Кто имеет право проводить конференцию

Содержание страницы:

Ломоносов 2017

Международная научная конференция студентов, аспирантов и молодых учёных «Ломоносов-2017»

Международная научная конференция студентов, аспирантов и молодых учёных «Ломоносов-2017»

Правила конференции «Ломоносов»

Правила конференции «Ломоносов»

Международная научная конференция студентов, аспирантов и молодых ученых «Ломоносов» ежегодно проводится в Московском государственном университете имени М.В.Ломоносова в рамках Международного молодежного научного форума «Ломоносов». Сопредседателями Оргкомитета Форума «Ломоносов» являются Ректор Московского университета академик Виктор Антонович Садовничий и Министр образования и науки Российской Федерации Ольга Юрьевна Васильева.

Основная цель конференции — развитие творческой активности студентов, аспирантов и молодых ученых, привлечение их к решению актуальных задач современной науки, сохранение и развитие единого научно-образовательного пространства, установление контактов между будущими коллегами.

Организация конференции

Оргкомитет конференции курирует общие вопросы подготовки и проведения. За работу секций конференции (способы и методы экспертного отбора заявок, организация заседаний секций, присутствие экспертов на заседаниях) отвечают представители секций и оргкомитеты секций. Связь Оргкомитета конференции с оргкомитетами секций осуществляется через ответственного секретаря конференции и ответственных секретарей каждой из секций. Ответственный секретарь конференции координирует работу ответственных секретарей секций. Оргкомитеты и ответственные секретари секций предлагаются деканами факультетов и утверждаются Оргкомитетом.

Оргкомитет конференции имеет право корректировать работу оргкомитетов отдельных секций, оценивать ее и доводить оценку до сведения руководства факультетов.

Представители оргкомитета секций обязаны присутствовать на совещаниях по подготовке конференции, своевременно сообщать полученную информацию о конференции руководству факультетов, оперативно предоставлять сведения о подготовке работы своей секции представителям Оргкомитета конференции, своевременно и корректно отвечать на вопросы участников по е-мейлу или в форуме.

Участие в конференции

Участником конференции может стать студент (бакалавр или магистр), аспирант, соискатель или молодой ученый до 35 лет — учащийся или сотрудник российского или зарубежного вуза, аспирант или сотрудник научного учреждения.

Молодым ученым считается соискатель, преподаватель без степени, преподаватель и старший преподаватель. Кандидаты наук не старше 35 лет могут участвовать, как правило, в рамках отдельных подсекций, если это предусмотрено решением оргкомитета соответствующей секции. Профессора и доктора наук не имеют права участвовать в конференции, даже если они моложе 36 лет.

В случае, если работа выполнена в соавторстве, каждый из соавторов должен отвечать указанным требованиям к участникам конференции.

Соавторство с научным руководителем не допускается, однако ему может быть выражена благодарность в примечании. Допустимое количество соавторов определяется оргкомитетом конкретной секции.

Рекомендация научного руководителя или кафедры для участия в конференции не требуется, однако при заполнении заявки контакты научного руководителя должны быть указаны: в случае возникновения вопросов эксперты могут с ним связаться.

Один участник может представить только одну работу. Число участников от вуза, факультета или кафедры не ограничено.

Работа может быть выполнена на русском или английском языках; работы, выполненные на других языках, не рассматриваются. Использование английского языка должно быть целесообразным. Тезисы, содержащие большое количество грамматических ошибок, не рассматриваются.

Формы участия (доклад, стендовый доклад, участие в круглом столе) определяется оргкомитетами секций; участники должны быть оповещены о форме своего участия заблаговременно.

Заочного участия в конференции не предусмотрено.

Связь участников конференции с оргкомитетом секций и конференции осуществляется через е-мейл, а также через форум.

Заявки для участия подаются в электронной форме через систему регистрации на сайте lomonosov-msu.ru в срок, установленный оргкомитетом конференции. Заявки, поданные в другой форме или в другое время, не могут быть рассмотрены.

Участие в конференции конкурсное. Порядок отбора участников определяется оргкомитетами конкретных секций. Работы не рецензируются, причины отказа не сообщаются.

Оргкомитет не оплачивает проезд и проживание участников. На время проведения конференции бесплатное проживание в общежитии получают только специально приглашенные участники, отобранные по рекомендациям оргкомитетов секций.

Оформление тезисов определяется оргкомитетами секций. Правила оформления вывешиваются на страницах с информацией о секциях. Тезисы, оформленные не по правилам, не рассматриваются.

Публикация тезисов осуществляется в электронной форме; публикация сборников тезисов осуществляется оргкомитетами секций по желанию.

