Правила оформления положений

АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Административно-организационные документы предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального — предприятиями, организациями, производственными коллективами и т. п.

К административно-организационным документам относятся: положения, планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры, инструкции и пр.

ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛО, ИНСТРУКЦИЯ

Положение — нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов ( Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии ), либо порядок их действий в определённых случаях ( Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества ), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу ( Положение о порядке заключения и исполнения договоров, Положение о порядке аккредитации журналистов).

Правила — нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений. В частности, правилами устанавливается организация и порядок деятельности государственного или иного органа, предприятия, учреждения (например, Правила внутреннего трудового распорядка предприятия ). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция (от лат. instructio — устройство, наставление):

1. Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом (например, Инструкция о порядке санаторно-курортного обеспечения в федеральных органах правительственной связи и информации ).

2. Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующего складом ).

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке.
Общая структура документа :

1. Наименование органа, организации, учреждения, выпустившего данный документ.
2. Гриф утверждения.
3. Заголовок.
4. Констатирующая часть.
5. Основной текст.
6. Подпись лица, подготовившего проект документа, дата.

Обязательными являются пункты 2 — 5. В ряде документов наименование организации включается в пункт 2 и не дублируется в пункте 1.
Пункт 6 обычно используется, если документ готовится и подписывается руководителем подразделения, а утверждается вышестоящей организацией.

Основные правила оформления грифа утверждения, заголовка и подписи рассмотрены в разделе «Требования к оформлению реквизитов документа». Здесь мы остановимся только на особенностях оформления, присущих рассматриваемым документам.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «о чем?», например: Положение о порядке заключения и исполнения договоров; Положение о персонале; Инструкция о порядке подготовки проектов приказа .

Заголовок к инструкции , содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «кого?, чья?», например: Должностная инструкция главного специалиста; Должностная инструкция заведующего складом .

В констатирующей части положения (правил, инструкции) указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий и т. п.

Констатирующая часть оформляется либо в виде отдельного абзаца перед основным текстом документа, либо как раздел «Общие положения» документа (см. примеры).

Основной текст положения (правил, инструкции) имеет следующие языковые особенности:

  • употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи;
  • преимущественное использование страдательных конструкций;
  • трафаретность в изложении текста;
  • применение рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта. Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами;
  • изложение в сжатой форме от третьего лица единственного или множественного числа. Типовые глаголы, используемые в тексте: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается», «устанавливает», «разработано», «признается», «возлагается» и т. п.

Правила оформления положений

Положение подразумевает под собой нормативный акт, который позволяет определить порядок формирования, внутреннюю структуру, права, компетенцию, обязанности, а также основные функции компании, её отдельных служб, комиссий (коллегиальных органов).

  • типовыми (создаются управляющими органами (отраслевыми/государственными) для компаний, производственных и прочих предприятий, комиссий, которые занимаются однотипной деятельностью (в частности, для хозяйственной службы, бухгалтерского отдела)).
  • индивидуальными (создаются для определённой компании с учётом специфики её функционирования ).
    Отдельно можно также выделить положения о проведении определённых мероприятий (положение УЗ «МКДЦ» о принятии участия в смотре-конкурсе на звание «Лучшего медработника»).

Положение об организации

На основании представленного документа функционируют все государственные компании бюджетного типа. В частности, в нём устанавливается статус предприятия, порядок его формирования, структура, основная компетенция, обязанности, место, занимаемое в системе управления, схема проведения процедуры реорганизации.

Структура рассматриваемого документа зачастую включает часть, где прописываются вопросы, касающиеся проведения контроля, проверки деятельности, ревизии предприятия.

При оформлении компанией положения в обязательном порядке нужно указывать полное название вышестоящей компании, название самого предприятия, вид документации, № регистрации, дату, гриф утверждения.

Если административная практика предприятия подразумевает наличие разветвлённой структуры, применяется несколько другой тип положения. В подобного рода ситуации основное его назначение – определение/разг раничение компетенции, функций отдельных служб.
Положения о структурных подразделениях (службах)

Представленные документы служат для:

  • объяснения сотрудникам предприятия их прав, обязанностей, компетентности;
  • оценки работы персонала, принятия в будущем решения о направлении его на обучение, а также о его перемещении, поощрении либо взыскании;
  • определения действий, которые должны осуществляться персоналом;
  • контроля текущей деятельности предприятия;
  • отбора кандидатов на вышестоящую должность;
  • защиты сотрудников компании, работодателя, предприятия;
  • обеспечения позитивной корпоративной культуры.
    Что касается структуры текста положения, его формуляра, то они являются унифицированными (регламентируютс я УСОРД).

