Приказ по беременности и родам срок хранения

Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком подлежат хранению в течение 75 лет, а приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков — в течение 5 лет. Значит ли это, что хранить их необходимо раздельно?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком и приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков подлежат архивному хранению в составе отдельных дел.

Обоснование вывода:
Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также утвержденными в соответствии с законодательством перечнями типовых архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», далее — Закон N 125-ФЗ).
В силу ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). Указанный документ устанавливает обязательные для организаций сроки хранения документов, включая и кадровые. При этом из п. 19 Перечня следует, что документы по личному составу, а именно приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком подлежат хранению в течение 75 лет, а приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков — в течение 5 лет.
Порядок подготовки документов к архивному хранению (в том числе формирования и оформления дел, принимаемых в архив организации), комплектования архивов, хранения архивных документов регламентируется Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), которые распространяются на архивы государственных организаций. Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться данными Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов (Введение к Правилам).
Согласно п. 3.5.1 Правил под формированием дел понимается группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела (п. 3.5.3 Правил). При этом приказы по личному составу группируются в дела в хронологическом порядке в соответствии с установленными сроками их хранения (п. 3.5.5 Правил).
Таким образом, приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком и приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков подлежат архивному хранению в составе отдельных дел.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Котыло Игорь

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Отпуск по уходу за ребенком

Помогите с вопросом: всегда думала, что приказ по уходу за ребенком относится к категории К (кадровые), а не Л (по личному составу). Так ли это?

Я не поняла ваш вопрос, но могу сказать так, что в соответствии с Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Срок хранения — приказов связанных с материнством, отпуск без сохранения зп — 75 лет

А это значит, что вы можете эти приказы формировать с приказами этого же срока хранения — прием, перевод, увольнение, поощрение.

МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМОот 9 июня 1995 г. N 2117/1-34Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ
ПОСТАНОВЛЕНИЕот 5 января 2004 г. N 1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

1.1. По учёту кадров

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

Действующий приказ на сегодня Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ
ПОСТАНОВЛЕНИЕот 5 января 2004 г. N 1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ
ПОСТАНОВЛЕНИЕот 5 января 2004 г. N 1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

является теперь не обязательным, каждая компания может разработать свои формы, но т.к. программы 1С заточены под эти унифицированные формы, и т.к. проект по разработки своих форм приказом длительный и затратный компании пользуются этими формами

Подскажите пожалуйста, как мне оформить отпуск по беременности и родам (какие документы и приказы нужны для этого), не было практики — боюсь ошибиться.

Листок нетрудоспособности, заявление от работницы о предоставлении отпуска по беремености и родам. На основании этих документов делается приказ. Справка о своевременной постановке на учет в ЖК — сдается в бухгалтерию.

Приказ сколько будет храниться? В перечне я это не увидела. всегда считала, что по беременности и родам хранится 5 лет, по уходу за ребенком 75 лет. Возможно я ошибаюсь.

По поводу приказов. Ссылки приведены в части имеющейся регламентации Вопрос был о категории (. категории К (кадровые), а не Л (по личному составу): затронутые категории касались приказов в соотношении 50/50, т.е. по одному из каждого.

В части рекомендаций из документа (ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ ПОСТАНОВЛЕНИЕот 5 января 2004 г. N 1) согласно которому «С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению«, здесь следует читать всегда до последней запятой (Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Согласно 402-ФЗ объектами бухгалтерского учета экономического субъекта являются, в первую очередь, факты хозяйственной жизни, то есть сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Что это и с чем его едят-знает только проверяющий.

Категории К (кадровые) и Л/с (по личному составу), по всей видимости, являются рудиментами советской циркулярной регламентации. Сталкивался с другими примерами (в производственной сфере): применение форм, формуляров, типовых документов, утверждённых СНК, Совмином и другими органами СССР, сохранившихся в виде альбомов, но действующих с 1991 года в силу действующего ныне З/д-ва.

Исходя из пестроты и неурегулированности вопросов можно принять за правило логику и смысл диапазона временных периодов для хранения документов в привязке к начислениям или подтверждениям. Так, установление стажа (отпуска, в зависимости от категории и периода регламентации, то входят в стаж, то . ) возможно в случае длительного хранения первоисточника, в котором указаны сроки, основания, начисления.

Банк экспертных заключений

Если у Вас появились вопросы в области бухгалтерского учета, налогообложения, права или кадров и Вам нужен ответ на основании законодательной базы с ссылками на первоисточники, смело обращайтесь к нам. Опытные специалисты практики подготовят ответ с обоснованием и выводами по Вашему вопросу.

Каков срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам в коммерческой организации?

Срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. Срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам, созданных начиная с 2003 года, составляет 50 лет.

Обоснование:

В соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень), приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам относится к документам по личному составу (ст. 19 Перечня).

В соответствии со ст. 22.1Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет со дня создания, а документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет со дня создания.

Таким образом, срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам, созданных до 2003 года, составляет 75 лет, а срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам, созданных начиная с 2003 года, составляет 50 лет.

Автор: А.А. Кочурова
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс

Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс

Срок хранения приказов на отпуск по беременности и родам

Статьи по теме

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» требует от организаций сохранности используемых документов в течение предписанных сроков хранения. Сроки хранения для отдельных категорий документов устанавливаются нормативными актами. При этом иногда возникают вопросы отнесения конкретного документа к той или иной категории и, соответственно, определения срока его хранения.