По итогам заседаний участники, сделавшие лучшие доклады, награждаются грамотами и призами. Участники, сделавшие лучшие доклады, получают право опубликовать статьи в сборнике лучших докладов конференции «Ломоносов». Отбор участников осуществляется оргкомитетами конкретных секций, результаты публикуются на сайте конференции. Оргкомитет отдельной секции может также учредить секционные грамоты за лучшие доклады.

За подготовку общей культурной программы в дни открытия и закрытия конференции отвечает оргкомитет конференции. Культурную и научную программу в дни работы секций организуют оргкомитеты секций.

Положение о порядке проведения конференции граждан (собрания делегатов) городского поселения Запрудня

Утверждено
Решением Совета депутатов
городского поселения Запрудня
Талдомского района Московской области
от 28 сентября 2010 год №57

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке проведения конференции граждан
(собрания делегатов) городского поселения Запрудня
Талдомского района Московской области

1. Общие положения

Конференция граждан (собрание делегатов) (далее — конференция) является формой непосредственного участия населения в осуществлении местного самоуправления.
Конференция проводится для обсуждения вопросов местного значения, информирования населения о деятельности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления.
В избирании делегатов конференция имеют право принимать участие жители, постоянно или преимущественно проживающие на соответствующей территории, обладающие активным избирательным правом, на выборах в органы местного самоуправления городского поселения Запрудня Талдомского района Московской области.
Конференция может принимать обращение к органам местного самоуправления и должностным лицам местного самоуправления, а также избирать лиц, уполномоченных представлять собрание во взаимоотношениях с органами местного самоуправления и должностными лицами местного самоуправления.
Обращения, принятые конференцией, подлежат обязательному рассмотрению органами местного самоуправления и должностными лицами местного самоуправления, к компетенции которых отнесено решение содержащихся в обращении вопросов.
Органы местного самоуправления и должностные лица местного самоуправления обязаны дать письменный ответ в течение месяца со дня поступления обращения.
Настоящее Положение не распространяется на конференции, проводимые в соответствии с уставами общественных объединений, жилищных (садовых) товариществ и кооперативов.
Конференция, проводимая по вопросам, связанным с осуществлением территориального общественного самоуправления, проводится в соответствии с Положением о территориальном общественном самоуправлении и уставом территориального общественного самоуправления.

2. Основания проведения конференции

2.1. В случае, когда выносимый на рассмотрение вопрос (вопросы) непосредственно затрагивает интересы более 500 жителей, имеющих право на участие в собрании, либо созвать собрание не представляется возможным, проводится конференция.
Конференция проводится по инициативе населения, Совета депутатов, главы городского поселения Запрудня Талдомского района Московской области.
2.2. Конференция, проводимая по инициативе Совета депутатов или главы муниципального района, назначается соответственно Советом депутатов или главой городского поселения Запрудня.
2.3. Конференция, проводимая по инициативе населения, назначается Советом депутатов муниципального образования.
Инициатором проведения конференции может быть инициативная группа жителей количестве не мене 100 человек (далее – инициативная группа).
2.4. При подготовке конференции инициативная группа не позднее, чем за 15 дней до ее проведения уведомляет Совет депутатов или Главу городского поселения Запрудня, в зависимости от кого, в чьей компетенции находится решение, выносимое на рассмотрение конференции, вопроса.
Уведомление представляется в письменном виде. В нем указывается дата, время и место проведения конференции, предполагаемое число делегатов, выносимый на рассмотрение вопрос (вопросы), а также персональный состав инициативной группы с указанием фамилии, имени, отчества, места жительства и телефона.
2.5. Глава муниципального образования либо назначенное им должностное лицо, к ведению которого относится вопрос (вопросы), выносимые на рассмотрение конференции, вправе провести консультации (обсуждения) с инициативной группой о целесообразности проведения конференции по выносимому вопросу (вопросам), направить инициативной группе свои замечания, предложения или мотивированные возражения.
По обоюдному согласию инициативной группы, Совета депутатов и главы городского поселения Запрудня сроки подготовки к проведению конференции могут быть изменены.