Напомним, что представленный нормативный акт оформляется на фирменном банке компании и содержит такую информацию:

• название вида документации;

Положения о структурных подразделениях подписываются лицом, которое является их разработчиком. Затем бумага визируется юрисконсультом, утверждается руководством компании. Документ приобретает силу с даты, указанной в грифе (заверяется печатью предприятия). Как правило, он содержит ряд разделов, а именно:

«Общие положения»
Здесь прописывается степень подчинённости, уровень самостоятельност и службы, управляющий орган, которому она подчиняется. Здесь же приводятся документы, которыми должно руководствоватьс я подразделение в ходе своей работы.

«Цели и задачи»
В представленном разделе формулируется цель, перечень задач рассматриваемой службы.

«Функции»
Здесь всесторонне характеризуется работа службы, приводится подробный список функций, обеспечивающих урегулирование возникающих вопросов, решение всех поставленных задач.

«Права, обязанности»
Указанный раздела включает перечень прав, которыми наделено подразделение (при этом подчёркивается их соответствие современным законам, нормативной, правовой документации, разработанной правительством, управляющими органами, бумагам, которые регламентируют деятельность предприятия).

«Руководство»
В представленном разделе прописывается название должности руководителя службы, требования, предъявляемые к его уровню образования, стажу непрерывной работы в рассматриваемой области. Вместе с тем здесь же определяются его обязанности, компетенция, права. В частности, руководитель должен координировать работу персонала, заниматься планированием деятельности службы, осуществлять контроль над работой сотрудников, принимать участие в создании методических и прочих материалов. При этом он устанавливает степень ответственности заместителей, утверждает определённые бумаги, издаёт распоряжения по назначению/освоб ождению от должности и пр.

«Взаимоотношения с иными службами»
В представленном разделе прописываются взаимосвязи, возникающие между отдельными подразделениями в ходе управленческой, хозяйственной деятельности, взаимные права, обязанности сторон, периодичность обмена данными.
Общие правила написания положений:

1) Текст положений необходимо писать от третьего лица (в единственном либо множественном числе). При этом он должен включать слова типа «следует», «должен», «требуется», «необходимо», «не допускается», «запрещается».

2) Заголовок положения должен отвечать на вопрос «о чём?».

3) Разделы документа необходимо нумеровать (с помощью римских либо арабских цифр). Пункты могут делиться на подпункты, которые, как правило, имеют буквенную/цифровую нумерацию.

Положения. Правила их составления и оформления

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу организационно-правовых документов представляют собой положения, инструкции, регламенты, правила. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по делопроизводству).

Положение — это:

1) правовой акт, устанавливающий основные правила деятельности организаций, их структурных подразделений, а также нижестоящих (подведомственных) учреждений, организаций и предприятий;

2) свод правил, регулирующих определенное направление деятельности (культурное, политическое, хозяйственное и др.).

В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу, например: «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях»; «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»; «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете»; а также положения о проведении конкурсов, смотров, фестивалей и других мероприятий.

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются вышестоящей организацией для однотипных подведомственных структур, а индивидуальные — для конкретной организации, органа, структурного подразделения и пр.

Положение о структурном подразделении — нормативный акт, основной целью которого являются регламентация направлений деятельности данного подразделения.

Документ оформляется на общем бланке организации и включает в себя реквизиты:

· наименование вида документа,

· регистрационный номер документа,

· заголовок к тексту,

Положение о структурном подразделении, как правило, состоит из следующих разделов:

1) «Общие положения» — приводятся полное и сокращенное (если оно имеется) наименования структурного подразделения, характеризуется его место (статус) в организационной структуре организации, определяется степень его хозяйственной и экономической самостоятельности. Здесь же приводится информация о подчиненности данного подразделения руководству предприятия, конкретно указывается должность лица, непосредственно руководящего подразделением, порядок назначения и освобождения его от занимаемой должности.