В данной статье мы рассмотрим:

  • форму приказа на отпуск по беременности и родам;
  • особенности хранения приказов на отпуск по беременности и родам;
  • сроки хранения приказов на отпуск по беременности и родам.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Форма приказа на отпуск по беременности и родам

Работу по документальному оформлению отпусков сотрудников, включая отпуска по беременности и родам, ведет кадровая служба организации. Для того чтобы пойти в отпуск по беременности и родам, работница должна предоставить в кадровую службу листок нетрудоспособности и написать заявление о предоставлении отпуска на имя непосредственного руководителя. На основании этих документов издается приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Ранее для составления приказов по отпускам организации были обязаны использовать унифицированные формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако в данном документе есть унифицированная форма лишь для приказа на предоставление ежегодного основного и дополнительного отпуска. Более того, с 1 января 2013 унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению.

Таким образом, организация вправе самостоятельно устанавливать форму приказа на отпуск по беременности и родам.

Сроки хранения приказов на отпуск по беременности и родам

Срок хранения кадровых и бухгалтерских документов в общем случае составляет 5 лет, а документов, относящихся к личному составу, — 75 лет.

Приказы на отпуск не включаются в личные дела сотрудников, то есть можно предположить, что они должны храниться в течение 5 лет. На самом деле это не так. В течение 5 лет хранятся лишь приказы на предоставление ежегодных основных и дополнительных отпусков, а также документация по отпускам на время учебы. Приказы на отпуск по беременности и родам должны храниться в течение 75 лет. Давайте разберемся, почему для них положен такой срок хранения.

Особенности хранения приказов на отпуск по беременности и родам

Для определения срока хранения конкретного вида документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения для перечня типовых управленческих документов. В настоящее время таким нормативным актом служит Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

В этом перечне установлены сроки хранения различных документов, связанных с предоставлением отпусков. К примеру, журнал учета отпусков имеет срок хранения 3 года, а график отпусков — 1 год. В то же время упоминания приказов на отпуск по беременности и родам, как и прочих документов, связанных с материнством, в перечне нет. Поэтому, чтобы определиться со сроком хранения приказов на отпуск по беременности и родам, надо разобраться, к какой категории документов их следует отнести.

Например, приказы и распоряжения по личному составу, а также другие связанные с личными делами сотрудников документы имеют срок хранения 75 лет. В перечислении видов таких документов присутствуют, в частности, приказы на отпуск по уходу за ребенком, однако нет приказов на отпуск по беременности и родам. По этой причине иногда такие приказы хранят лишь 5 лет, как и прочие кадровые документы краткосрочного действия.

В то же время специалисты по юридической и кадровой работе рекомендуют хранить такие приказы 75 лет. Во-первых, приказы по беременности и родам все-таки относятся к документации по личному составу. Во-вторых, для всей документации по личному составу устанавливается срок хранения 75 лет. В-третьих, для некоторых документов по личному составу установлен срок хранения 5 лет, но приказов по беременности и родам в списке исключений нет.

Кадровые приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

Еще по теме:

  • Нужно оформить пенсию Какие нужны документы для оформления пенсии по старости? Законодательство РФ предусматривает три различных вида пенсий по старости (п. 1 ст. 3 Закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ; п. п. 3, 6 ст. 5, пп. 5, 8 п. 1 ст. 4 Закона от 15.12.2001 N 166-ФЗ): 1) страховая пенсия по старости, назначаемая […]
  • Приказ о приеме с испытательным сроком образец Трудовой договор: срок испытания Обновление: 17 мая 2016 г. Если работодатель при трудоустройстве работника пожелал проверить соответствие его деловых качеств той должности, на которую работник принимается, он вправе включить условие о такой проверке (испытании) в трудовой договор. Срок […]
  • Правила бега по кругу Правила бега по кругу Соревнования по беговым видам легкой атлетики проводятся как на стадионе (зимой — в манеже), так и в лесу, в парке — кросс, а также по шоссе. Бег на дистанциях до 110 м проводится по прямой беговой дорожке, на остальных дистанциях по кругу. Стадион для бега […]
  • Приказа ростехнадзора 168 от 07042011 Приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 7 апреля 2011 г. N 168 "Об утверждении требований к ведению государственного реестра опасных производственных объектов в части присвоения наименований опасным производственным объектам для целей […]
  • Закон о жилищных субсидиях гражданам выезжающим из районов крайнего севера Федеральный закон от 25 октября 2002 г. N 125-ФЗ "О жилищных субсидиях гражданам, выезжающим из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей" (с изменениями и дополнениями) Федеральный закон от 25 октября 2002 г. N 125-ФЗ"О жилищных субсидиях гражданам, выезжающим из районов […]
  • Федеральный закон 125-фз от 24071998 Федеральный закон от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (с изменениями и дополнениями) Федеральный закон от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ"Об обязательном социальном страховании от несчастных […]
  • Заявление на пенсию по потери кормильца Как оформить пенсию по случаю потери кормильца? В связи с потерей кормильца членам его семьи назначается пенсия, которая в зависимости от оснований для ее назначения и претендующих на ее получение лиц может быть страховой пенсией, пенсией по государственному пенсионному обеспечению и […]
  • Что такое валопровод на судне Судовые валопроводы и движители Назначение, устройство и основные части валопровода Главное назначение валопровода — передавать крутящий момент от главного двигателя гребному винту (движителю), а также воспринимать и передавать корпусу судна упор, создаваемый гребным винтом. Количество […]