3. Порядок выборов делегатов на конференцию

Выборы делегатов на конференцию проводятся на собрании жителей дома, группы домов или иной части территории муниципального образования.
Норма представительства делегатов на конференцию устанавливается инициатором ее проведения с учетом численности жителей, имеющих право на участие в конференции, проживающих в доме, группе домов или на территории муниципального района, на который проводится конференция.
Норма представительства не может быть больше чем один делегат от 200 жителей района, обладающих активным избирательным правом, на выборах в органы местного самоуправления городского поселения Запрудня.
Собрание жителей городских и сельских поселений по выборам делегатов на конференции проводятся на территории этих муниципальных образований по норме представительства указанной в п.3.2.
До начала собрания по выборам делегатов на конференции представители инициатора его проведения проводят регистрацию участников собрания.
Собрание открывает представитель инициатора его проведения. Для ведения собрания избирается президиум, состоящий из председателя, секретаря и других лиц по усмотрению участников собрания. Выборы состава президиума, утверждение повестки дня, регламента проведения собрания производится простым большинством голосов участников собрания по представлению инициатора проведения собрания или участников собрания.
Собрание правомочно, если в нем приняло участие более половины жителей территории, на которой проводится конференция.
Решение собрания принимается простым большинством голосов открытым голосованием от числа участников собрания.
В голосовании участвуют только жители, включенные в список участников собрания, зарегистрированные в качестве участников собрания. Представители органов местного самоуправления и иные лица, присутствующие на собрании, имеют право совещательного голоса.
Секретарь собрания ведет протокол собрания, содержащий в обязательном порядке следующие сведения: адреса домов, жители которых участвуют в собрании, количество жителей, имеющих право участвовать в собрании, количество жителей, зарегистрированных в качестве участников собрания, инициатор, дата, время и место проведения собрания, состав президиума, ФИО избранных делегатов с указанием количества голосов, поданных за их избрание.
Протокол зачитывается председателем собрания участникам собрания, утверждается решением собрания, подписывается председателем и секретарем собрания.

4. Порядок проведения конференции

4.1. Организации и проведение конференции возлагается на инициатора ее проведения. Порядок проведения конференции определяется инициатором ее проведения.
4.2. Конференция считается правомочной, если в ней приняло участие более половины избранных делегатов.
4.3. До начала конференции проводится регистрация делегатов конференции. Решения конференции принимаются большинством голосов от зарегистрированного числа делегатов.
4.4. Конференцию открывает инициатор ее проведения или его представитель. Для ведения собрания избирается президиум, состоящий из председателя, секретаря конференции и других лиц по усмотрению делегатов. Выборы состава президиума, утверждение повестки дня, регламента проведения собрания производится простым большинством голосов по представлению инициатора проведения конференции или делегатов.
4.5. Решения конференции принимаются простым большинством голосов открытым голосованием.
4.6. Секретарь конференции ведет протокол, содержащий в обязательном порядке следующие сведения: количество избранных делегатов, количество присутствующих делегатов, данные об инициаторе конференции, дата, время и место проведения конференции, состав президиума, полная формулировка рассматриваемого вопроса (вопросов), фамилии выступающих, краткое содержание выступлений по рассматриваемому вопросу (вопросам), принятое решение, список участвующих в собрании представителей органов местного самоуправления и приглашенных лиц. Протокол зачитывается председателем собрания участникам конференции, утверждается решением конференции, подписывается председателем с секретарем собрания и передается в органы местного самоуправления или должностным лицам местного самоуправления, к компетенции которых отнесено решение содержащихся в обращении вопросов, для рассмотрения и подготовки ответа.
4.7. Итоги конференции подлежат официальному опубликованию (обнародованию) в течение семи дней со дня проведения конференции.

5. Заключительные положения

5.1. Решения конференции не могут нарушать имущественные и иные права граждан, объединений собственников жилья и других организаций.
Решения конференции носят рекомендательный характер для органа местного самоуправления, жителей соответствующей территории, предприятия, организации и иных лиц.
5.2. Обращение конференции направляется в органы местного самоуправления и должностным лицам местного самоуправления, к компетенции которых отнесено решение содержащихся в обращении вопросов.
Органы местного самоуправления и должностные лица местного самоуправления обязаны в месячный срок рассмотреть обращения и направить представителю конференции или другому лицу, уполномоченному конференцией, мотивированный ответ по существу решения в письменной форме.
5.3. Орган местного самоуправления вправе принять правовой или иной акт на основании обращения конференции, о чем незамедлительно сообщается председателю конференции или другому лиц, уполномоченному конференцией.
5.4. Расходы, связанные с организацией и проведением конференции, возлагаются на инициатора проведения конференции.

Как провести конференцию TEDх в России

На случай, если вам по душе инфобизнес

TED существует уже более 30 лет, долгие годы он был локально известной ежегодной конференцией, посвящённой технологиям, развлечениям и дизайну (отсюда название: TED — это technology, entertainment, design). На первой конференции в 1984 году Apple презентовала первый компьютер Macintosh. Правда, затраты на проведение мероприятия не отбились, и создатель TED, архитектор и графический дизайнер Ричард Сол Вурмен смог провести следующую конференцию только через шесть лет.

В 1990-х Вурмену удалось сделать TED известной и популярной историей: здесь стали выступать математики, философы, музыканты, благотворители. В 2000-м Вурмену исполнилось 65, и он начал искать преемника. Им стал владелец британской медиакомпании Future Крис Андерсон, который приобрёл TED в 2001 году. Конференция зарабатывает на продаже билетов, лицензий на трансляцию знаменитых TED Talks — 18-минутных выступлений известных спикеров, — продаже книг и других материалов.