Отдельным пунктом приводится перечень основных нормативных, правовых, директивных и инструктивных документов, которыми подразделение руководствуется в своей работе. В случае если подразделение содержит какие-либо внутренние деления (например, отдел подразделяется на несколько секторов), в раздел включается пункт «Внутренняя структура». В нем содержится перечень внутренних подразделений, даются их полное и сокращенное наименования, наименование должности руководителя каждого внутреннего деления с указанием, кому непосредственно они подчиняются.

В заключительном пункте раздела «Общие положения» содержится информация о наличии в подразделении печати, ее описание, назначение и условия хранения.

2) «Цели и задачи подразделения» — формулируются основные цели и задачи подразделения, его основное назначение, оправдывающее существование подразделения в структуре предприятия. Цели должны быть долгосрочными, реальными и тесно увязанными как между собой, так и с целями предприятия (организации) в целом.

3) «Функции» — содержится полный перечень функций подразделения с указанием, какие из них выполняются подразделением целиком, а какие — совместно с другими подразделениями. В этом случае уточняется форма участия.

При наличии в подразделении отделов в текст раздела вводятся соответствующие их названиям подразделы, в которых аналогичным образом дается описание функций для каждого деления.

4) «Права и обязанности» — содержится перечень полномочий, которые реализуются данным подразделением; дается характеристика специфических прав, которыми обычно не обладают аналогичные структуры. Под правом подразделения в отношении других структурных подразделений понимается узаконенная возможность требовать (предлагать, использовать, запрещать) выполнения каких-либо действий или предоставления какой-либо информации. Права подразделения обычно устанавливаются в объеме, необходимом для эффективной реализации его функций.

5) «Ответственность» — устанавливаются виды дисциплинарной, административной (в необходимых случаях – уголовной) ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. В разделе точно формулируется экономическая ответственность подразделения в рамках внутреннего хозяйственного расчета.

6) «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» — содержится характеристика различного рода взаимосвязей с другими структурными подразделениями внутри предприятия (организации) и вне ее. Здесь же регламентируются документационные потоки подразделения, указывается перечень основных документов, создаваемых им, и документов, разрабатываемых совместно с другими подразделениями, а также периодичность и сроки представления документов.

Положение о структурном подразделении подписывается его руководителем и утверждается, как правило, первым лицом предприятия (организации).

Положение о коллегиальных и совещательных органах — организационно-правовой документ, имеющий нормативный характер и определяющий состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов. Коллегиальные (совещательные) органы могут быть как руководящие (совет директоров, правление), так и специализированные (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.) (8).

Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет:

· статус коллегиального или совещательного органа;

· порядок планирования работы;

· порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

· внесение материалов на рассмотрение;

· порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

· ведение протокола заседания;

· порядок доведения решений до исполнителей;

· материально-техническое обеспечение заседаний.

В ряде коммерческих организаций разрабатывается Положение о персонале.Это документ, в котором:

· отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива;

· устанавливаются основные принципы трудовых взаимоотношений между администрацией и персоналом;

· определяются способы организации труда;

· раскрывается кадровая концепция предприятия — системы и принципы найма, кадрового планирования, стимулирования труда, социальная политика предприятия;

· формулируется взаимная ответственность администрации и персонала.

Положение о персонале — документ, заимствованный из зарубежной практики делопроизводства, — стало активно использоваться для регулирования социально-трудовых отношений в период формирования в современной России института частной собственности и появления первых коммерческих организаций.

В разработке положения о персонале должны принять участие различные профильные специалисты — отдела организации и оплаты труда, отдела кадров, юридического отдела и иных подразделений организации. Возглавляет группу, как правило, директор по развитию или заместитель руководителя организации по управлению персоналом.

В Трудовом кодексе РФ не содержится указание по данному документу. Поэтому положение о персонале НЕ распространяется на лиц, выполняющих работу (оказывающих услуги) на основе гражданско-правовых отношений.

В положении о персонале определяются принципы взаимоотношений персонала и администрации, основными из которых являются:

· соблюдение ном законодательства;

· полномочность представителей сторон;

· добровольность принятия обязательств;

· недопущение принудительного или обязательного труда и дискриминации в сфере труда;

· реальность обеспечения принимаемых обязательств.

