/2, кв. 5,

г. Новосибирск, 630082

31.01.2013 N 04-5/173

На N 310 от 25.12.2012

В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов «Росхлебопродукт», в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель — декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера.

Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105 — 106.

Справка выдана для представления по месту работы.

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

в состав которого входит архив)

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)

В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках — их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях — только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой, вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво».

Архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». При изготовлении ксеро — или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.

Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством РФ. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.

Допускаются изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем, документов.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством РФ.

На место изъятого документа в дело вкладываются справка о выдаче, снятая с него копия, или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа — основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.

1. Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. М.: Омега-Л, 2007.

2. Михайлов Ю. М. Кадровая служба без кадровика. Справочник руководителя и бухгалтера. М.: Альфа-Пресс, 2010.

3. Кузнецова Т. В. Кадровое делопроизводство // Трудовое право. 2008. N 8.

Еще по теме:

  • Оплата налога на квартиру через сбербанк Возможна ли оплата налогов через Сбербанк онлайн? В интернет-банке вы можете провести оплату любого налога, независимо от того за что вы платите (землю, имущество, транспорт). Мы разработали пошаговую инструкцию, следуя которой вы без труда справитесь с задачей. Приготовьте квитанции об […]
  • Нотариус в самаре на галактионовской Нотариусы по наследственным делам Самара (по районам) Ни для кого не секрет, что реформа министерства Юстиции РФ до конца не закончена и до сих пор наследственные дела решают нотариусы с строгой привязкой к району нахождения нотариальной конторы и учетом фамилии умерших. В двух словах - […]
  • Кассационная жалоба это рб Кассационная жалоба это рб Коллегия по административным и гражданским делам: 450002, г. Уфа, ул. Матросова, д. 1 Апелляционная инстанция по гражданским делам: 450057, г. Уфа, ул. Цюрупы, д. 5 Коллегия по уголовным делам: 450000, г. Уфа, ул. Пушкина, д. 88 Первая и кассационная инстанция […]
  • Восстановление пропущенного срока на обжалование судебного приказа Как восстановить срок на обжалование судебного приказа? можете обжаловать. Если же докажете, что не получали ни судебного приказа ни уведомлений. Таким образом если суд признает, что срок был пропущен по уважительной причине, то сможете обажловать приказ. Однако судебный приказ можно […]
  • Примеры начисления пенсии по возрасту Расчет пенсии по старости и ее состав Автор: Кирилл Юрьевич Обновлено: 05.01.2018 Получать пенсию в нашем государстве могут не только граждане России, которые зарегистрированы в системе учета пенсионного фонда, но и иностранных держав, а также лица без гражданства, если постоянно […]
  • Увольнение работников по ликвидации ип Индивидуальный предприниматель принял решение о ликвидации. Обязан ли он заранее предупреждать своих работников об увольнении в связи с прекращением им своей деятельности? Обязан ли индивидуальный предприниматель выплачивать выходное пособие и другие компенсационные выплаты сотруднице, […]
  • Все пособия на ребенка в 2018 году в спб Выплаты и пособия на ребенка в Санкт-Петербурге в 2018 году Пособия и выплаты на детей в регионах Выплаты и пособия на ребенка в Санкт-Петербурге в 2018 году Детские пособия установлены Федеральным законом от 19 мая 1995 г. N 81-ФЗ "О государственных пособиях гражданам, имеющим детей". […]
  • Когда делить имущество после развода Раздел имущества 2018 год Правильный выбор юриста залог твоего успеха. Раздел имущества в судебном порядке без твоего присутствия в суде. Раздел имущества с регистрацией решения суда в государственной регистрационной палате на твоё имя. Раздел имущества без суда - спокойно, тихо и […]