Что такое TEDx

По сути, это ваша возможность провести TED за пределами Северо-Американского континента. Программа создана, чтобы помочь локальным сообществам, организациям и отдельным личностям присоединиться к миссии TED и генерировать идеи, достойные распространения. Мероприятия проводятся во всём мире по лицензии главной организации с соблюдением довольно строгих правил. Важно, что TEDx не может быть площадкой для политической или религиозной пропаганды, преследовать коммерческие цели и продвигать какой-либо товар, ивент не может быть частью фандрайзинговой кампании. Список требований и условий вы легко найдёте на официальном сайте.

В России TEDx проводится с 2009 года. Мы далеко не первые, кто этим занялся. Есть несколько команд, которые делают ивенты очень высокого уровня. Но прелесть концепции такова: если вы считаете, что можете сделать что-то полезное для сообщества, то останавливать вас никто не будет.

Получение лицензии

Проведение мероприятия TEDx возможно только по лицензии от головной организации, это обязательный шаг. Лицензия бесплатна, но необходимо убедить коллег в том, что вы способны провести мероприятие. Вам предстоит заполнить длинную анкету и рассказать о ваших идеях, источниках вдохновения, мотивации, опыте проведения мероприятий. У нас ушло на заполнение этой формы несколько часов. Ответ мы ждали четыре недели, он оказался положительным.

По всему миру проводится огромное количество TEDx. Чтобы избежать путаницы, каждому мероприятию необходимо подобрать название, имеющее отсылку к географии места проведения.

Почему мы вообще решили провести TEDxYakimanka? Прозвучит довольно пафосно, но у нас есть определённые взгляды на мир вокруг нас и мы стараемся их активно пропагандировать. Речь о том, что мир вокруг меняется настолько стремительно, что мы даже перестали это осознавать. И дело не в очередных модных приложениях и гаджетах, а в коренных изменениях в мышлении, ценностях новых поколений. Мы хотим рассказать, что процесс этих изменений многогранен и затрагивает все области нашей жизни, этим процессом необходимо управлять. На какой ещё площадке можно одновременно собрать хедхантера, предпринимателя, антрополога, искусствоведа, волонтёра и добиться определённого общественного резонанса?

Сколько стоит провести TEDx? Однозначного ответа на этот вопрос нет — всё зависит от масштаба ивента, вашего чувства прекрасного и умения договариваться с людьми.

Площадка. По условиям лицензии на первое мероприятие вы не можете позвать более сотни гостей. Найти площадку в Москве несложно, предложение значительно превышает спрос. Нужна удобная локация, звуковое оборудование и акустические характеристики, техническая возможность подключить необходимое оборудование для записи видео. Мы обратились к друзьям и коллегам из tceh, вместе с которыми давно работаем, и договорились провести TEDx у них. Так мы бесплатно получили зал в центре Москвы.

Видео. На этом экономить точно не нужно — именно видео является наиболее значимым результатом проведения TEDx. Профессиональная запись с трёх камер, монтаж восьми выступлений и нескольких рекламных роликов обошлись нам в 100 000 рублей.

Оформление. Чтобы создать необходимый эмоциональный и визуальный фон, вам понадобятся элементы декора: стилизованные указатели, бейджи и, что невероятно важно, огромные буквы TEDx. По условиям лицензии вы обязаны изготовить буквы T, E, D, x + название вашего мероприятия большого размера и поставить их на сцену. Совокупные затраты по этой категории не превысили и 50 000 рублей, хотя буквы мы выбирали самые дорогие.

Тренер. Весь проект затевается ради качественного контента. Первоначальный выбор тем и спикеров зависит только от вас. После встаёт вопрос подготовки выбранных спикеров к самому мероприятию. В этот момент всплывает множество нюансов: разный опыт публичных выступлений, особенности артикуляции, жесты и движения и др. Многое можно отследить и исправить самому, но наличие профессионала не помешает.

Достаточно известный тренер по ораторскому искусству стоил нам около 60 000 рублей за серию занятий. Мы нашли специалиста, уже готовившего спикеров к выступлению в формате TED.

Промо. Вам понадобится лендинг и хотя бы минимальное промо мероприятия. Мы всё-таки крупное интернет-агентство и легко закрыли этот блок самостоятельно, но вилку затрат по этой части представить несложно — от нескольких тысяч рублей, если у вас в команде есть кто-то с руками, до нескольких десятков тысяч и более, в зависимости от выбранного подрядчика.

Прочее. На самом деле деталей очень много. Промоперсонал, парикмахер и визажист, звукорежиссёр, фотограф. Со звуком нам помог друг и коллега, остальные позиции в совокупности обошлись чуть менее чем в 20 000 рублей. Если что-то может пойти не так, будьте уверены, оно пойдёт, и на этот случай нужно иметь условный резервный фонд. За день до мероприятия нам пришлось срочно менять все экраны на площадке, и мы были готовы к этому как морально, так и финансово.