При разработке положения о персонале необходимо учитывать эти, а также другие принципы взаимоотношений персонала и администрации, за несоблюдение которых возможна социальная, но только не юридическая ответственность.

Очень часто собственники компаний требуют включить в положение обязательство персонала не критиковать политику компании при общении с клиентами и конкурентами, а также запрет на сообщение о временных трудностях компании кому-либо вне компании, на совершение действий, подрывающих репутацию компании.

Единых форм и макетов положения о персонале нет. В каждой организации они разрабатываются самостоятельно.

Один из возможных макетов структуры текста следующий:

1. Общие положения.

2. Основные принципы организации труда в компании и взаимоотношений руководства компании и персонала.

3. Порядок оформления трудовых отношений.

4. Основные права и обязанности персонала.

5. Основные права и обязанности руководства компании.

6. Рабочее время и время отдыха.

8. Социальный пакет.

9. Повышение квалификации персонала.

10. Гарантии занятости персонала.

11. Меры дисциплинарного воздействия (поощрения и взыскания).

12. Заключительные положения.

Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываетсяруководителем службы управления персоналом, согласовываетсяна общем собрании персонала. Утверждаетсядокумент на Совете директоров.

Если в организации есть положение о персонале, то принимаемых работников знакомят с ним под расписку ещё ДО подписания трудового договора.

Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах)создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

Положение о материальном и моральном поощрении —локальный документ, поэтому органы пенсионного и социального страхования при возникновении споров в отношениях тех или иных выплат зачастую не принимают во внимание данный документ как аналог положения о премировании.

Цель положения о материальном и моральном поощрении — заинтересовать работников в большей производительности труда, в повышении качества выполнения задач, возложенных на них, своевременном и добросовестном исполнении трудовых обязанностей, повышении уровня ответственности за порученный участок работы.

В положении о материальном и моральном поощрении должны быть определены:

1. Принципы поощрения.

2. Основные показатели применения мер поощрения.

3. Формы и меры (виды) поощрения.

4. Порядок представления работников к поощрению.

5. Компетенция руководства организации по применению той или иной меры поощрения.

6. Основания к применению мер поощрения (приказ руководителя организации, распоряжение иного должностного лица и др.).

7. Порядок проведения мероприятий по поощрению (торжественная обстановка, собрание трудового коллектива и пр.).

8. Другие сведения.

Как правило, разрабатывает положение о материальном и моральном поощрении отдел организации и оплаты труда совместно с юридическим отделом и отделом кадров. Составление может быть поручено и отдельным специалистам — инженеру по организации труда, инженеру по кадрам, юрисконсульту, экономисту по труду и др.

Подписываетположение заместитель руководителя организации по управлению персоналом, визирует начальник юридического отдела или иное должностное лицо, ответственное за правовую работу.

Может быть предусмотрено и визирование главным бухгалтером организации (особенно если в положении предусматривается значительное количество форм материального поощрения). Утверждает положение руководитель организации.

Положение об аттестации— документ, в котором регламентируется аттестация работников предприятия: ее цели, принципы и методы, организация работы аттестационных комиссий, содержатся формы характеристик (отзывов), аттестационных карт, аттестационных листов.

Положение как организационно-правовой документ

Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.

В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.

Наша справка

К организационно-правовым документам относятся:

  • устав;
  • учредительный договор;
  • положение об организации;
  • положения о структурных, обособленных подразделениях, о коллегиальном (совещательном) органе организации и т.д.;
  • регламент;
  • штатное расписание;
  • инструкция;
  • должностная инструкция;
  • правила внутреннего трудового распорядка и др.

Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) – советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.

Виды положений

В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:

  • Положение об организации;
  • положения о структурных подразделениях, например Положение о бухгалтерии или Положение об отделе кадров;
  • положения, определяющие деятельность комиссии или группы, например Положение об экспертной архивной комиссии;
  • положения, регламентирующие работу должностных лиц, например Положение о генеральном директоре;
  • положения, регулирующие организационные отношения по какому-либо конкретному вопросу, например Положение об аттестации работников или положение о работе с заявлениями и претензиями физических лиц.

Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно.

Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы – в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся. Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь. Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться.