Проведение TEDx обошлось нам в сумму около 300 000 рублей — примерно на такие затраты мы и рассчитывали

Можно ли заработать на проведении TEDx?

Скажу честно: мы не ставили себе такой цели, поэтому этот пункт носит исключительно умозрительный характер. Полученный ажиотаж и попытки людей купить билеты на ивент вплоть до самого дня проведения дают основание полагать, что при желании сделать это несложно. В следующий раз мы планируем значительно увеличить зрительскую аудиторию и часть билетов продать, что позволит нам вложиться в ещё более качественную подготовку контента. Но, на мой взгляд, речь может идти только о компенсации части затрат, не более того. Продавать билеты на TEDx по правилам можно, но их цена не должна превышать $100.

Спикеры и контент

Контент следует оценивать с двух позиций: с точки зрения важности и оригинальности идеи для публики и с точки зрения подачи материала. С подачей всё ясно: вам нужно запланировать и провести цикл репетиций, привлечь хорошего тренера по ораторскому мастерству. Сначала вы обсуждаете со спикером идею выступления, затем переходите к логике повествования, выстраиваете лекцию как театральную постановку и наводите финальный лоск — работаете с жестикуляцией, походкой, взглядом. Для качественного выступления необходимо от пяти до 15 репетиций — в зависимости от опыта спикера. Кстати, спикеры, выступившие на мероприятии сильнее всех, в начале выглядели аутсайдерами. Мотивация и упорные тренировки творят чудеса!

Громкая вывеска TEDx, безусловно, помогает и с подбором самих спикеров. Публично объявив о своей инициативе и тематике, мы сразу получили несколько десятков заявок на доклады. Воронка оказалась примерно следующей: 45 заявок на выступления, с 16 мы начали более плотную работу, отобрали восемь наиболее перспективных. Помимо этого, мы сами пригласили четырёх спикеров. Из 12 спикеров, с которыми мы начали работать, до финала мы допустили восьмерых.

Ещё мы выбрали два ролика, снятые на других мероприятиях TEDx, — таковы правила проведения мероприятия. Мы остановились на выступлениях антрополога из США и математика из Буэнос-Айреса. Так и сложилась наша программа — восемь живых выступлений и два видео.

В концепции TEDx главными звёздами являются спикеры, роль ведущего сведена к минимуму, однако подготовить вступительную речь, представить спикеров и сказать несколько слов в конце обязательно нужно.

Спонсоры и партнёры

Как вы уже поняли, проведение TEDx требует большого числа организационных и финансовых усилий. Многое можно организовать бесплатно или по бартеру, тут всё зависит от вашей коммуникабельности и целеустремлённости. Но так или иначе за что-то придётся платить, и будет нелишним найти для этого подходящих партнёров.

TEDx ограничивает прямые рекламные интеграции: залепить весь пресс-волл логотипами не получится, зато можно придумать интересные спонсорские форматы, полезные как для бренда, так и для посетителей вашего мероприятия. Сотрудничайте с компаниями, мыслящими стратегически и заботящимися о своём позиционировании в долгосрочной перспективе.

Постактивности

После проведения ивента ваша работа отнюдь не закончена. Вам предстоит собрать обратную связь от зрителей и участников, обеспечить монтаж видео, отправить его в головную организацию и, что самое важное и приятное, подумать над темой вашего следующего TEDx. Процесс обработки и одобрения видео по времени не регламентирован, в нашем случае он занял чуть больше трёх недель.

Кому надо и не надо проводить конференции?

Последние несколько лет наблюдаю за проведением различных конференций, сам этим занимаюсь и постепенно уложилось в голове четкое представление о том, как должна выглядеть хорошая конференция — и самое главное, что оно же прекрасно объясняет проблемы, в разное время наблюдающиеся у местных конференций. Попробую описать это представление несколькими пунктами.

Прежде всего, конференция — это бизнес. Подчеркну — отдельный бизнес. Совсем отдельный. Им нельзя заниматься параллельно с чем-то еще. К сожалению, сразу чувствуется, когда конференцию готовят замечательные менеджеры по продажам или специалисты по контекстной рекламе и оптимизации, в течение пары месяцев отвлекающиеся от основной работы. Поэтому, если хочется провести хорошую конференцию, надо сначала выделить под эту задачу несколько человек, отправить хотя бы пару из них изучать матчасть и чужой опыт и только потом ждать какой-то результат. То есть — построить отдельное направление в деятельности, выделив ресурсы и наладив процессы. Интересно наблюдать, как к этой же мысли приходят постепенно другие, начиная готовить ежегодные конференции не за пару месяцев, а за полгода.