Положение о структурном подразделении

Положения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице.

Основные разделы Положения о подразделении и их содержание

Раздел положения

Содержание раздела

  • полное наименование структурного подразделения (далее – СП);
  • наименование, номер, дата правового акта, на основании которого создано СП;
  • нормативные документы, которыми СП руководствуется в своей деятельности;
  • кто возглавляет СП;
  • кому подчиняется СП;
  • порядок назначения и освобождения от должности руководителя СП;
  • наличие печати

Задачи, для решения которых создано и работает СП

Конкретные виды работ, выполняемые СП в рамках решения своих основных задач

Права и обязанности

Права и обязанности руководителя и работников СП при выполнении своих функций

Виды ответственности, которую может понести руководитель и работники СП в случае невыполнения своих обязанностей (дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная)

Порядок взаимодействия СП с другими подразделениями организации: в какой форме осуществляется, какие документы при этом создаются и т.д.

Реквизиты положения

При подготовке положения оформляются следующие реквизиты документа:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • заголовок к тексту;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления или издания документа;
  • гриф утверждения документа;
  • текст документа;
  • визы согласования документа.

Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.

  • Наименование организации. Название организации-автора указывается согласно учредительным документам. Если в этих документах наряду с полным имеется и сокращенное наименование, то оно также указывается (Пример 1). Наименования на языках субъектов Российской Федерации или на иностранных языках указываются ниже наименования на русском или справа от него на одном уровне.

Автором положения может быть как филиал, так и структурное подразделение – в этом случае его название указывается под наименованием организации (см. Пример 1).

Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).

  • Наименование вида документа. Данный реквизит печатается прописными буквами: ПОЛОЖЕНИЕ, точка после него не ставится.
  • Заголовок к тексту. Набирается с новой строки и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? (см. варианты расположения реквизита в Примерах 1 и 2).
  • Дата документа. Датой документа является дата его утверждения. Она проставляется в соответствующем поле утверждающим должностным лицом. Если положение подписывается двумя и более организациями, то его датой будет дата последнего утверждения (см. Пример 2).
  • Регистрационный номер документа. Даже если данное положение первое и единственное в своем роде, то номер ему все равно нужно присвоить: государственный стандарт[1] требует нумерации абсолютно каждого документа, созданного в организации. Положение, созданное двумя организациями, получает два номера, которые пишутся через дробь (см. Пример 2).
  • Место составления или издания документа. Этот реквизит оформляется в том случае, если место издания положения нельзя определить по наименованию организации. Так, например, для ЗАО «Томские коммунальные системы» заполнять его не требуется, в отличие от ОАО «Средневолжская строительная компания». Если в первом случае ясно, где находится предприятие, то по второму наименованию точное местонахождение организации определить невозможно.

С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).

  • Гриф утверждения документа. Обычно положения утверждаются руководителем организации. Но в рамках своей компетенции и при наличии соответствующих полномочий это может сделать и другое должностное лицо. Например, Положение о делопроизводстве по обращениям граждан может утвердить и административный директор. Гриф утверждения в положении состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (см. Пример 1).

Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом – обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2).

Пример 1

Верхняя часть положения, изданного филиалом организации

Подготовка положения о структурном подразделении

Предприятия, учреждения и организации (далее — организация) всех форм собственности в своей деятельности, наряду с актами государственной власти, руководствуются положениями, уставами, инструкциями и правилами. Именно эти организационные документы закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на продолжительное время.

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения, как правило, разрабатывают организации высшего уровня для подчиненных им структур. Индивидуальные положения создают непосредственно в организациях на основании типовых.

В каждой организации должны быть положения обо всех ее структурных подразделениях (департаменты, управления, отделения, отделы, секторы, службы, группы и т. д.).

По своему статусу положение о структурном подразделении (далее — положение) является внутренним нормативным документом, на основании которого организовывают повседневную деятельность данного подразделения, оценивают результаты работы, составляют должностные инструкции, определяют задачи, функции, права и обязанности, а главное — ответственность работников.

Проект положения разрабатывает, как правило, руководитель структурного подразделения на основании типового положения о соответствующей службе.

Разработчиком проекта положения по поручению руководителя может быть также рабочая группа специалистов по соответствующему направлению деятельности организации, работник подразделения или специалист в области трудового права и управления.