Второй пункт, кажется, менее очевиден — конференция, аффилиированная с одним из участников рынка, изначально рискует. Я тут подчеркну, что речь идет именно о конференциях, а не о разновидностях семинаров. Предполагается, что конференция стремится быть какой-то общей площадкой, «событием рынка» и так далее. Так вот, крайне сложно конференции избавиться от подозрений в преследовании коммерческих и прочих интересов своего организатора в ущерб естественным интересам других игроков рынка.

И тут мы переходим к третьему пункту — экономическому. Проведение конференции требует денег, причем много и довольно сразу. Даже, если она платная (что, на самом деле, требует отдельной работы по организации), денежного разрыва избежать не удастся — многое приходится предоплачивать, а основная масса платежей за участие приходится на время непосредственно перед конференцией. Более того, как я уже писал, окупить конференцию только проданными билетами очень сложно — стоимость билета становится близка к запретительной и встает задача активной продажи этих билетов. Поэтому нужны спонсоры. И как вам кажется — кому легче найти спонсора на отраслевую конференцию, независимому эксперту рынка или прямому конкуренту большинства потенциальных спонсоров?

Отсюда один большой вывод — я уверен, что хорошая популярная и успешная конференция должна проводиться не игроком рынка. Независимой площадкой, группой экспертов, отраслевой ассоциацией — но не одной коммерческой компанией. Этот вывод очевиден практически для любой существующей конференции — если вы хотите привести в комментариях противоположный пример, я покажу, благодаря чему это исключение подтверждает правило.

Как организовать конференцию и привлечь 100 соискателей за 1 день

Чтобы организовать конференцию необходимо подготовить место, формат, регламент конференции, затем необходимо составить информационное письме с указанием требований к участникам конференций. Данное письмо необходимо разослать по ВУЗам и кафедрам.

Главное правило организации конференции, и привлечения большого количества людей – массовое распространение информации на нескольких ресурсах и порталах. Конференция должна быть грамотно распланирована. Интересная тема мероприятия, актуальная и необходимая информация – все это привлечет внимание слушателей к проекту.

Чтобы привлечь около 100 соискателей за день, нужно только распространить информацию о конференции, дать максимально подробное описание программы и вопросов, которые будут рассмотрены. Спрос на хорошие предложения всегда высок.

Подготовка к конференции

Сегодня формат конференции широко распространен, и вопрос о подготовке мероприятия является весьма актуальным.

Подготовка к конференции делится на несколько этапов:

  • Составление и согласование плана конференции;
  • Согласование финансового плана;
  • Выбор места проведения конференции;
  • Разработка стиля конференции;
  • Приглашение людей на конференцию.

Прежде всего, конференция – это заявление о продукте или услугах, определенной группе слушателей. Если конференцию проводит Научно – Исследовательский центр, или Кафедра Института, то основная группа слушателей – студенты высших учебных заведений.

Привлекать студентов к посещению конференции можно массово, распространяя информацию в институтах и университетах, через деканат. Информация должна быть преподнесена таким образом, чтобы не просто заинтересовать посетителей, но и побудить к действию. В план мероприятия необходимо вписать разъяснение гостям конференции тематики, и ответы на вопросы слушателей. Если формат конференции предусматривает выступление некоторых студентов у микрофона, это также следует вписать в план.

Виды научных конференций, пользующихся спросом

Существует множество разных видов научных конференций, однако не все из них привлекают студентов. Наиболее интересными, и пользующимися спросом являются:

Как провести конференцию с успехом

Конференция, организованная в аудитории университета

Организаторы конференции

В роли организаторов конференции могут выступать Научно–Исследовательские центры, Научно–Исследовательские институты и Кафедры института и университета, главное, чтобы во главе стоял профессор (доктор наук).

Форматы участия в конференциях

Научные конференции могут проводиться в очном и заочном формате. Каждый из них имеют свои преимущества и недостатки. Очный формат конференции позволят собрать всех заинтересованных в развитии и слушании темы людей в одном месте. Они общаются между собой, задают вопросы, знакомятся. Однако не все могут посетить ее, ведь конференции проводятся, как правило, в крупных городах.

Преимущество заочной конференции – возможность посещения мероприятия в режиме онлайн, публикация докладов на официальном сайте доступна вне зависимости от места обучения и проживания.

Программа заочной конференции позволяет снизить затраты на проведение мероприятия, отсутствует проблема получения виз для студентов. Также не все могут позволить себе оторваться от учебного процесса на одну – две недели. При проведении заочной конференции такой отрыв не происходит.

Масштаб конференции

По масштабу выделяют 2 типа конференций: Российские (всероссийские) и международные. Их главное отличие в том, что в международной конференции могут принять участия не резиденты страны-организатора. Международные конференции ценятся выше научным сообществом.

Место проведения конференции

При составлении плана мероприятия необходимо ориентироваться на определенное количество слушателей. Когда становится известна точная цифра участников конференции, арендуется зал. На каждого студента и сопровождающего должно быть предусмотрено сидящее место.

Следует отдать предпочтение залу с хорошей акустикой, ведь главная цель конференции – донести до людей информацию. Говорящего в микрофон человека, должно быть отчетливо слышно как на передних, так и на задних рядах.

Характеристики зала для проведения конференции:

  • Вместительность;
  • Хорошая освещенность;
  • Качественный косметический ремонт, отсутствие выпадающих плиток на полу и стенах, мигающих ламп, сползающих обоев;
  • Чистота помещения;
  • Наличие сцены, и необходимого количества розеток для установки звуковой техники.

Регламент конференции и составление информационного письма

Регламент и информационное письмо являются документами, которые в обязательном порядке должны быть предоставлены организаторами конференции.

В Регламенте указываются все основные Правила и Положения о проведении конференции, ее этапы, порядок выступления студентов, сроки подачи заявок. В Регламенте прописывается порядок отбора студентов на конференцию.

Информационное письмо отправляется организаторами по всем учебным заведениям, которые представляют своих студентов для участия в мероприятии. В письме содержится вся необходимая информация по проведению конференции. Указывается тематика мероприятия, порядок его проведения.

В информационном письме указываются:

  • Цель и задачи конференции;
  • Анализ проблем на конференции;
  • Языки, на которых будет проведено мероприятие;
  • Формат конференции – очный или заочный;
  • Шаблон заявки на участие.

Обязательные условия организации конференции

При организации конференции необходимо пройти все этапы:

  • Собрать научное сообщество (3-10 заседателя), во главе которого должен быть профессор.
  • Зарегистрироваться в РИНЦ (обязательно!).
  • Зарегистрировать книжные коды ISBN, УДК, ББК или найти партнера-издателя для печати сборника конференции.
  • Составление плана, подача соответствующих документов в учебные заведения;
  • Организация мероприятия;
  • Размещение информации о мероприятии;
  • Проведение мероприятия;
  • Подведение итогов.

Сборник материалов научной конференции (пример)

Как организовать научно-практическую конференцию

Научно–практическая конференция подразумевает наличие в программе мероприятия не только теоретической, но и практической составляющей.

Алгоритм действий по организации научно–практической конференции схож с организацией любого вида конференции. Составляется план, утверждается смета расходов, в которой учитывается стоимость организации студенческих выступлений.

Научно–практическая конференция – это не просто прослушивание лекции, а чтение докладов, их обсуждение, демонстрация знаний студентами.

Как организовать международную конференцию

Самый важный пункт в организации международной конференции – возможность участвовать в конференции участникам из других стран. Как правило формат таких конференций – заочный. Стоимость публикации научных статей 250-350 рублей за страницу.

Как продвигать конференцию

Организаторы конференции желают привлечь к участию как можно больше слушателей. Используя несколько вариантов продвижения, можно привлечь в день около 100 человек.

Email рассылка по университетам

Рассылка приглашений на конференцию по электронной почте является самым простым вариантом продвижения. Email письмо должно содержать в себе тему конференции, Положение и Регламент, а также шаблон заявки на участие.

Платная реклама в Интернете

Подача платной рекламы в интернете эффективна при наборе слушателей на крупные конференции мирового уровня. Главный плюс платных объявлений – они выделяются маркерами в строке поиска и хорошо заметны пользователям интернета. Для размещения платной рекламы используется Яндекс.Директ, Google Adwords, Target Mail, контекстная реклама.

Группа ВКонтакте и Facebook

В эпоху интернета все студенты пользуются социальными сетями, самыми популярными из которых являются Facebook и ВКонтакте. Продвижение конференции будет эффективным в том случае, если создать группу и целенаправленно приглашать в нее студентов крупных российских вузов.

Собственный сайт (через поиск)

Официальный сайт конференции, выведенный в ТОП – поиска приносит хорошие результаты, и привлекает большое количество слушателей. Следует позаботиться об информационном наполнении сайта. Тексты должны быть краткими и информативными.

Размещение информации в онлайн-каталогах

Онлайн–каталоги проводящихся в текущем году конференций регулярно просматриваются студентами и деканами, поэтому размещение информации таким образом позволит набрать нужное количество людей.

Самыми популярными онлайн – каталогами являются:

  • Konferencii.ru – распространенный онлайн – каталог, позволяющий привлечь около 10 человек в день;
  • Konferencer.ru – один из крупнейших сайтов – каталогов для набора слушателей на конференцию;
  • Kon-ferenc.ru – один из самых «старых» каталогов научных конференций.
  • NauchnieStati.ru/konferencii/ – самый крупный и современный онлайн-каталог, позволяющий бесплатно публиковать любые научные конференции. В день возможно привлечение от 20 человек. Стоит отметить, что только в этом каталоге нет ограничений.