Подготовленный проект положения обязательно согласовывается с юридической службой организации, по необходимости — с кадровой службой, а также с руководителями других структурных подразделений или должностными лицами, с которыми подразделение взаимодействует. Окончательно оформленное и согласованное со всеми заинтересованными службами положение подписывается руководителем структурного подразделения (членами рабочей группы), согласовывается с заместителем руководителя организации соответствующего направления деятельности (при наличии) и утверждается руководителем высшего ранга в порядке, установленном для утверждения нормативных документов (проставляется подпись и дата в грифе утверждения).

Требования относительно оформления

Положение должно быть оформлено на общем или специальном бланке организации или на чистых листах бумаги формата А4. Целесообразно его оформить на бланке структурного подразделения (при наличии таких бланков в организации).

Если положение печатают на чистых листах бумаги, должны быть следующие реквизиты:

  • название организации высшего уровня (при наличии);
  • название организации;
  • название структурного подразделения;
  • гриф утверждения;
  • название положения;
  • место издания или создания;
  • регистрационный номер документа;
  • заголовок к тексту положения;
  • текст;
  • подпись;
  • гриф согласования;
  • визы.

Текст положения можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть текста должна иметь свой номер. Нумеруют арабскими цифрами. Номер каждой составной части текста должен содержать в себе все номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления.

Структура положения о подразделении учреждения

Gоложение о кадровой службе может иметь следующие разделы:

  1. Общие положения.
  2. Задачи.
  3. Функции.
  4. Права и обязанности.
  5. Руководство кадровой службы.
  6. Персонал кадровой службы.
  7. Заключительные положения.

В первом разделе «Общие положения» должно быть указано полное наименование структурного подразделения; его статус, место в организационной структуре организации, подчинение; порядок создания, реорганизации и ликвидации; структура; должность руководителя подразделения и порядок его замещения при отсутствии; порядок зачисления и увольнения работников подразделения; порядок внесения изменений и дополнений в положение; перечень основных законодательных и нормативно-правовых документов, инструкций, стандартов, регламентов, которыми должно руководствоваться подразделение в процессе работы.

В отдельный подпункт могут быть вынесены вопросы структуры кадровой службы, который может включать следующие подразделения: руководящие кадры и формирование кадрового резерва; подготовка и повышение квалификации кадров; отдел по работе с кадрами; отдел социального обеспечения; отдел безопасности жизнедеятельности. В кадровую службу могут входить: группа регистрации документов; подразделение по учету документов и контроля за их выполнением; отдел автоматизации работы с документацией; группа рассмотрения писем (жалоб); бюро пропусков. В штатном расписании полноценной кадровой службы могут предусматриваться также должности социолога, психолога, медицинского работника.

Факторами, определяющими организационную структуру кадровой службы, могут быть:

  • масштабы организации и способы достижения поставленной перед ней цели;
  • объем и ассортименты выпускаемой продукции;
  • вид деятельности, тип организации (завод, транспортное предприятие, школа или банк) и специфика задач;
  • форма собственности (государственная или частная организация);
  • финансовое состояние;
  • стадии развития организации;
  • общее количество работников и количество структурных подразделений;
  • территориальное размещение подразделений и объемы их работ, количество уровней принятия решений и нормы управления;
  • принятая система документирования и организации движения документов;
  • уровень механизации и автоматизации процессов работы с документацией;
  • традиции и стереотипы.

Во втором разделе «Задачи» приводятся формулировки основных направлений деятельности и содержание задач, которые должны выполнять подразделения в процессе работы. Таким образом, задачи кадровой службы могут быть следующие:

  • прогнозирование потребностей, поиск и подбор персонала;
  • эффективное использование персонала, способствование развитию и повышению квалификации персонала;
  • разработка системы мотивации работы и стимулирования, содействие ее введению;
  • контроль за эффективностью работы персонала путем введения систем оценки его деятельности;
  • направление, координация, методическое руководство и контроль за осуществлением кадровой работы в подчиненных органах;
  • проведение аналитической и методической работы по вопросам деятельности кадров, управление персоналом;
  • документальное оформление трудовых отношений;
  • обеспечение создания благоприятных условий работы.