Однако, кроме плюсов, у площадок для размещения информации о конференциях имеются и минусы:

  • Дорогое размещение. Реклама и клик еще не гарантирует того, что человек подпишется на конференцию;
  • Ограничение в количестве информации;
  • Даже при наличии собственного сайта нет полной гарантии того, что он привлечет посетителей. Для вывода сайта в ТОП требуется не только написание хороших, СЕО – оптимизированных статей, но и поднятие сайта в рейтинге по городу, что стоит немалых денег.

Как привлечь 100 соискателей конференции за 1 день?

При выполнении всех указаний вполне реально за первый день после начала рассылки приглашений, набрать около 100 изыскателей и больше.

В системе Яндекс.Директ можно привлечь в день около 20 человек, при рассылке по E-mail – 10 человек, с хорошо раскрученной группы, имеющей более 3000 подписчиков, можно привлечь 5 человек в день, как и при наличии собственного, посещаемого сайта.

Также существует еще один вариант привлекать более 20 человек ежедневно до начала конференции, не совершая при этом практически никаких усилий – разместить конференцию на сайте NauchnieStati.ru. Регистрация и размещение бесплатно.

Публикация конференции на сайте НаучныеСтатьи.Ру

После регистрации на странице NauchnieStati.ru\konferencii следует разместить объявление. Этот сайт является лучшим из нескольких подобных онлайн – каталогов, он более удобен, и пользуется большой популярностью у пользователей интернета.

Особенности привлечения слушателей через научные площадки:

  • Контроль над информацией о мероприятиях;
  • Легкий доступ к странице для студентов. Сайт с информацией о конференции открывается при введении таких запросов, как: «научные конференции», «научные конференции «…тема..», «научные конференции в … «городе»;
  • Бесплатное размещение;
  • Автоматическая рассылка новостей подписчикам каждую неделю;
  • Круглосуточная поддержка.

Еще по теме:

  • Как сдавать налоги по ип Отчетность ИП на УСН без работников УСН (упрощенная система налогообложения) — самый распространенный специальный режим уплаты налогов, который предусмотрен для малого и среднего бизнеса. Авансовый платеж по налогу платится по итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев, а сам […]
  • Налог на земли промназначения Земли промышленного назначения: категории, характеристики, нюансы использования В какой-то момент своего существования люди стали покидать крошечные мастерские и взялись за строительство фабрик и заводов. Современные производственные комплексы могут занимать площади, сравнимые с […]
  • Приказ на списание бланков строгой отчетности в школе образец Как составить приказ о списании удостоверения? Вопрос-ответ по теме мне нужен образец положения о комиссии по списанию удостоверения, как его составить, что там должно быть, если можно то срочно, спасибо Комиссия должна проверить все использованные и испорченные бланки, их количество и […]
  • Подача исковых заявлений в электронном виде Как подать документы в суд в электронном виде? Порядок подачи документов в Верховный Суд Российской Федерации, арбитражные суды и суды общей юрисдикции изменился в 2017 году. Граждане и юридические лица могут подавать обращения (исковые заявления, ходатайства, жалобы и другие документы) […]
  • Бланк заявление на загранпаспорт нового образца образец заполнения ОБРАЗЦЫ ЗАПОЛНЕНИЯ ЗАЯВЛЕНИЙ НА ОФОРМЛЕНИЕ ЗАГРАНПАСПОРТА В МФЦ Последнее обновление информации: 30.03.2017 Во всех центрах государственных и муниципальных услуг «Мои Документы» Санкт-Петербурга можно оформить заграничный паспорт сроком на 5 лет («старого образца»). Подать документы […]
  • Возраст молодёжи по закону Молодежи нужен новый закон ОП Кемеровской области провела общественную экспертизу соответствующего проекта закона Общественная палата Кемеровской области провела общественную экспертизу проекта федерального закона «О молодежи и государственной молодежной политике в Российской […]
  • Налог на прибыль организаций амортизация имущества Налог на прибыль организаций амортизация имущества АМОРТИЗИРУЕМОЕ ИМУЩЕСТВО - НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ В бухгалтерском учете амортизация представляет собой процесс перенесения по частям стоимости основных средств и нематериальных активов по мере их физического или морального износа на […]
  • Ставка единого социального налога в 2018 году Страховые взносы в 2018 году С января 2017 года фонды передали эстафету по учету страховых взносов ФНС. Как изменился расчет взносов, куда их нужно платить и как отчитываться — расскажем в данной статье. В 2016 году стало известно, что на смену страховым взносам придет новый единый […]