В третьем разделе «Функции» всесторонне раскрывается деятельность подразделения и степень его самостоятельности в принятии управленческих решений по основным направлениям функционирования организации. Так, кадровая служба может выполнять следующие функции:

  • относительно прогнозирования потребностей, поиска и подбора персонала:
    • определять текущую и перспективную потребность в персонале;
    • осуществлять организационно-методическое руководство формированием кадрового резерва, организовывать работу с резервом кадров, анализировать и обобщать практику формирования кадрового резерва в структурных подразделениях, вносить предложения относительно ее усовершенствования;
    • изучать совместно с другими структурными подразделениями личные, профессиональные, деловые качества лиц, претендующих на занятие должностей;
    • осуществлять организационное обеспечение конкурсного отбора;
  • относительно контроля за эффективностью работы персонала государственной службы:
    • осуществлять мероприятия по обеспечению и контролю за состоянием соблюдения трудовой дисциплины;
    • содействовать устранению конфликта интересов;
    • осуществлять организационное обеспечение и принимать участие в проведении ежегодного оценивания выполнения служащими возложенных на них задач и обязанностей, способствовать применению его результатов в планировании карьеры;
  • относительно разработки системы мотивации работы и стимулирования, содействия ее введению:
    • разрабатывать и согласовывать проекты нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы социально-трудовых отношений и оплаты труда работников;
    • принимать участие в разработке и определении системы оплаты труда персонала;
    • совместно с другими структурными подразделениями разрабатывать систему материального и нематериального стимулирования труда работников;
    • консультировать руководителей структурных подразделений, информировать работников о принципах и подходах в стимулировании работы;
    • рассматривать предложения и готовить документы о поощрении, награждении и присвоении почетных званий работникам;
  • относительно направления, координации, методического руководства и контроля за осуществлением кадровой работы в подчиненных подразделениях
    • осуществлять методическое и информационное обеспечение работы кадровых служб подчиненных подразделений;
    • обобщать и анализировать практику работы с персоналом государственной службы в подчиненных подразделениях, разрабатывать рекомендации относительно ее усовершенствования;
    • организовывать обучение работников кадровых служб подчиненных подразделений;
    • осуществлять контроль за состоянием управления персоналом, кадровой работой в подчиненных подразделениях, проводить проверки по этим вопросам.

Четвертый раздел «Права и обязанности» должен содержать перечень предоставленных структурному подразделению прав, необходимых его работникам для выполнения определенных задач: проверять и контролировать, получать, брать, вносить, разъяснять, представлять интересы и т. д. В этом разделе должны быть определены обязанности структурного подразделения.

В пятом разделе «Руководство структурного подразделения» определяется должностное лицо, осуществляющее руководство подразделением, а также перечисляются основные позиции, по которым работники подразделения организации несут коллективную ответственность за несвоевременное и независимое выполнение возложенных на подразделение задач и функций, несоблюдение требований или неиспользование предоставленных прав, недостоверность данных в управленческой документации организации.

Ответственность подразделения организации обусловливается ответственностью его руководителя и работников в зависимости от должностных функций. На практике редко формально закрепляются взаимосвязи подразделений, например кадрового с другими структурами организации. Во многих организациях эти связи налажены. Формальное закрепление взаимосвязей структурных подразделений является средством предупреждения конфликтных ситуаций в них.

Шестой раздел «Персонал структурного подразделения» должен содержать информацию о порядке назначения на должности и увольнения с должности; подчинение; образовательное и квалификационное требование к руководству и работникам; права и обязанности; ответственность.

Например, в требованиях к руководителю кадровой службы органа исполнительной власти предполагается указать, что:

  • на должность руководителя кадровой службы назначается лицо с полным высшим образованием соответствующего профессионального направления по просветительно-квалификационному уровню специалиста, магистра и стажу кадровой работы не менее пяти лет;

В обязанностях руководителя кадровой службы органа исполнительной власти должно отмечаться, что он:

  • организовывает работу кадровой службы и направляет ее на выполнение определенных задач и функций;
  • вносит руководителю органа исполнительной власти предложения относительно назначения на должности и увольнения с должностей работников кадровой службы, их поощрения и привлечения к дисциплинарной ответственности;
  • распределяет обязанности между работниками кадровой службы и контролирует их выполнение;
  • координирует и контролирует деятельность кадровых служб подчиненных органов;
  • согласовывает назначение на должности руководителей кадровых служб подчиненных органов, инициирует их поощрение или привлечение к дисциплинарной ответственности.

В последнем разделе «Заключительные положения» должны указываться особенности взаимодействия данного подразделения с другими структурными подразделениями, а также особенности обеспечения его деятельности: размеры помещения, обеспечение телефонной связью, средствами оргтехники, соответственно оборудованными местами хранения документов, а также законодательными и другими нормативными актами, справочными материалами по вопросам, принадлежащим к компетенции подразделения.

Дата утверждения положения, как правило, является датой вступления его в силу. Если руководитель организации утверждает положение о кадровой службе в конце календарного месяца (года), а вступление его в силу планирует с начала нового календарного месяца (года), целесообразно разместить под грифом утверждения соответствующую отметку о времени введения документа в действие.

После утверждения один экземпляр положения должен храниться у руководителя подразделения, второй — в кадровой службе организации.

При реорганизации или изменении структуры организации или перераспределении функций между структурными подразделениями дополнения (изменения) к положению могут вноситься лишь приказом руководителя организации. При изменении подчинения, наименования организации или ее подразделения разрабатываются новые положения о его структурных подразделениях.

Положение о структурных подразделениях организаций, документы которых поступают в государственные архивы, хранятся постоянно, а тех, документы которых не поступают в государственные архивы, — до ликвидации организации.

Эффективность работы кадровых служб и ограничение роста их количественного состава зависят от двух факторов: переведения работы с кадрами на современную информационно-техническую базу и развития управленческой инфраструктуры, способствующей выполнению наиболее сложной кадровой работы.

Еще по теме:

  • Образцы сохранной расписки Сохранная расписка образец бланк Сохранная расписка составляется при получении соответствующего товара на хранение ответственным лицом. Целевое значение сохранной расписки Данная расписка составляется от лица, которое принимает на хранение товар и им она и подписывается. Принимать на […]
  • Правил безопасной эксплуатации самоходных машин ЦОДЛ "МинМакс" правила эксплуатации самоходных машин Модератор: Дмитрий правила эксплуатации самоходных машин Дмитрий » 03 дек 2013, 22:03 Правила безопасности ТБ Самоходные машины эксплуатируются в весьма специфических условиях, что обусловливает повышенные требования к соблюдению […]
  • Закон о легализации денежных средств сумма Прокуратура Московской области Федеральными законами от 30.12.2015 № 423-ФЗ и № 424-ФЗ внесены изменения в Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», касающиеся прав и […]
  • Вход в закрытое помещение на судне V. Меры безопасности, принимаемые в соответствии с резолюцией IMO. 320 ЕЩЁ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ: а). Меры безопасности, принимаемые в соответствии с Приложением 3 при условии, что замеры атмосферы проводились до входа в помещение; б). Меры безопасности, принимаемые в соответствии с […]
  • 442-фз об основах социального обслуживания граждан в рф 442-ФЗ «Об основах социального обслуживания граждан в РФ» Социальное обслуживание населения в Российской Федерации регламентируется Федеральным законом 442 ФЗ. Он определяет правовые и экономические стороны данного вопроса, а также полномочия федеральных и региональных органов […]
  • Как филиал платит налоги Налоги платит филиал Организация является плательщиком НДС и налога на прибыль. Ее филиал как обособленное подразделение реализует услуги и уплачивает НДС по месту постановки на учет организации. Исчисленные исходя из доли прибыли суммы авансовых платежей и суммы налога на прибыль […]
  • Форма собственности на леса в рф 13.Право собственности на леса в рф. Право собственности на животный мир. Формы и содержание права собственности на леса в РФ определяются Конституцией РФ, Лесным кодексом РФ, гражданским и земельным зако­нодательством. Необходимо иметь в виду, что владение, пользование и рас­поряжение […]
  • Алименты взыскание долгов Взыскиваем задолженность по алиментам Камнем преткновения становится эта выплата и ее своевременное внесение. Плательщик не дает деньги на содержание детей и скрывается от бывшей второй половины, а заодно от приставов – как в таком случае повлиять на должника и как взыскать задолженность […]